Mitte September hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) für einen Paukenschlag gesorgt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Seitdem bekommen wir zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss fast täglich Fragen. Brauchen wir jetzt eine Stempeluhr? Ist Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Drohen Bußgelder? Wir ordnen ein, was wir zum heutigen Stand (Anfang Oktober 2022) wissen und was nicht.
Was hat das BAG entschieden?
Genau genommen handelt es sich um einen Beschluss, nicht um ein Urteil, weil das Verfahren zwischen einem Betriebsrat und einem Arbeitgeber geführt wurde. In der Berichterstattung ist trotzdem meist vom „Urteil“ die Rede. Ausgangspunkt war die Frage, ob ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verlangen kann. Das BAG hat das verneint, aber mit einer überraschenden Begründung: Der Arbeitgeber sei ohnehin gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Wo eine gesetzliche Pflicht besteht, gibt es kein Initiativrecht des Betriebsrats.
Die Pflicht leitet das Gericht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab, das den Arbeitgeber verpflichtet, für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes zu sorgen. Dieses Gesetz legt das BAG im Licht eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs aus dem Mai 2019 aus. Der EuGH hatte damals entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Was wir wissen und was noch offen ist
Bisher gibt es nur eine Pressemitteilung des Gerichts. Die ausführliche schriftliche Begründung steht noch aus. Deshalb sind viele Details offen:
| Frage | Stand Anfang Oktober 2022 |
|---|---|
| Gilt die Pflicht schon jetzt? | Nach der Auslegung des BAG ja, sie ergibt sich aus geltendem Recht. Eine Übergangsfrist hat das Gericht nach bisherigem Stand nicht genannt. |
| Was muss erfasst werden? | Nach dem EuGH jedenfalls Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Ob auch Pausen erfasst werden müssen, ist eine der offenen Fragen. |
| Muss es elektronisch sein? | Das ist nicht festgelegt. Nach bisherigem Stand dürften auch andere Formen in Betracht kommen, solange das System verlässlich ist. |
| Dürfen Beschäftigte selbst aufschreiben? | Vermutlich ja, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber. |
| Gilt es auch für Kleinbetriebe? | Eine Ausnahme für kleine Betriebe ist bisher nicht bekannt. |
| Wer ist ausgenommen? | Für leitende Angestellte gelten im Arbeitszeitrecht Besonderheiten. Details bleiben abzuwarten. |
| Kommt ein Gesetz? | Das Bundesarbeitsministerium will die Entscheidung auswerten, eine gesetzliche Klarstellung ist zu erwarten. Ein Entwurf liegt noch nicht vor. |
Was schon vorher galt
Ganz neu ist das Thema nicht. Bereits bisher mussten Arbeitgeber nach dem Arbeitszeitgesetz die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen verlangt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Viele Betriebe erfassen ohnehin Zeiten, etwa für Gleitzeitkonten oder die Abrechnung von Projekten. Neu ist, dass die Pflicht jetzt grundsätzlich für alle Beschäftigten gelten soll.
Ist die Vertrauensarbeitszeit jetzt am Ende?
Nicht unbedingt. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet. Das bleibt nach unserer Einschätzung möglich. Was künftig nicht mehr reicht, ist, die Arbeitszeit gar nicht zu erfassen. Flexibles Arbeiten und Zeiterfassung schließen sich also nicht aus. Die Beschäftigten können ihre Zeiten selbst eintragen, und der Arbeitgeber schaut nur hin, wenn etwa Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten überschritten werden.
Was sollten Betriebe jetzt tun?
Hektik ist nicht angebracht, Abwarten aber auch nicht. Unser Vorschlag für die nächsten Wochen:
- Bestandsaufnahme: Wie wird heute Arbeitszeit erfasst, für welche Beschäftigtengruppen, wie zuverlässig?
- Lücken erkennen: Wo wird gar nicht erfasst? Typisch sind Außendienst, Homeoffice, Führungskräfte und Teilzeitkräfte mit flexiblen Zeiten.
- Einfache Lösung einführen: Wo bisher nichts erfasst wird, kann schon eine einfache, verlässliche Erfassung ein großer Schritt sein.
- Systeme vergleichen: Wer ohnehin über eine digitale Zeiterfassung nachdenkt, kann jetzt Angebote einholen. Achten Sie auf Homeoffice- und Mobilfunktionen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und Datenschutz.
- Betriebsrat einbinden: Das „Ob“ ist gesetzlich vorgegeben, beim „Wie“ hat der Betriebsrat in der Regel mitzubestimmen.
- Begründung und Gesetzgebung abwarten: Große Investitionen in hochspezialisierte Systeme sollten Sie mit Blick auf die schriftliche Begründung und mögliche gesetzliche Vorgaben planen.
Drohen jetzt Bußgelder?
Nach unserem Verständnis der aktuellen Rechtslage nicht unmittelbar. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, und dort ist ein Bußgeld in der Regel erst vorgesehen, wenn ein Arbeitgeber gegen eine konkrete Anordnung der Arbeitsschutzbehörde verstößt. Die Behörden können aber jetzt verlangen, dass eine Zeiterfassung eingeführt wird. Hinzu kommt ein praktischer Aspekt: Wer im Streit um Überstunden keine Aufzeichnungen vorweisen kann, hat es künftig womöglich schwerer.
Datenschutz nicht vergessen
Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Legen Sie fest, wer darauf zugreifen darf, wie lange sie gespeichert werden und dass sie nicht für eine umfassende Verhaltens- oder Leistungskontrolle missbraucht werden. Bei digitalen Systemen gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter dazu, wenn die Daten in dessen Cloud liegen.
Checkliste
- Erfassungsstand für alle Beschäftigtengruppen geprüft
- Lücken (Homeoffice, Außendienst, Vertrauensarbeitszeit) identifiziert
- Übergangslösung festgelegt und kommuniziert
- Betriebsrat informiert und eingebunden
- Datenschutz geklärt: Zugriff, Speicherdauer, Information der Beschäftigten
- Termin gesetzt, um nach Veröffentlichung der Begründung erneut zu prüfen
Wir helfen Ihnen gerne
Die Mittelstandsoptimierer helfen Ihnen, eine passende Lösung zur Arbeitszeiterfassung auszuwählen und einzuführen, von der Bestandsaufnahme über den Systemvergleich bis zu Datenschutz und Einführung im Team. Mehr unter www.mittelstandsoptimierer.de oder telefonisch unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
