Es ist eine der wenigen Fristen im Qualitätsmanagement, die sich nicht verschieben lässt: Mitte September 2018 endet die dreijährige Übergangszeit für die ISO 9001:2015. Danach sind Zertifikate nach der alten ISO 9001:2008 nicht mehr gültig. Die Frist für die ISO 9001:2015 Umstellung ist seit der Veröffentlichung der Revision im September 2015 bekannt, trotzdem melden sich gerade in diesem Sommer noch Betriebe bei uns, die das Thema vor sich hergeschoben haben. Wenn Sie dazugehören: Es ist knapp, aber oft noch machbar. Hier steht, worauf es jetzt ankommt.
Was genau passiert im September?
Nach den Vorgaben der Akkreditierungsstellen gilt für die Revision eine Übergangsfrist von drei Jahren nach Veröffentlichung. Bis dahin muss das Umstellungsaudit nicht nur stattgefunden haben, auch das neue Zertifikat sollte ausgestellt sein. Für Sie bedeutet das:
- Läuft Ihr Zertifikat noch nach der 2008er-Version und haben Sie bis zur Frist kein erfolgreiches Umstellungsaudit, verliert es seine Gültigkeit.
- Ein ungültiges Zertifikat lässt sich nicht einfach „nachholen“. In der Regel ist dann eine neue Erstzertifizierung nötig, mit entsprechendem Aufwand.
- Kunden und Ausschreibungen, die ein gültiges Zertifikat verlangen, merken eine Lücke schnell.
Der kritische Engpass: der Audittermin
Das größte Problem ist in diesen Wochen nicht die Dokumentation, sondern der Kalender der Zertifizierungsstellen. Viele Unternehmen haben ihre Umstellung ans Ende der Frist gelegt, und Auditoren sind keine unbegrenzte Ressource. Unser dringender Rat: Rufen Sie Ihre Zertifizierungsstelle an, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Fragen Sie nach dem spätesten möglichen Audittermin und danach, wie viel Zeit zwischen Audit und Ausstellung des Zertifikats eingeplant werden muss. Erst wenn dieser Termin steht, können Sie rückwärts planen.
Was die ISO 9001:2015 anders macht
Wer seit Jahren nach der 2008er-Version arbeitet, muss sein System nicht neu erfinden. Einige Punkte sind aber neu oder deutlich stärker betont:
| Thema | Was verlangt wird | Typischer Aufwand im Kleinbetrieb |
|---|---|---|
| Kontext der Organisation | Interne und externe Themen bestimmen, die für Ihr Unternehmen relevant sind | Ein bis zwei Seiten, gut als Workshop mit der Geschäftsführung |
| Interessierte Parteien | Wer hat welche Erwartungen an Sie (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden)? | Übersichtstabelle |
| Risiken und Chancen | Risikobasiertes Denken, Maßnahmen planen | Liste der wichtigsten Risiken und Chancen mit Maßnahmen |
| Führung | Stärkere Verantwortung der obersten Leitung | Geschäftsführung muss aktiv eingebunden sein |
| Dokumentierte Information | Kein Pflicht-Handbuch mehr, flexiblere Dokumentation | Kann sogar entlasten |
| Wissen der Organisation | Notwendiges Wissen bestimmen und sichern | Kurze Beschreibung, z. B. Einarbeitung, Vertretungsregeln |
Eine gute Nachricht für viele kleine Betriebe: Die Norm verlangt keinen Qualitätsmanagementbeauftragten mehr und kein Handbuch in fester Form. Wer bisher dicke Ordner gepflegt hat, kann bei der Umstellung entrümpeln.
Ein realistischer Fahrplan für die letzten Wochen
- Woche 1: Audittermin bei der Zertifizierungsstelle sichern. Bestandsaufnahme: Welche Dokumente gibt es, was fehlt nach der neuen Norm?
- Woche 2: Kontext, interessierte Parteien sowie Risiken und Chancen mit der Geschäftsführung erarbeiten. Qualitätspolitik und Qualitätsziele prüfen.
- Woche 3: Prozessbeschreibungen und Dokumente anpassen, Begriffe aktualisieren, Überflüssiges streichen.
- Woche 4: Internes Audit nach der neuen Norm durchführen und dokumentieren.
- Woche 5: Managementbewertung durchführen, offene Punkte aus dem internen Audit abarbeiten.
- Danach: Umstellungsaudit, eventuelle Abweichungen fristgerecht beheben.
Fünf bis sechs Wochen sind sportlich, aber für einen kleinen Betrieb mit funktionierendem System machbar, sofern die Geschäftsführung mitzieht und eine Person die Fäden in der Hand hält.
Was Sie im Umstellungsaudit erwartet
Viele Unternehmen sind vor dem Umstellungsaudit nervöser als nötig. Der Auditor will im Kern drei Dinge sehen: dass Sie die neuen Anforderungen verstanden haben, dass Ihr System im Alltag gelebt wird und dass die Geschäftsführung dahintersteht. Typische Fragen sind etwa: Welche externen Themen beeinflussen Ihr Geschäft gerade? Welche Risiken haben Sie identifiziert, und was tun Sie dagegen? Wie messen Sie, ob Ihre Kunden zufrieden sind? Wer diese Fragen in eigenen Worten beantworten kann, ohne im Ordner zu blättern, hat schon viel gewonnen.
Kleinere Abweichungen sind übrigens kein Drama. Sie werden festgehalten, und Sie bekommen eine Frist, um sie zu beheben. Planen Sie dafür aber unbedingt Zeit vor dem Fristende im September ein.
Typische Fehler auf der Zielgeraden
- Nur Begriffe tauschen: Aus „Dokumente“ und „Aufzeichnungen“ wird „dokumentierte Information“, und das war es. Auditoren schauen aber darauf, ob Kontext und Risiken wirklich durchdacht sind.
- Die Geschäftsführung außen vor lassen: Die 2015er-Version fordert ausdrücklich das Engagement der obersten Leitung. Im Audit wird sie befragt.
- Internes Audit auslassen: Ohne internes Audit und Managementbewertung nach der neuen Norm wird es im Umstellungsaudit schwierig.
- Zu viel Neues auf einmal: Die Umstellung ist nicht der richtige Moment, um zusätzlich ein neues Softwaresystem einzuführen.
Was, wenn es nicht mehr klappt?
Seien wir ehrlich: Wenn heute noch kein Audittermin in Sicht ist und im Unternehmen niemand Zeit hat, kann es eng werden. Dann sollten Sie mit Ihrer Zertifizierungsstelle offen besprechen, welche Möglichkeiten es gibt, und sich auf eine zügige Neuzertifizierung einstellen. Informieren Sie wichtige Kunden frühzeitig, statt zu hoffen, dass niemand nachfragt. Ein paar Wochen ohne gültiges Zertifikat sind ärgerlich, aber kein Weltuntergang, wenn Sie offen damit umgehen und einen Termin für das neue Zertifikat nennen können.
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