Bei vielen unserer Kunden flattert derzeit Post vom Telefonanbieter ins Haus: Der ISDN-Anschluss wird auf IP-Technik umgestellt. Die Telekom will ihr Netz nach eigener Ankündigung bis Ende 2018 komplett umstellen, andere Anbieter ziehen nach. Damit steht für viele kleine Büros eine Entscheidung an, die sie seit Jahren vor sich hergeschoben haben: Was wird aus der alten Telefonanlage? Eine Option, die immer häufiger genannt wird, ist die Cloud-Telefonanlage. Wir zeigen, was dahintersteckt und für wen sie sich eignet.
Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
Bei einer klassischen Telefonanlage steht ein Kasten im Büro, meist im Technikraum oder unter dem Schreibtisch. Er verbindet die Telefone untereinander und mit dem Anschluss nach draußen. Bei einer Cloud-Telefonanlage, auch virtuelle oder gehostete Telefonanlage genannt, läuft diese Technik im Rechenzentrum eines Anbieters. Im Büro stehen nur noch IP-Telefone, die über das Internet mit der Anlage verbunden sind. Statt die Anlage zu kaufen, zahlen Sie eine monatliche Gebühr, meist pro Nebenstelle oder Benutzer.
Die Vorteile einer Cloud-Telefonanlage
- Keine Investition in Hardware: Es entfällt der Kauf einer Anlage. Sie brauchen nur geeignete Telefone, die oft auch gemietet werden können.
- Flexibel wachsen: Neue Mitarbeiter bekommen in wenigen Minuten eine Nebenstelle, ohne dass ein Techniker kommen muss.
- Ortsunabhängig: Die Durchwahl funktioniert im Büro, im Homeoffice und per App auf dem Smartphone. Für Teams mit Außendienst oder mehreren Standorten ist das ein großer Gewinn.
- Komfortfunktionen inklusive: Warteschleifen, Sammelrufnummern, Zeitsteuerung, Anrufbeantworter per E-Mail und Konferenzen sind meist enthalten und lassen sich über eine Weboberfläche selbst einstellen.
- Wartung beim Anbieter: Updates und Sicherheitspatches der Anlage übernimmt der Anbieter.
- Zukunftssicher in Bezug auf ISDN: Die Cloud-Telefonanlage ist von Haus aus auf IP-Technik ausgelegt.
Die Nachteile und Risiken
- Abhängigkeit vom Internet: Fällt die Internetverbindung aus, fällt auch das Telefon aus. Eine Rufumleitung auf Mobiltelefone, die beim Anbieter eingestellt wird, mildert das ab.
- Stromausfall: Ohne Strom kein Router und kein IP-Telefon. Bei ISDN funktionierte das Telefonieren oft noch über die Leitung. Prüfen Sie, ob eine kleine USV für Router und Switch sinnvoll ist.
- Laufende Kosten: Über viele Jahre gerechnet kann die monatliche Gebühr teurer sein als eine gekaufte Anlage. Rechnen Sie über mindestens fünf Jahre.
- Sprachqualität hängt vom Netz ab: Ist die Leitung ausgelastet, etwa durch große Uploads, leidet das Gespräch. Abhilfe schafft eine Priorisierung im Router.
- Datenschutz: Verbindungsdaten und Sprachnachrichten liegen beim Anbieter. Achten Sie auf einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung und Rechenzentren in Deutschland oder der EU.
- Bindung an den Anbieter: Prüfen Sie, ob Sie Ihre Rufnummern bei einem Wechsel mitnehmen können.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Anlage im Büro | Cloud-Telefonanlage |
|---|---|---|
| Anschaffung | hoch | gering |
| Monatliche Kosten | gering (Wartung optional) | pro Nebenstelle |
| Änderungen | oft per Techniker | selbst per Weboberfläche |
| Homeoffice und Mobil | je nach Anlage möglich | in der Regel integriert |
| Ausfall Internet | interne Gespräche laufen weiter | Umleitung nötig |
| Wartung und Updates | eigene Verantwortung | beim Anbieter |
Voraussetzungen im Büro
Internetanschluss
Jedes gleichzeitige Gespräch braucht Bandbreite in beide Richtungen, als grobe Orientierung rund 100 kbit/s pro Gespräch. Entscheidend ist meist der Upload, der bei vielen Anschlüssen deutlich kleiner ist als der Download. Für ein Büro mit vier gleichzeitigen Gesprächen und normalem Datenverkehr ist ein solider Anschluss Pflicht. Noch wichtiger als die reine Geschwindigkeit ist eine stabile Verbindung ohne Aussetzer.
Netzwerk
IP-Telefone brauchen eine Netzwerkdose oder einen Anschluss am Switch. Wer neu verkabelt, sollte an Switches mit Stromversorgung über das Netzwerkkabel (PoE) denken. Dann brauchen die Telefone kein eigenes Netzteil.
Sonderfälle
Prüfen Sie vor dem Umstieg alle Geräte, die bisher am ISDN-Anschluss hängen: Faxgerät, Alarmanlage, Aufzugsnotruf, Kartenterminal, Frankiermaschine. Nicht alle funktionieren problemlos über IP. Hier lohnt sich die Abstimmung mit dem jeweiligen Hersteller oder Dienstleister.
Für wen eignet sich eine Cloud-Telefonanlage?
Nach unserer Erfahrung passt sie besonders gut zu:
- kleinen Büros mit zwei bis etwa 20 Arbeitsplätzen
- Teams mit Außendienst, Homeoffice oder mehreren Standorten
- Unternehmen, die wachsen oder saisonal schwanken
- Gründern, die keine Investition in Technik binden wollen
Weniger geeignet ist sie bei schlechter Internetanbindung am Standort, bei sehr vielen gleichzeitigen Gesprächen, etwa in Callcentern, oder wenn spezielle Geräte zwingend einen klassischen Anschluss brauchen.
Checkliste vor dem Umstieg
- Liste aller Rufnummern, Durchwahlen und Sammelnummern erstellt
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist des bisherigen Anschlusses geprüft
- Upload-Geschwindigkeit und Stabilität des Internetanschlusses gemessen
- Alle Sondergeräte am ISDN-Anschluss erfasst und mit den Herstellern geklärt
- Rufumleitung für den Fall eines Internetausfalls festgelegt
- Rufnummernmitnahme mit dem neuen Anbieter vereinbart
- Termin für die Umstellung außerhalb der Hauptgeschäftszeit geplant
- Kurze Einweisung für alle Mitarbeiter in Telefone und App eingeplant
Unser Fazit
Die ISDN-Umstellung ist kein Grund zur Panik, aber ein guter Anlass, die Telefonie grundsätzlich zu überdenken. Eine Cloud-Telefonanlage ist für viele kleine Büros eine moderne, flexible Lösung. Entscheidend ist eine ehrliche Prüfung von Internetanschluss, Sonderfällen und Kosten über mehrere Jahre. Wer das vorher macht, erlebt beim Umstieg keine bösen Überraschungen.
Wir helfen Ihnen gerne
Ihr ISDN-Anschluss wird umgestellt, und Sie wissen nicht, ob Sie eine neue Anlage kaufen oder in die Cloud wechseln sollen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihren Anschluss, Ihre Geräte und Ihre Anforderungen und begleitet Sie beim Umstieg. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
