Seit ein paar Tagen ploppt bei Millionen Nutzern ein Hinweis auf: WhatsApp ändert seine Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie. Wer bis zum 8. Februar nicht zustimmt, kann den Dienst danach nicht mehr wie gewohnt nutzen. Die Folge: Messenger wie Signal und Threema erleben einen Ansturm, und bei uns fragen Unternehmen, ob jetzt der Zeitpunkt gekommen ist, eine WhatsApp-Alternative für die Firma zu suchen. Unsere Antwort: Der Zeitpunkt war eigentlich schon lange da. Aber besser jetzt als nie.
Was sich bei WhatsApp ändert
Im Kern geht es um den Datenaustausch zwischen WhatsApp und anderen Unternehmen des Facebook-Konzerns, vor allem im Zusammenhang mit der geschäftlichen Kommunikation über WhatsApp. WhatsApp betont, dass sich für Nutzer in Europa beim Datenaustausch mit Facebook nichts Grundlegendes ändere und Chats weiterhin Ende-zu-Ende-verschlüsselt seien. Viele Nutzer haben trotzdem das Vertrauen verloren, und der Vorgang hat eine Frage zurück auf den Tisch gebracht, die Datenschützer seit Jahren stellen: Ist WhatsApp für die berufliche Kommunikation überhaupt geeignet?
Das eigentliche Problem für Firmen
Die neuen Bedingungen sind nur der Anlass. Die datenschutzrechtlichen Probleme beim beruflichen Einsatz von WhatsApp bestehen schon länger:
- Adressbuch-Abgleich: WhatsApp liest regelmäßig das Telefonbuch des Smartphones aus und gleicht die Nummern ab, auch die von Kunden und Geschäftspartnern, die WhatsApp gar nicht nutzen. Dafür braucht es eine Rechtsgrundlage, die in der Praxis kaum zu erfüllen ist.
- Metadaten: Auch wenn Nachrichteninhalte verschlüsselt sind, fallen Daten an: wer mit wem wann kommuniziert, Profilbilder, Statusmeldungen.
- Datenübermittlung in die USA: Seit dem Schrems-II-Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Juli 2020 ist der Datentransfer in die USA ohnehin ein schwieriges Thema.
- Fehlende Kontrolle: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, nimmt er alle Chats mit Kunden auf seinem Gerät mit. Eine zentrale Verwaltung gibt es bei der normalen App nicht.
- Vermischung: Privat- und Geschäftschats laufen in derselben App, oft auf dem privaten Handy.
WhatsApp-Alternative für die Firma: Die Kandidaten
| Messenger | Herkunft | Stärken | Zu bedenken |
|---|---|---|---|
| Threema (Work) | Schweiz | Nutzung ohne Telefonnummer möglich, eigene Firmenversion mit zentraler Verwaltung | kostenpflichtig, Kunden müssen die App ebenfalls haben |
| Signal | USA, gemeinnützige Stiftung | starke Verschlüsselung, sparsam mit Daten, kostenlos | keine zentrale Verwaltung für Unternehmen, Telefonnummer nötig |
| Wire | Schweiz/Deutschland | Firmenversion mit Teamverwaltung, auch für Gruppen und Konferenzen | kleinere Verbreitung |
| Element (Matrix) | offenes Protokoll | auf eigenem Server betreibbar, volle Datenhoheit | Betrieb erfordert IT-Know-how |
| Microsoft Teams, Slack und Co. | USA | Chat, Dateien und Videokonferenz in einem, gut für interne Kommunikation | US-Anbieter, eher intern als für Kunden geeignet |
Intern oder mit Kunden? Die entscheidende Frage
Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie trennen:
Interne Kommunikation
Hier haben Sie die volle Kontrolle. Sie können ein Tool vorgeben, Firmengeräte ausgeben und Regeln festlegen. Für Teams, die viel unterwegs sind, ist ein Business-Messenger mit zentraler Verwaltung ideal. Wer ohnehin mit einer Kollaborationsplattform arbeitet, nutzt deren Chat.
Kommunikation mit Kunden
Schwieriger, denn Sie können Kunden nicht vorschreiben, welche App sie installieren. Hier lohnt ein Blick auf die Alternativen zum Messenger: ein Kontaktformular auf der Website, ein Chat-Widget, eine Kundenplattform oder schlicht E-Mail und Telefon. Wenn ein Messenger für Kunden unverzichtbar ist, sollten Sie zumindest eine Lösung wählen, bei der kein Adressbuch-Upload stattfindet und die Nutzung auf Firmengeräten zentral verwaltet wird.
So gelingt der Umstieg
- Bestandsaufnahme: Wer nutzt WhatsApp beruflich, mit wem und wofür? Sie werden überrascht sein, wie viele Gruppen es gibt.
- Anforderungen festlegen: Brauchen Sie nur Chat oder auch Dateien, Sprachnachrichten, Videotelefonie? Muss es auf Firmengeräten zentral verwaltet werden?
- Tool auswählen und testen: Zwei bis drei Kandidaten mit einer kleinen Gruppe ausprobieren.
- Regeln aufschreiben: Welche Informationen dürfen per Messenger verschickt werden, welche nicht? Was passiert mit Chats, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
- Umstellung kommunizieren: Einen klaren Stichtag setzen, an dem die Firmengruppen bei WhatsApp aufgelöst werden.
- Dokumentieren: Neues Tool ins Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen, Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, Mitarbeiter informieren.
Was ist mit WhatsApp Business?
Die Business-App von WhatsApp bietet Profile, Schnellantworten und Kataloge, löst aber die grundsätzlichen Datenschutzfragen nicht, insbesondere nicht den Adressbuch-Abgleich. Für größere Unternehmen gibt es eine Schnittstelle für die Anbindung an Kundenservice-Systeme, die über spezialisierte Dienstleister läuft. Das kann eine Lösung sein, ist aber aufwendiger und sollte vorher datenschutzrechtlich geprüft werden.
Unsere ehrliche Einschätzung
Den perfekten Messenger gibt es nicht. Der Netzwerkeffekt von WhatsApp ist enorm, und Kunden auf eine andere App zu bringen, ist mühsam. Trotzdem lohnt sich der Schritt, zumindest für die interne Kommunikation. Wer jetzt einen sauberen Business-Messenger einführt, ist nicht nur datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite, sondern hat auch endlich wieder Ordnung im Chat-Chaos: keine Firmenchats zwischen Familiengruppe und Fußballverein mehr.
Ein letzter Hinweis: Ob es bei der Frist am 8. Februar bleibt oder WhatsApp angesichts der Kritik nachjustiert, wird sich zeigen. An der grundsätzlichen Frage ändert das nichts.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten eine datenschutzfreundliche WhatsApp-Alternative für Ihre Firma einführen? Das Datenschutz-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie bei Auswahl, Regeln und Dokumentation, unser IT-Team bei der Einrichtung auf Ihren Geräten. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
