„Unsere Lieferanten kennen wir doch seit Jahren.“ Das stimmt in vielen kleinen Unternehmen, und genau das ist ihr Vorteil. Trotzdem verlangt die ISO 9001 eine nachvollziehbare Lieferantenbewertung. Viele Betriebe reagieren darauf mit komplizierten Formularen, die einmal im Jahr lustlos ausgefüllt werden. Das muss nicht sein. In diesem Beitrag stellen wir ein einfaches Schema vor, das sich in unseren Projekten bewährt hat und mit dem Sie die Anforderungen der Lieferantenbewertung nach ISO 9001 pragmatisch erfüllen.
Was die Norm verlangt
In der ISO 9001:2015 ist das Thema im Abschnitt 8.4 zur Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen geregelt. Die Norm spricht dabei bewusst nicht nur von Lieferanten, sondern von externen Anbietern. Dazu zählen auch Dienstleister, Subunternehmer und ausgelagerte Prozesse, etwa die IT-Betreuung oder die Lohnabrechnung, wenn sie Einfluss auf Ihre Leistung haben.
Gefordert ist im Kern:
- Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festlegen und anwenden
- diese Kriterien an der Fähigkeit des Anbieters ausrichten, Leistungen gemäß Ihren Anforderungen zu erbringen
- die Ergebnisse dieser Tätigkeiten und daraus folgende Maßnahmen als dokumentierte Information aufbewahren
Wie Sie das tun, schreibt die Norm nicht vor. Sie haben also viel Freiheit, eine Methode zu wählen, die zu Ihrer Größe passt.
Schritt 1: Welche Lieferanten bewerten?
Nicht jeder Lieferant ist gleich wichtig. Den Büromaterialversand müssen Sie nicht so genau betrachten wie den Zulieferer Ihres wichtigsten Bauteils. Teilen Sie Ihre Lieferanten deshalb zunächst ein:
- Qualitätsrelevant: Lieferanten und Dienstleister, deren Leistung direkt in Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung einfließt. Diese werden bewertet.
- Nicht qualitätsrelevant: Lieferanten von Verbrauchsmaterial ohne Einfluss auf die Kundenleistung. Diese können Sie aus der formalen Bewertung herausnehmen; begründen Sie das kurz.
Schritt 2: Kriterien und Gewichtung festlegen
Für die meisten kleinen Unternehmen reichen vier bis fünf Kriterien. Ein bewährtes Set:
| Kriterium | Leitfrage | Gewichtung |
|---|---|---|
| Qualität | Entspricht die Lieferung unseren Anforderungen, wie oft gibt es Reklamationen? | 40 % |
| Termintreue | Kommen Lieferungen pünktlich und vollständig? | 25 % |
| Kommunikation | Ist der Lieferant erreichbar, reagiert er auf Rückfragen und Probleme? | 15 % |
| Preis-Leistung | Ist das Preis-Leistungs-Verhältnis angemessen? | 10 % |
| Reklamationsbearbeitung | Wie schnell und kulant werden Probleme gelöst? | 10 % |
Die Gewichtung ist ein Vorschlag. Wenn Termintreue für Sie entscheidend ist, etwa weil Sie just in time produzieren, gewichten Sie sie höher.
Schritt 3: Punkte vergeben
Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer einfachen Skala von 1 bis 3:
- 3 Punkte: erfüllt die Erwartungen voll
- 2 Punkte: erfüllt die Erwartungen mit kleinen Abstrichen
- 1 Punkt: erfüllt die Erwartungen nicht ausreichend
Wo möglich, stützen Sie die Bewertung auf Fakten: Anzahl der Reklamationen, verspätete Lieferungen laut Wareneingang. Wo nicht, genügt die begründete Einschätzung der Mitarbeiter, die mit dem Lieferanten zu tun haben. Eine dreistufige Skala ist bewusst grob, damit sich niemand mit der Frage aufhält, ob es nun eine 7 oder eine 8 von 10 war.
Schritt 4: Gesamtwert berechnen und einstufen
Multiplizieren Sie die Punkte je Kriterium mit der Gewichtung und addieren Sie die Ergebnisse. So erhalten Sie einen Wert zwischen 1,0 und 3,0. Daraus ergibt sich die Einstufung:
| Gesamtwert | Einstufung | Folge |
|---|---|---|
| 2,5 bis 3,0 | A – bevorzugter Lieferant | Zusammenarbeit fortsetzen |
| 1,8 bis unter 2,5 | B – akzeptierter Lieferant | Verbesserungspunkte ansprechen |
| unter 1,8 | C – kritischer Lieferant | Gespräch führen, Maßnahmen vereinbaren, Alternativen prüfen |
Ein Rechenbeispiel
Ein Lieferant erhält für Qualität 3 Punkte, Termintreue 2, Kommunikation 3, Preis-Leistung 2 und Reklamationsbearbeitung 2. Gewichtet ergibt das 3 × 0,40 + 2 × 0,25 + 3 × 0,15 + 2 × 0,10 + 2 × 0,10 = 1,20 + 0,50 + 0,45 + 0,20 + 0,20 = 2,55. Der Lieferant ist ein A-Lieferant. Die Termintreue sprechen Sie beim nächsten Gespräch trotzdem an.
Schritt 5: Handeln und dokumentieren
Die Bewertung ist kein Selbstzweck. Entscheidend ist, was daraus folgt:
- Mit B- und C-Lieferanten sprechen und konkrete Verbesserungen vereinbaren.
- Bei wiederholten C-Bewertungen Alternativen suchen und qualifizieren.
- Bei wichtigen Einzelquellen über einen zweiten Lieferanten nachdenken, auch wenn der erste gut bewertet ist.
- Ergebnisse, Maßnahmen und Termin der nächsten Bewertung festhalten.
Eine Tabellenkalkulation mit einer Zeile pro Lieferant reicht als Dokumentation völlig aus.
Typische Fehler bei der Lieferantenbewertung
- Alle bekommen die Bestnote: Wer aus Höflichkeit nur Dreien vergibt, verschenkt den Nutzen der Bewertung. Ehrlichkeit hilft auch dem Lieferanten.
- Einkauf bewertet allein: Wareneingang, Produktion und Kundendienst wissen oft besser, wie es wirklich läuft.
- Dienstleister vergessen: Subunternehmer, Prüfdienste oder IT-Betreuer gehören ebenfalls dazu, wenn sie Ihre Leistung beeinflussen.
- Keine Rückmeldung: Lieferanten erfahren nichts von ihrer Bewertung. Ein kurzes Feedback verbessert die Zusammenarbeit oft spürbar.
Neue Lieferanten auswählen
Die Norm verlangt nicht nur die laufende Bewertung, sondern auch Kriterien für die Auswahl. Für neue Lieferanten genügt oft eine kurze Checkliste: Referenzen, Probelieferung, Zertifikate falls relevant, Lieferbedingungen, Erreichbarkeit. Nach den ersten Lieferungen läuft der neue Lieferant dann in die reguläre Bewertung.
Wie oft bewerten?
Für die meisten kleinen Unternehmen ist eine jährliche Bewertung angemessen, gut kombinierbar mit der Managementbewertung. Kommt es zwischendurch zu ernsten Problemen, bewerten Sie den betroffenen Lieferanten anlassbezogen neu.
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
