„Liefertermin unbestimmt“, diesen Satz lesen derzeit viele Einkäufer häufiger, als ihnen lieb ist. Die Autoindustrie drosselt wegen fehlender Chips die Produktion, Handwerker warten auf Holz und Dämmstoffe, und die Blockade des Suezkanals im März hat gezeigt, wie empfindlich die weltweiten Lieferketten sind. Wer jetzt ein funktionierendes Lieferantenmanagement hat, ist klar im Vorteil. Die ISO 9001 liefert dafür einen praxistauglichen Rahmen, und der ist auch für kleine Betriebe gut umsetzbar.
Warum Lieferketten gerade so unter Druck stehen
- Halbleiter: Die Nachfrage nach Elektronik ist in der Pandemie stark gestiegen, gleichzeitig kommen die Chiphersteller nicht hinterher.
- Container und Fracht: Container stehen an den falschen Orten, die Frachtraten aus Asien sind stark gestiegen.
- Rohstoffe und Baumaterial: Holz, Stahl und Kunststoffe sind knapp und teurer geworden.
- Einzelereignisse: Ein einziges festgefahrenes Schiff im Suezkanal hat Ende März den Welthandel tagelang ausgebremst.
Ein einzelner mittelständischer Betrieb kann daran wenig ändern. Er kann aber dafür sorgen, dass er Risiken früh erkennt und Alternativen hat.
Was die ISO 9001 zum Lieferantenmanagement sagt
Die Norm behandelt das Thema in Abschnitt 8.4, „Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen“. Kernforderungen sind:
- Kriterien für die Auswahl, Beurteilung, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festlegen und anwenden,
- sicherstellen, dass zugekaufte Produkte und Leistungen die Anforderungen erfüllen,
- Anforderungen klar an Lieferanten kommunizieren,
- Ergebnisse dokumentieren.
Hinzu kommt der risikobasierte Ansatz der Norm aus Abschnitt 6.1: Risiken und Chancen bestimmen und Maßnahmen planen. Wer beides zusammen denkt, hat ein Lieferantenmanagement, das nicht nur für den Auditor da ist, sondern im Ernstfall hilft.
Lieferantenmanagement in vier Schritten
1. Lieferanten einteilen
Nicht jeder Lieferant ist gleich wichtig. Der Büromaterial-Händler braucht keine aufwendige Bewertung, der einzige Lieferant Ihres Kernbauteils schon. Eine einfache Einteilung in A-, B- und C-Lieferanten nach Bedeutung und Ersetzbarkeit schafft Klarheit, wo sich der Aufwand lohnt.
2. Kriterien festlegen
Bewerten Sie Ihre wichtigen Lieferanten regelmäßig nach wenigen, nachvollziehbaren Kriterien. Ein Beispiel:
| Kriterium | Gewichtung | Bewertung (1 bis 4) |
|---|---|---|
| Termintreue | 30 % | Anteil pünktlicher Lieferungen |
| Qualität | 30 % | Reklamationen, Fehlerquote |
| Kommunikation | 15 % | Erreichbarkeit, frühzeitige Information bei Problemen |
| Preis und Konditionen | 15 % | Preisstabilität, Transparenz bei Erhöhungen |
| Lieferfähigkeit und Risiko | 10 % | Abhängigkeit von Einzelquellen, Standort, Lagerhaltung |
Gerade das Kriterium Kommunikation zeigt in diesen Monaten seinen Wert: Ein Lieferant, der von sich aus meldet, dass es eng wird, ist Gold wert, auch wenn er nicht der günstigste ist.
3. Risiken bewerten
Fragen Sie sich für jeden A-Lieferanten: Was passiert, wenn er drei Monate nicht liefern kann? Gibt es einen zweiten Lieferanten? Wie lange reicht unser Lager? Aus diesen Antworten ergeben sich konkrete Maßnahmen:
- einen zweiten Lieferanten qualifizieren,
- Sicherheitsbestände für kritische Teile erhöhen,
- Rahmenverträge mit festen Kontingenten abschließen,
- alternative Materialien oder Bauteile prüfen und freigeben,
- Kunden frühzeitig über mögliche Verzögerungen informieren.
4. Überwachen und neu bewerten
Ein Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird: Wer seine Lieferanten regelmäßig bewertet, hat bei Preisverhandlungen bessere Argumente, weil er Termintreue und Reklamationen mit Zahlen belegen kann.
Eine Lieferantenbewertung einmal im Jahr ist in normalen Zeiten in Ordnung. In der aktuellen Lage empfehlen wir, die wichtigsten Lieferanten mindestens quartalsweise anzuschauen und bei Auffälligkeiten sofort zu reagieren.
Blick nach vorn: Das Lieferkettengesetz
Zusätzlich zum Druck aus dem Markt kommt Bewegung in die Gesetzgebung. Die Bundesregierung hat im März einen Entwurf für ein Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz beschlossen, der nun im Bundestag beraten wird. Der Entwurf sieht vor, dass große Unternehmen ab 2023 Menschenrechts- und Umweltrisiken in ihren Lieferketten analysieren müssen, zunächst ab 3.000, später ab 1.000 Beschäftigten. Kleine und mittlere Betriebe wären nicht direkt betroffen, aber als Zulieferer großer Kunden werden auch sie Fragebögen beantworten und Nachweise liefern müssen. Ein strukturiertes Lieferantenmanagement ist dafür die beste Vorbereitung.
Mit Lieferanten reden, nicht nur bewerten
Eine Lieferantenbewertung ist kein Zeugnis, das man einmal im Jahr verschickt. Ihren wahren Wert entfaltet sie im Gespräch. Teilen Sie Ihren wichtigsten Lieferanten mit, wie Sie sie sehen, und fragen Sie umgekehrt, was Sie als Kunde besser machen können. Frühzeitige Bedarfsplanungen, verlässliche Abrufe und pünktliche Zahlungen sind in Zeiten knapper Ware echte Argumente. Lieferanten bedienen in Engpässen bevorzugt die Kunden, mit denen die Zusammenarbeit gut läuft. Gutes Lieferantenmanagement ist deshalb immer auch Beziehungspflege.
Unsere Praxiserfahrung
In vielen kleineren Betrieben läuft das Lieferantenmanagement „im Kopf“ des Einkäufers. Das funktioniert, bis dieser Kollege im Urlaub oder krank ist, oder bis die Lage so angespannt ist wie jetzt. Schon eine einfache Tabelle mit Lieferanten, Einstufung, Ansprechpartnern und Alternativen macht einen großen Unterschied. Ergänzen Sie sie um eine Spalte „Was tun, wenn er ausfällt?“, und Sie haben in einer Stunde einen kleinen Notfallplan für Ihre Beschaffung. Das ist kein Bürokratiemonster, sondern ein Werkzeug, das sich in Krisenzeiten schnell bezahlt macht.
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Herzliche Grüße aus Mainz
