Grill an, Musik läuft, und irgendwer hat immer eine Kamera dabei: Das Sommerfest ist für viele Betriebe der schönste Termin im Jahr. Und hinterher sollen die besten Bilder auf die Website, in den Newsletter oder auf Facebook. Seit die DSGVO gilt, fragen sich viele Verantwortliche aber: Was ist bei Firmenfeier-Fotos und Bildrechten eigentlich erlaubt? Die gute Nachricht vorweg: Mit ein wenig Vorbereitung ist das kein Hexenwerk. Wir zeigen, wie Sie Ihre Veranstaltung fotografisch festhalten, ohne dass am Montag danach jemand verärgert vor Ihrer Tür steht.
Firmenfeier-Fotos und Rechte: zwei Gesetze, eine Frage
Für Fotos von Menschen gilt in Deutschland seit über hundert Jahren das Kunsturhebergesetz (KUG). Es erlaubt die Veröffentlichung von Bildnissen grundsätzlich nur mit Einwilligung, kennt aber Ausnahmen, etwa für Bilder von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, an denen die Abgebildeten teilgenommen haben. Seit dem 25. Mai gilt zusätzlich die DSGVO, weil digitale Fotos erkennbarer Personen personenbezogene Daten sind. Wie beide Regelwerke zusammenspielen, ist unter Juristen weiterhin umstritten. Erste Gerichtsentscheidungen sprechen dafür, dass das KUG zumindest für journalistische Veröffentlichungen weiter anwendbar bleibt. Für die Unternehmenskommunikation ist das aber nicht abschließend geklärt.
Für die Praxis heißt das: Planen Sie so, dass Sie mit beiden Regelwerken auf der sicheren Seite sind. Das ist einfacher, als es klingt.
Interne Feier oder öffentliches Fest?
Es macht einen Unterschied, wen Sie einladen. Bei einem Sommerfest nur für die Belegschaft geht es um Ihre Mitarbeiter, mit denen Sie ohnehin in einem Vertragsverhältnis stehen. Bei einem Tag der offenen Tür oder einem Kundenfest kommen Gäste, die Sie teilweise gar nicht kennen. Die Ausnahme für „Versammlungen“ im KUG wurde schon bisher eher für öffentliche Veranstaltungen angewendet und ist bei einer internen Feier mit überschaubarem Teilnehmerkreis nicht ohne Weiteres anzunehmen.
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Gruppenfoto aller Mitarbeiter für die Website | Schriftliche Einwilligung der Abgebildeten |
| Stimmungsbilder mit vielen Gästen, keine Person im Mittelpunkt | Vorab informieren, Widerspruch ermöglichen, bei Bedenken nicht veröffentlichen |
| Porträt oder Nahaufnahme einzelner Gäste | Vor Ort fragen und Einwilligung festhalten |
| Fotos von Kindern | Nur mit Einwilligung der Eltern, im Zweifel weglassen |
| Fotos nur für das interne Fotoalbum | Information genügt meist, Zugriff auf Belegschaft beschränken |
Vor dem Fest: Informieren und planen
Die meisten Konflikte entstehen, weil jemand überrascht wird. Deshalb lohnt sich etwas Vorarbeit:
- Hinweis in der Einladung: Teilen Sie mit, dass fotografiert wird, wofür die Bilder genutzt werden sollen (zum Beispiel Website, Newsletter, Social Media) und wen man ansprechen kann, wenn man nicht fotografiert werden möchte.
- Hinweisschild am Eingang: Ein gut sichtbarer Aushang mit denselben Informationen und einem Verweis auf Ihre Datenschutzhinweise.
- Kennzeichnung für Fotoverweigerer: Bewährt hat sich ein farbiger Aufkleber oder ein Bändchen für Gäste, die nicht auf Bildern erscheinen möchten. Das ist unkompliziert, und der Fotograf sieht es sofort.
- Fotofreie Zone: Bei größeren Festen kann eine Ecke ohne Kamera sinnvoll sein, etwa bei der Kinderbetreuung.
- Einwilligungsformulare bereithalten: Für Gruppenfotos und Porträts ein kurzes Formular zum Unterschreiben.
Während des Fests: der Fotograf
Ob ein Profi oder ein fotobegeisterter Kollege die Bilder macht: Sprechen Sie vorher kurz durch, worauf es ankommt. Keine Fotos von Menschen in peinlichen Situationen, keine Bilder mit vollen Gläsern im Vordergrund, keine Kinder ohne Freigabe der Eltern. Wer gefragt wird und ablehnt, wird nicht fotografiert. Ein externer Fotograf sollte außerdem wissen, wem die Bilder gehören, wie sie übergeben werden und dass er sie nicht ungefragt für eigene Zwecke nutzt.
Nach dem Fest: auswählen und veröffentlichen
Gehen Sie die Bilder mit kritischem Blick durch, bevor etwas online geht. Die Faustregel aus unserer Erfahrung: Wenn Sie bei einem Bild zögern, nehmen Sie ein anderes. Es gibt immer genug Fotos vom Buffet, von der Deko und von lachenden Kollegen, die ausdrücklich zugestimmt haben. Speichern Sie die Einwilligungen zusammen mit den Bildern, damit Sie später wissen, was Sie wofür verwenden dürfen. Und legen Sie fest, wann nicht verwendete Bilder gelöscht werden.
Und was posten die Mitarbeiter?
Die meisten Fotos auf Firmenfeiern entstehen heute mit Smartphones, und sie landen schnell in privaten Profilen. Rein private Fotos fallen zwar nicht unter die DSGVO, das Recht am eigenen Bild der Kollegen gilt aber trotzdem. Eine kurze, freundliche Bitte in der Einladung wirkt Wunder: „Bitte fragen Sie Kolleginnen und Kollegen, bevor Sie Bilder von ihnen in sozialen Netzwerken teilen.“ Wer möchte, kann zusätzlich eine Social-Media-Richtlinie für den Betrieb aufschreiben.
Videos und Livestreams
Wer vom Fest live in sozialen Netzwerken streamen oder ein Video drehen möchte, sollte noch vorsichtiger sein als bei Fotos. Bei einem Livestream gibt es keine Auswahl im Nachhinein, und Gesprächsfetzen können mit aufgezeichnet werden. Kündigen Sie Livestreams ausdrücklich an und beschränken Sie sie auf Programmpunkte wie die Begrüßung, bei denen die Abgebildeten Bescheid wissen.
Checkliste für Ihr Sommerfest
- Fotohinweis in der Einladung
- Aushang am Eingang mit Zweck und Ansprechpartner
- Aufkleber oder Bändchen für Gäste, die nicht fotografiert werden wollen
- Einwilligungsformulare für Gruppen- und Einzelfotos
- Briefing für den Fotografen
- Auswahl vor der Veröffentlichung, im Zweifel weglassen
- Löschfrist für nicht verwendete Fotos
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Veranstaltungsfotos professionell nutzen, auf der Website, im Newsletter und in sozialen Netzwerken? Das Marketing-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie mit Vorlagen für Einwilligungen und Hinweise und bei der Veröffentlichung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
