Kurz vor Weihnachten wird in vielen Betrieben gezählt: Lagerbestände, offene Posten, Urlaubstage. Die IT bleibt dabei oft außen vor. Dabei kann kaum ein Geschäftsführer aus dem Stand sagen, wie viele Laptops, Smartphones und Monitore im Unternehmen im Einsatz sind, wer welches Gerät hat und wie alt die Geräte sind. Ein gepflegtes IT-Inventar schafft hier Klarheit. Und mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung, die ab Mai 2018 gilt, ist es mehr als nur Ordnungsliebe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Stunden eine brauchbare Übersicht aufbauen.
Warum sich ein IT-Inventar lohnt
- Kosten im Griff: Sie sehen, welche Geräte bald ersetzt werden müssen, und können das Budget für das nächste Jahr realistisch planen.
- Sicherheit: Nur was Sie kennen, können Sie aktualisieren und schützen. Vergessene Rechner ohne Updates sind ein Einfallstor, wie der Angriff mit WannaCry im Mai eindrucksvoll gezeigt hat.
- Datenschutz: Die DSGVO verlangt, dass Sie wissen, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, und geeignete technische Maßnahmen nachweisen. Ohne Übersicht über Ihre Geräte ist das kaum möglich.
- Verlust und Diebstahl: Wenn ein Laptop verschwindet, müssen Sie schnell wissen, welches Gerät es war, wer es hatte, ob es verschlüsselt war und welche Daten darauf lagen.
- Ein- und Austritte: Neue Mitarbeiter bekommen schneller ihre Ausstattung, ausscheidende geben vollständig zurück.
Was gehört ins IT-Inventar?
Erfassen Sie alles, was Daten verarbeitet oder ins Netzwerk eingebunden ist:
- PCs, Laptops, Tablets
- Smartphones und Diensthandys
- Server, NAS-Speicher, externe Festplatten für die Datensicherung
- Router, Firewall, Switches, WLAN-Access-Points
- Drucker, Multifunktionsgeräte, Scanner
- Telefonanlage und Telefone
- Monitore, Beamer und Präsentationstechnik, wenn Sie sie verwalten möchten
- sonstige vernetzte Geräte wie Kameras oder Zeiterfassung
Dazu kommen Softwarelizenzen und wichtige Online-Zugänge, etwa für Domain, Website, E-Mail und Cloud-Dienste. Diese können in einer eigenen Liste geführt werden.
Welche Angaben pro Gerät sinnvoll sind
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Inventarnummer | IT-2017-014 |
| Gerätetyp, Hersteller, Modell | Laptop, Hersteller X, Modell Y |
| Seriennummer | vom Typenschild |
| Nutzer bzw. Standort | Vertrieb, Frau Muster / Besprechungsraum |
| Kaufdatum und Lieferant | März 2015, Händler Z |
| Garantie bis | März 2018 |
| Betriebssystem und Version | Windows 10 |
| Verschlüsselung | ja / nein |
| Bemerkungen | Akku schwach, Ersatz 2018 planen |
Fangen Sie lieber mit wenigen Feldern an, die Sie zuverlässig pflegen, als mit dreißig Spalten, die nach zwei Monaten veralten.
Smartphones und Laptops besonders im Blick
Mobile Geräte sind am schwersten zu erfassen, weil sie selten im Büro liegen, und am stärksten gefährdet, weil sie verloren gehen oder gestohlen werden. Notieren Sie bei ihnen zusätzlich, ob eine Bildschirmsperre und Verschlüsselung aktiv sind und ob das Gerät aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden kann. Klären Sie außerdem, ob private Smartphones dienstlich genutzt werden, etwa für E-Mails oder Kundenkontakte. Auch das gehört in die Übersicht, denn dort liegen dann ebenfalls Firmendaten.
So gehen Sie vor
1. Werkzeug wählen
Für kleine Unternehmen bis etwa 20 Arbeitsplätze genügt eine Tabellenkalkulation. Wer mehr Geräte hat, sollte über eine Inventarisierungssoftware nachdenken. Solche Programme lesen Hardware- und Softwaredaten von Rechnern im Netzwerk automatisch aus und sparen viel Tipparbeit. Es gibt sowohl kommerzielle als auch freie Lösungen.
2. Rundgang machen
Gehen Sie mit der Liste durch alle Räume, Lager und Schränke. Sie werden staunen, was in Schubladen liegt: alte Laptops, Smartphones ehemaliger Mitarbeiter, externe Festplatten mit unbekanntem Inhalt. Genau diese Geräte sind ein Risiko, wenn sie Daten enthalten.
3. Geräte kennzeichnen
Kleben Sie auf jedes Gerät einen Aufkleber mit der Inventarnummer. Das erleichtert die Zuordnung bei Störungen, Umzügen und der nächsten Inventur enorm.
4. Mit der Buchhaltung abgleichen
Vergleichen Sie Ihre Liste mit dem Anlagenverzeichnis der Buchhaltung. Geräte, die dort noch geführt werden, aber nicht mehr existieren, sollten ausgebucht werden. Ein Hinweis für die Planung: Für Anschaffungen ab dem 1. Januar 2018 gilt eine höhere Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von 800 Euro netto. Die Details klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
5. Prozesse festlegen
Das Inventar bleibt nur aktuell, wenn klar ist, wer bei Kauf, Ausgabe, Rückgabe und Entsorgung die Liste ändert. Eine Person sollte verantwortlich sein.
Altgeräte richtig ausmustern
Bei der Inventur tauchen fast immer Geräte auf, die niemand mehr braucht. Bevor Sie sie verkaufen, verschenken oder entsorgen:
- Daten sicher löschen, nicht nur Dateien in den Papierkorb verschieben, sondern Datenträger mit geeigneten Werkzeugen überschreiben oder physisch vernichten lassen.
- Geräte aus Verwaltungssystemen, Konten und Lizenzen entfernen.
- Entsorgung über einen zertifizierten Entsorger, mit Nachweis über die Datenvernichtung bei sensiblen Daten.
- Gerät im Inventar als ausgemustert markieren, mit Datum und Verbleib.
Blick nach vorn: Was 2018 und danach ansteht
Nutzen Sie das frische Inventar für die Planung. Notieren Sie Geräte, die älter als fünf Jahre sind oder deren Garantie abläuft. Prüfen Sie die Betriebssysteme: Für Windows 7 endet der erweiterte Support im Januar 2020, für Office 2007 ist er bereits im Oktober dieses Jahres ausgelaufen. Wer jetzt plant, kann die Ablösung in Ruhe über die nächsten Jahre verteilen, statt im letzten Moment alles auf einmal zu ersetzen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihr IT-Inventar aufbauen, eine Inventarisierungssoftware einführen oder Altgeräte sicher ausmustern? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie dabei, von der Bestandsaufnahme bis zur Planung für das neue Jahr. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
