Neulich rief uns eine Kundin an, deren Laptop nach einem verschütteten Kaffee nicht mehr startete. Erste Frage: „Die Daten liegen doch alle auf dem Server, oder?“ Leider nicht. Seit dem Frühjahr hatte sie fast ausschließlich zuhause gearbeitet, und viele Dateien lagen nur auf dem Desktop des Laptops. Das Backup im Homeoffice ist eine Lücke, die in vielen Unternehmen unbemerkt entstanden ist. Wir zeigen, wo die Daten heute liegen, wer sie sichern sollte und wie Sie die Lücke schließen.
Warum das Homeoffice das Backup-Konzept aushebelt
Im Büro war die Welt übersichtlich: Daten liegen auf dem Server, der Server wird nachts gesichert, fertig. Im Homeoffice sieht es anders aus:
- Dateien werden lokal auf dem Laptop gespeichert, weil das VPN langsam ist.
- Mitarbeiter nutzen private Rechner, die gar nicht im Backup-Konzept vorkommen.
- Neue Cloud-Dienste für Videokonferenz, Chat und Dateiablage sind schnell dazugekommen.
- Dokumente werden per E-Mail an die private Adresse geschickt, um sie zuhause zu bearbeiten.
- USB-Sticks und externe Festplatten wandern zwischen Büro und Wohnung hin und her.
Das Ergebnis: Ein Teil der Unternehmensdaten liegt an Orten, die niemand sichert. Und niemand fühlt sich zuständig.
Backup im Homeoffice: Wer ist eigentlich zuständig?
Die Antwort ist eindeutig: das Unternehmen. Die Verantwortung für die Verfügbarkeit von Daten bleibt beim Arbeitgeber, egal wo gearbeitet wird. Auch die DSGVO verlangt in Artikel 32, dass personenbezogene Daten verfügbar sind und nach einem Zwischenfall rasch wiederhergestellt werden können. Das heißt nicht, dass die IT jeden Küchentisch persönlich sichern muss. Es heißt aber, dass es klare Regeln und eine technische Lösung geben muss.
Cloud ist nicht gleich Backup
Ein weitverbreiteter Irrtum: „Wir nutzen ja einen Cloud-Speicher, da ist alles gesichert.“ Ein Synchronisationsdienst sorgt dafür, dass Dateien auf mehreren Geräten gleich sind. Das heißt aber auch: Wird eine Datei gelöscht, überschrieben oder von einem Verschlüsselungstrojaner unbrauchbar gemacht, wird dieser Zustand brav auf alle Geräte übertragen. Viele Dienste haben einen Papierkorb und eine Versionierung, aber mit begrenzter Dauer. Ein echtes Backup ist eine unabhängige Kopie, die von solchen Fehlern nicht betroffen ist.
Die bewährte 3-2-1-Regel
Die Faustregel für jedes Backup gilt auch im Homeoffice:
- 3 Kopien der Daten (Original plus zwei Sicherungen),
- auf 2 unterschiedlichen Speichermedien,
- davon 1 Kopie außer Haus beziehungsweise getrennt vom Netzwerk.
Lösungen im Überblick
| Lösung | Wie es funktioniert | Geeignet für |
|---|---|---|
| Speichern nur auf dem Server | Lokales Speichern wird technisch unterbunden, Arbeit über VPN oder Terminalserver | Betriebe mit guter Internetanbindung im Büro |
| Ordnerumleitung mit Offline-Kopie | Desktop und Dokumente liegen auf dem Server, mit lokaler Kopie für unterwegs | Windows-Umgebungen mit eigenem Server |
| Zentral verwaltete Endgeräte-Sicherung | Ein Backup-Programm sichert Laptops über das Internet in ein Rechenzentrum | viele mobile Mitarbeiter |
| Zusätzliches Backup der Cloud-Dienste | Postfächer und Cloud-Ablagen werden zusätzlich bei einem zweiten Anbieter gesichert | Betriebe, die stark auf Cloud-Dienste setzen |
Externe Festplatten im Homeoffice sind als Notlösung besser als nichts, aber selten zuverlässig: Sie werden vergessen, nicht angeschlossen oder liegen direkt neben dem Laptop, wenn eingebrochen wird.
Und die privaten Geräte?
Wo Mitarbeiter mit privaten Rechnern arbeiten, wird es heikel. Das Unternehmen kann und darf private Geräte nicht einfach komplett sichern, denn dort liegen auch Urlaubsfotos und private Korrespondenz. Die saubere Lösung: Auf privaten Geräten werden keine Firmendaten gespeichert. Gearbeitet wird über einen Terminalserver oder eine Browser-Anwendung, sodass die Daten im Rechenzentrum oder auf dem Firmenserver bleiben. Wenn das nicht geht, ist das ein gutes Argument, in Firmenlaptops zu investieren.
So gehen Sie vor
- Bestandsaufnahme: Wo entstehen und liegen heute Daten? Fragen Sie Ihre Mitarbeiter ruhig direkt, die Antworten sind oft überraschend.
- Regeln festlegen: Wo dürfen Dateien gespeichert werden, wo nicht? Private Geräte und private Cloud-Konten gehören ausgeschlossen.
- Technik umsetzen: Eine der Lösungen aus der Tabelle, abgestimmt auf Ihre Infrastruktur.
- Überwachen: Backups, die nie geprüft werden, sind Hoffnung, kein Konzept. Lassen Sie sich Fehlermeldungen schicken und prüfen Sie regelmäßig.
- Wiederherstellung testen: Mindestens einmal im Quartal eine Datei, ein Postfach oder einen ganzen Laptop testweise wiederherstellen.
Was Mitarbeiter selbst tun können
Auch mit der besten Technik hilft es, wenn das Team mitdenkt. Ein kurzer Hinweis an alle wirkt Wunder: Dateien gehören in die vorgesehenen Ordner, nicht auf den Desktop. Laptops sollten regelmäßig online sein, damit Sicherungen und Updates laufen können. Und wer Probleme mit der Verbindung hat, meldet sich bei der IT, statt sich selbst eine Lösung über private Dienste zu basteln. Gerade der letzte Punkt ist wichtig: Die meisten Schattenlösungen entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die offizielle Lösung zu umständlich ist.
Zum Jahresende: Ein guter Zeitpunkt
Der Dezember ist für viele Betriebe ruhiger. Nutzen Sie die Zeit zwischen den Jahren, um Ihr Backup-Konzept an die neue Arbeitswelt anzupassen. Ihre Kollegen, Ihre Kunden und nicht zuletzt der nächste verschüttete Kaffee werden es Ihnen danken.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie sind nicht sicher, ob alle Daten Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice gesichert sind? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihr Backup-Konzept, schließt Lücken und testet mit Ihnen die Wiederherstellung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
