Übermorgen, am 1. November, startet Microsoft offiziell mit seinem KI-Assistenten für Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Teams. Seit der ersten Vorstellung im März hat kaum ein Thema so viele Fragen ausgelöst wie Microsoft Copilot im Unternehmen. Was kann der Assistent wirklich? Wer kann ihn nutzen? Und worauf sollten Sie achten, bevor Sie Ihren Mitarbeitern eine KI an die Seite stellen, die Zugriff auf Ihre Daten hat? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst, Stand Ende Oktober.
Welcher Copilot ist gemeint?
Microsoft verwendet den Namen Copilot inzwischen für mehrere Produkte, was nicht gerade zur Übersicht beiträgt:
- Microsoft 365 Copilot: Der KI-Assistent in den Office-Anwendungen, der auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen kann: E-Mails, Dokumente, Kalender, Chats. Um ihn geht es hier vor allem.
- Copilot in Windows: Ein Assistent direkt im Betriebssystem, der mit einem Windows-11-Update schrittweise ausgerollt wird, zunächst nicht in allen Regionen.
- Bing Chat Enterprise: Ein KI-Chat für die Websuche mit geschütztem Unternehmenszugang, der für viele Microsoft-365-Geschäftskunden bereits ohne Aufpreis enthalten ist.
Was Microsoft 365 Copilot kann
| Anwendung | Beispiele |
|---|---|
| Word | Entwürfe auf Basis vorhandener Dokumente erstellen, Texte umschreiben, kürzen, zusammenfassen |
| Excel | Daten in natürlicher Sprache abfragen, Trends erkennen, Formeln vorschlagen |
| PowerPoint | Präsentation aus einem Word-Dokument erzeugen, Folien zusammenfassen |
| Outlook | Lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Antworten entwerfen |
| Teams | Besprechungen zusammenfassen, offene Punkte und Aufgaben auflisten, auch für Nachzügler |
| Übergreifender Chat | Fragen wie „Was haben wir dem Kunden X zuletzt angeboten?“ über E-Mails, Dateien und Chats hinweg beantworten |
Das Besondere gegenüber ChatGPT und Co.: Copilot arbeitet mit Ihren eigenen Daten in Microsoft 365, und zwar nur mit dem, worauf der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat. Microsoft betont, dass diese Unternehmensdaten nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet werden.
Wo die Grenzen liegen
So beeindruckend die Demos sind: Auch Copilot basiert auf Sprachmodellen, die sich irren können. Er kann Zahlen falsch zusammenfassen, Zusammenhänge herstellen, die es nicht gibt, oder ein veraltetes Dokument für das aktuelle halten. Zusammenfassungen einer Besprechung sind praktisch, ersetzen aber nicht das Gedächtnis derjenigen, die dabei waren. Und Copilot kennt nur, was in Microsoft 365 liegt. Daten aus Ihrer Warenwirtschaft, dem CRM oder dem Fileserver im Keller sieht er ohne weitere Anbindung nicht.
Wer kann Copilot nutzen, und was kostet er?
Hier kommt für viele Mittelständler die Ernüchterung. Microsoft hat einen Preis von 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat angekündigt, zusätzlich zur normalen Microsoft-365-Lizenz. Zum Start ab 1. November richtet sich das Angebot an Großkunden mit Enterprise-Verträgen, nach übereinstimmenden Berichten mit einer Mindestabnahme von 300 Lizenzen. Wann und zu welchen Bedingungen kleinere Unternehmen Microsoft 365 Copilot buchen können, ist noch nicht bekannt.
Für die meisten Mittelständler heißt das: Sie haben Zeit, sich vorzubereiten. Und genau das empfehlen wir.
Microsoft Copilot im Unternehmen: Die Vorbereitung ist entscheidend
Copilot findet alles, worauf ein Nutzer Zugriff hat. Das klingt harmlos, ist aber in der Praxis der wichtigste Punkt. In vielen Unternehmen sind die Berechtigungen über die Jahre gewachsen: SharePoint-Seiten, die „für alle“ freigegeben sind, Teams mit ehemaligen Projektmitgliedern, Ordner mit Gehaltslisten, die irgendwann mal jemand geteilt hat. Bisher hat das niemand gemerkt, weil niemand gezielt danach gesucht hat. Eine KI, die auf die Frage „Wie viel verdient meine Kollegin?“ eine Antwort findet, macht das Problem schlagartig sichtbar.
Ihre Checkliste vor der Einführung
- Berechtigungen aufräumen: Wer hat Zugriff auf welche Teams, SharePoint-Seiten und OneDrive-Freigaben? Freigaben „für alle im Unternehmen“ kritisch prüfen.
- Vertrauliche Daten kennzeichnen: Personal, Finanzen, Geschäftsführung. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen lassen sich solche Daten besser schützen.
- Datenablage ordnen: Copilot ist nur so gut wie die Daten, die er findet. Zehn Versionen desselben Angebots führen zu verwirrenden Antworten.
- Datenschutz prüfen: Datenschutz-Folgenabschätzung bedenken, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, Datenschutzbeauftragten einbinden.
- Betriebsrat einbeziehen: Funktionen wie Besprechungszusammenfassungen können Leistungs- und Verhaltensdaten berühren.
- Regeln für die Nutzung festlegen: Was darf die KI entwerfen, was muss ein Mensch prüfen? Ergebnisse sind Vorschläge, keine geprüften Fakten.
- Pilotgruppe planen: Mit wenigen, interessierten Nutzern starten, Erfahrungen sammeln, dann ausweiten.
Unsere ehrliche Einschätzung
Die Vorführungen sind beeindruckend, und für bestimmte Aufgaben wird Copilot viel Zeit sparen: Protokolle, Zusammenfassungen, erste Entwürfe, die Suche nach Informationen in einem unübersichtlichen Postfach. Ob sich 30 Dollar pro Nutzer und Monat rechnen, hängt stark davon ab, wie viel Ihre Mitarbeiter mit Texten, E-Mails und Besprechungen arbeiten. Für den Lagermitarbeiter eher nicht, für den Vertriebsinnendienst vielleicht schon.
Was wir jetzt schon sicher sagen können: Die Arbeit, die Berechtigungen und die Datenablage in Ordnung zu bringen, lohnt sich in jedem Fall, auch ohne Copilot. Sie verbessert die Sicherheit und macht die Suche für alle einfacher.
Und bis dahin?
Wenn Sie Microsoft 365 im Unternehmen nutzen, prüfen Sie, ob Bing Chat Enterprise bei Ihnen schon verfügbar ist. Damit können Mitarbeiter KI-gestützt im Web recherchieren, ohne private Konten zu nutzen. Das ist ein guter, risikoarmer Einstieg, um Erfahrungen mit KI-Assistenten zu sammeln.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Microsoft-365-Umgebung für Copilot vorbereiten, Berechtigungen aufräumen oder einfach wissen, ob sich der KI-Assistent für Ihr Team lohnt? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer berät Sie herstellerunabhängig. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
