Zwischen den Jahren ist bei vielen Unternehmen Planungszeit, und spätestens jetzt fragt die Geschäftsführung: Was brauchen wir 2024 für die IT? Wer das IT-Budget planen will, steht oft vor einer Mischung aus laufenden Kosten, die irgendwie immer mehr werden, und Investitionen, die man „eigentlich schon letztes Jahr“ machen wollte. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Ihr IT-Budget 2024 strukturieren, welche Termine Sie unbedingt kennen sollten und wo sich Geld wirklich lohnt.
IT-Budget planen: Die vier Töpfe
Ein IT-Budget wird übersichtlicher, wenn Sie es in vier Bereiche aufteilen. So sehen Sie auf einen Blick, was Pflicht ist und wo Sie gestalten können:
| Topf | Was dazugehört | Typische Fragen |
|---|---|---|
| 1. Laufender Betrieb | Lizenzen und Abos, Internet und Telefonie, Wartungsverträge, Hosting, Support | Welche Abos nutzen wir wirklich? Laufen Verträge aus? |
| 2. Ersatz und Erneuerung | Laptops, PCs, Monitore, Drucker, Server, Netzwerk, Firewalls | Was ist älter als fünf Jahre? Was fällt aus dem Support? |
| 3. Sicherheit und Pflichten | Backup, Virenschutz, Schulungen, Datenschutz, gesetzliche Anforderungen | Was verlangen Gesetze, Kunden und Versicherer? |
| 4. Projekte und Verbesserungen | Digitalisierung von Abläufen, neue Software, KI-Werkzeuge, Website | Was spart uns Zeit oder bringt Umsatz? |
Zusätzlich empfehlen wir eine Reserve für Unvorhergesehenes: einen defekten Server, einen Sicherheitsvorfall, einen neuen Mitarbeiter, der doch früher anfängt.
Termine, die 2024 und 2025 ins Budget gehören
Einige Fristen stehen schon fest oder zeichnen sich deutlich ab. Wer sie jetzt einplant, vermeidet teure Hauruck-Aktionen:
- Windows 10: Der Support endet am 14. Oktober 2025. Rechner, die nicht auf Windows 11 aktualisiert werden können, müssen bis dahin ersetzt werden. Microsoft hat zwar kostenpflichtige Sicherheitsupdates für die Zeit danach angekündigt, als Dauerlösung taugt das aber nicht. Sinnvoll: den Austausch auf 2024 und 2025 verteilen.
- Office 2016 und 2019: Auch hier endet der Support im Oktober 2025. Wer noch Kauflizenzen nutzt, sollte entscheiden: neue Version oder Abo-Modell?
- Windows Server 2012 und 2012 R2: Der Support ist bereits im Oktober 2023 ausgelaufen. Läuft so ein Server bei Ihnen noch, gehört die Ablösung ganz nach oben auf die Liste.
- E-Rechnung: Das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen einführen soll, liegt derzeit im Vermittlungsausschuss. Die Pläne sehen vor, dass ab 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen. Prüfen Sie, ob Ihre Software das kann.
- NIS2: Die EU-Richtlinie zur Cybersicherheit muss bis Oktober 2024 in deutsches Recht umgesetzt werden. Wenn Ihr Unternehmen betroffen ist, kommen Kosten für Sicherheitsmanagement, Schulungen und Technik auf Sie zu. Auch Zulieferer betroffener Unternehmen werden häufiger nach Nachweisen gefragt.
- KI-Verordnung der EU: Anfang Dezember haben sich die EU-Institutionen politisch auf die KI-Verordnung geeinigt. Bis die Regeln gelten, wird es noch dauern, aber wer KI-Werkzeuge einführen will, sollte Richtlinien und Schulungen einplanen.
Wo sich Geld wirklich lohnt
Datensicherung, die funktioniert
Ein Backup, dessen Wiederherstellung nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung. Planen Sie Budget für eine Sicherung ein, die auch Ransomware übersteht, also mit einer Kopie außer Haus oder unveränderbar, und für einen jährlichen Wiederherstellungstest.
Multi-Faktor-Authentifizierung und Schulungen
Ein großer Teil erfolgreicher Angriffe beginnt mit gestohlenen Passwörtern oder einem Klick auf die falsche E-Mail. Multi-Faktor-Authentifizierung für E-Mail, Fernzugriff und Cloud-Dienste kostet wenig und bringt viel. Dazu kurze, regelmäßige Schulungen für alle.
Arbeitsplätze, mit denen man gern arbeitet
Ein langsamer Rechner kostet jeden Tag Minuten, über ein Jahr und ein ganzes Team gerechnet ist das viel Arbeitszeit. Ein zweiter Monitor, eine ordentliche Dockingstation und ein Headset für Videokonferenzen sind oft die günstigste Produktivitätssteigerung, die es gibt.
Kaufen, mieten oder abonnieren?
Bei der Planung stellt sich immer häufiger die Frage nach dem Finanzierungsmodell. Gekaufte Hardware belastet das Budget einmalig und wird abgeschrieben, Leasing und Miete verteilen die Kosten gleichmäßig, Cloud-Dienste und Software-Abos sind laufende Kosten, die mit der Zahl der Nutzer wachsen. Keines dieser Modelle ist grundsätzlich besser. Wichtig ist, dass Sie die Kosten über mehrere Jahre vergleichen und nicht nur auf die erste Rate schauen. Sprechen Sie dazu auch mit Ihrem Steuerbüro, denn die steuerliche Behandlung kann die Entscheidung beeinflussen.
Wo Sie sparen können
- Abo-Inventur: Listen Sie alle Software-Abos auf. Fast immer finden sich Lizenzen für ehemalige Mitarbeiter, doppelte Werkzeuge oder Testzugänge, die zu Bezahlversionen geworden sind.
- Lizenzstufen prüfen: Nicht jeder Mitarbeiter braucht die teuerste Lizenzvariante.
- Verträge bündeln: Telefonie, Internet und Mobilfunk laufen oft bei verschiedenen Anbietern mit verschiedenen Laufzeiten. Kündigungsfristen im Kalender notieren.
- Drucken reduzieren: Weniger Geräte, zentrale Multifunktionsdrucker, digitale Abläufe.
- Energie: Alte Server und Netzwerktechnik verbrauchen oft deutlich mehr Strom als moderne Geräte.
Unser Vorgehen in fünf Schritten
- Inventar erstellen: Geräte mit Alter, Software mit Lizenzen und Laufzeiten.
- Pflichttermine eintragen: Supportenden, gesetzliche Fristen, Vertragsenden.
- Risiken bewerten: Was passiert, wenn System X morgen ausfällt?
- Prioritäten setzen: Sicherheit und Pflichten vor Wünschen, aber die Wünsche nicht vergessen.
- Auf Quartale verteilen: Gleichmäßige Investitionen statt einer großen Welle im Herbst 2025.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihr IT-Budget 2024 fundiert planen, mit Inventar, Fristen und klaren Prioritäten? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer erstellt mit Ihnen eine realistische Planung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Wir wünschen Ihnen frohe Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr!
Herzliche Grüße aus Mainz
