Sechs Monate lang galten 16 statt 19 Prozent und 5 statt 7 Prozent. Am 31. Dezember 2020 endet die befristete Senkung der Mehrwertsteuer, ab dem 1. Januar 2021 gelten wieder die alten Sätze. Die Mehrwertsteuer-2021-Umstellung ist also eigentlich nur der Rückweg zum Gewohnten. Trotzdem steckt der Teufel im Detail, und durch den harten Lockdown ab morgen haben viele Betriebe gerade ganz andere Sorgen. Damit zum Jahreswechsel nichts schiefgeht, haben wir die wichtigsten Punkte als Checkliste zusammengestellt.
Was ab 1. Januar 2021 gilt
| Bereich | bis 31.12.2020 | ab 01.01.2021 |
|---|---|---|
| Regelsteuersatz | 16 % | 19 % |
| Ermäßigter Steuersatz | 5 % | 7 % |
| Speisen in der Gastronomie (ohne Getränke) | 5 % | 7 % (befristet bis 30.06.2021) |
Für die Gastronomie gilt also eine Besonderheit: Speisen bleiben bis Ende Juni 2021 ermäßigt besteuert, Getränke kehren zum 1. Januar auf 19 Prozent zurück.
Der wichtigste Grundsatz: Es zählt die Leistung
Welcher Steuersatz gilt, richtet sich nach dem Zeitpunkt, an dem die Leistung ausgeführt wird. Nicht entscheidend sind das Rechnungsdatum, der Tag der Bestellung oder der Zahlungseingang. Eine Lieferung am 30. Dezember wird mit 16 Prozent abgerechnet, auch wenn die Rechnung erst im Januar geschrieben wird. Eine Leistung, die erst am 4. Januar fertig wird, unterliegt 19 Prozent, auch wenn der Kunde schon im Herbst bestellt und angezahlt hat.
Checkliste Mehrwertsteuer-2021-Umstellung
Kasse und Warenwirtschaft
- Steuersätze im Kassensystem zum 1. Januar umstellen lassen, am besten mit dem Kassenhersteller oder -händler abstimmen
- Prüfen, ob die Umstellung automatisch zum Stichtag erfolgt oder manuell in der Silvesternacht nötig ist
- Warenwirtschaft und Buchhaltungssoftware auf die neuen Sätze einstellen
- Steuerschlüssel in der Buchhaltung mit dem Steuerberater abstimmen
Preise und Kommunikation
- Entscheiden: Geben Sie die Erhöhung weiter oder halten Sie die Bruttopreise?
- Preisschilder, Regaletiketten und Aushänge anpassen
- Webshop: Steuersätze und Bruttopreise prüfen, auch bei Versandkosten
- Website, Preislisten, Flyer und Speisekarten auf feste Bruttopreise durchsehen
- Kunden bei Preisänderungen offen informieren
Angebote, Verträge und Rechnungen
- Offene Angebote, die über den Jahreswechsel gelten, auf den richtigen Steuersatz prüfen
- Anzahlungen aus 2020 für Leistungen im Jahr 2021: In der Schlussrechnung wird mit 19 Prozent abgerechnet
- Abonnements und Dauerleistungen: Monatliche Abrechnungen ab Januar mit dem neuen Satz
- Rechnungsvorlagen und Textbausteine anpassen, keine festen „16 %“ im Text
- Bei langfristigen Verträgen mit Bruttopreisen prüfen, wer die Steuererhöhung trägt
Gutscheine
- Einzweckgutscheine, bei denen Leistung und Steuersatz schon bei Ausgabe feststehen, werden mit dem Satz zum Zeitpunkt der Ausgabe versteuert
- Mehrzweckgutscheine, etwa Wertgutscheine für ein gemischtes Sortiment, erst bei Einlösung
Gastronomie: Besonderheiten im Blick
- Speisen und Getränke auf Bons und Rechnungen getrennt ausweisen, denn sie unterliegen ab Januar unterschiedlichen Sätzen
- Pauschalangebote mit Speisen und Getränken, etwa Menüs mit Weinbegleitung, sauber aufteilen
- Abhol- und Lieferkarten während des Lockdowns ebenfalls auf die neuen Sätze prüfen
Typische Fehler zum Jahreswechsel
- Zu hoher Steuerausweis: Wer für eine Leistung aus dem Dezember noch 19 Prozent ausweist, schuldet diesen Betrag grundsätzlich auch. Rechnungen müssen dann korrigiert werden.
- Vergessene Anzahlungen: Die Differenz zwischen 16 und 19 Prozent bei Anzahlungen fällt oft erst bei der Betriebsprüfung auf.
- Preise im Netz vergessen: Webshop umgestellt, aber auf Vergleichsportalen oder in Online-Katalogen stehen noch alte Bruttopreise.
- Silvester-Umstellung verschlafen: Wer in der Nacht zum 1. Januar noch verkauft, braucht eine Kasse, die pünktlich umschaltet.
Preise erhöhen oder nicht?
Viele Händler haben die Senkung im Sommer nicht an ihre Kunden weitergegeben. Für sie ändert sich nach außen oft wenig. Wer die Preise damals gesenkt hat, steht vor der Frage, wie er die Rückkehr zu den alten Preisen kommuniziert. Unser Rat: offen und kurz. „Ab 1. Januar gilt wieder der reguläre Mehrwertsteuersatz, unsere Preise passen wir entsprechend an.“ Kunden verstehen das, gerade weil die Senkung von Anfang an befristet war. Aufwendige Rabattaktionen zum Jahreswechsel lohnen sich angesichts der Ladenschließungen ab morgen ohnehin kaum.
Zeitplan für die letzten Tage des Jahres
Damit die Umstellung nicht in der Silvesternacht hängen bleibt, empfehlen wir diese Reihenfolge: In dieser Woche mit Kassenhändler und Steuerberater sprechen und Termine festmachen. Bis Weihnachten neue Preisschilder, Speisekarten und Druckmaterialien vorbereiten, damit sie am ersten Arbeitstag bereitliegen. Zwischen den Jahren den Webshop testen, am besten mit einer Testbestellung, die am 1. Januar ausgeführt wird. Und am ersten Werktag im neuen Jahr eine Stichprobe von Bons und Rechnungen prüfen.
Ein kleiner Tipp am Rande: Notieren Sie sich, welche Systeme Sie im Sommer bei der Senkung umgestellt haben. Genau diese Liste brauchen Sie jetzt wieder, nur in umgekehrter Richtung. Wer damals eine Liste angelegt hat, ist jetzt klar im Vorteil.
Wichtig: Steuerberater ins Boot holen
Diese Checkliste ersetzt keine steuerliche Beratung. Gerade bei Anzahlungen, langfristigen Verträgen und Sonderfällen in der Gastronomie sollten Sie die Details mit Ihrem Steuerberater klären. Der kennt Ihre Buchhaltung und die aktuellen Schreiben der Finanzverwaltung.
Wir helfen Ihnen gerne
Website, Webshop, Preislisten und Speisekarten müssen zum Jahreswechsel angepasst werden, und Sie haben keine Zeit dafür? Das Marketing-Team der Mittelstandsoptimierer übernimmt die Umstellung Ihrer Online-Preise und Druckmaterialien. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
