Managementbewertung nach ISO 9001: Ablauf und Vorlage

Einmal im Jahr, meist kurz vor dem Audit, kommt in vielen Betrieben die gleiche Frage auf: „Wer macht dieses Jahr die Managementbewertung?“ Oft wird dann das Dokument vom Vorjahr kopiert, Jahreszahl angepasst, fertig. Das ist schade, denn eine gute Managementbewertung nach ISO 9001 ist eines der nützlichsten Werkzeuge im ganzen Qualitätsmanagement. Sie zwingt die Geschäftsführung, sich einmal im Jahr in Ruhe anzusehen, wie das Unternehmen dasteht. In diesem Beitrag zeigen wir, was die Norm verlangt, wie ein schlanker Ablauf aussieht, und geben Ihnen eine Vorlage an die Hand.

Was die Norm verlangt

Die ISO 9001:2015 regelt die Managementbewertung in Abschnitt 9.3. Die oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem in geplanten Abständen bewerten, um sicherzustellen, dass es weiterhin geeignet, angemessen und wirksam ist und zur strategischen Ausrichtung passt. Ein fester Rhythmus ist nicht vorgeschrieben, in der Praxis hat sich aber eine Bewertung pro Jahr bewährt.

Die Eingaben

Die Norm legt fest, was in die Bewertung einfließen muss. Zusammengefasst:

• der Stand der Maßnahmen aus vorherigen Managementbewertungen,
• Veränderungen bei externen und internen Themen, die für das QM-System relevant sind,
• Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Systems, unter anderem: Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen interessierter Parteien, Erreichungsgrad der Qualitätsziele, Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen, Ergebnisse von Überwachungen und Messungen, Auditergebnisse, Leistung externer Anbieter,
• die Angemessenheit von Ressourcen,
• die Wirksamkeit von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen,
• Möglichkeiten zur Verbesserung.

Die Ergebnisse

Am Ende müssen Entscheidungen und Maßnahmen stehen zu Verbesserungsmöglichkeiten, zu notwendigen Änderungen am QM-System und zum Bedarf an Ressourcen. Die Ergebnisse sind als dokumentierte Information aufzubewahren.

Managementbewertung nach ISO 9001: Ablauf in fünf Schritten

Schritt 1: Termin festlegen

Legen Sie einen festen Termin fest, idealerweise nach dem internen Audit und einige Wochen vor dem externen Audit. Planen Sie zwei bis drei Stunden ein. Teilnehmer sind die Geschäftsführung und die Person, die das QM-System betreut, je nach Größe auch die Abteilungsleiter.

Schritt 2: Daten sammeln

Die Person, die das QM-System betreut, sammelt vorab die Zahlen und Fakten: Kennzahlen zu den Qualitätszielen, Reklamationen, Ergebnisse von Kundenbefragungen, Auditberichte, Lieferantenbewertungen, Schulungen. Das meiste ist im Laufe des Jahres ohnehin entstanden, es muss nur zusammengetragen werden.

Schritt 3: Bewertung im Gespräch

Das Herzstück ist das Gespräch. Gehen Sie die Eingaben Punkt für Punkt durch und fragen Sie bei jedem: Was sagen uns die Zahlen? Sind wir zufrieden? Was hat sich verändert? Wo müssen wir etwas tun?

Schritt 4: Entscheidungen treffen

Halten Sie konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen fest. Legen Sie die Qualitätsziele für das kommende Jahr fest oder bestätigen Sie die bisherigen.

Schritt 5: Dokumentieren und kommunizieren

Das Protokoll wird von der Geschäftsführung freigegeben und abgelegt. Die wichtigsten Ergebnisse, etwa neue Ziele, teilen Sie dem Team mit. Eine Managementbewertung, von der die Mitarbeiter nie etwas erfahren, verschenkt ihre Wirkung.

Vorlage für Ihre Managementbewertung

Diese Gliederung können Sie direkt übernehmen und mit Ihren Inhalten füllen:

Ergänzen Sie am Ende Datum, Teilnehmer und die Freigabe durch die Geschäftsführung.

Tipps aus der Praxis

• Ehrlich bleiben: Eine Managementbewertung, in der alles grün ist, wirkt auf Auditoren unglaubwürdig. Probleme zu benennen ist ein Zeichen für ein funktionierendes System.
• Zahlen mit Vorjahr vergleichen: Erst der Vergleich macht Kennzahlen aussagekräftig.
• Kurz und konkret: Zwei bis vier Seiten reichen für einen kleinen Betrieb. Romane liest niemand.
• Mit der Strategie verbinden: Nutzen Sie den Termin auch, um über die Ziele des Unternehmens insgesamt zu sprechen. Die Norm verlangt ausdrücklich, dass das QM-System zur strategischen Ausrichtung passt.
• Unterjährig nachhalten: Die beschlossenen Maßnahmen gehören in die regelmäßigen Besprechungen, nicht nur in das Protokoll.

Häufige Frage: Reicht eine Teambesprechung?

In sehr kleinen Betrieben findet die Managementbewertung manchmal im Rahmen einer ohnehin geplanten Besprechung statt. Das ist zulässig, solange alle Pflichtinhalte behandelt und die Ergebnisse dokumentiert werden. Wichtig ist, dass erkennbar die oberste Leitung bewertet und entscheidet, nicht nur die Person, die das QM-System betreut.

Was Auditoren sehen wollen

Im Audit fragt der Auditor in der Regel nach dem Protokoll der letzten Managementbewertung und spricht mit der Geschäftsführung darüber. Er möchte erkennen, dass alle Pflichtinhalte behandelt wurden, dass Entscheidungen getroffen wurden und dass die Geschäftsführung die Inhalte kennt. Ein Protokoll, das erkennbar aus dem Vorjahr kopiert wurde, fällt erfahrungsgemäß schnell auf.

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Herzliche Grüße aus Mainz