Im Dezember wird in vielen Unternehmen Inventur gemacht, Budgets werden geplant, Rechnungen gesammelt. Ein Bereich bleibt dabei oft außen vor: die IT. Dabei schlummern gerade dort Kosten und Risiken. Wer seine IT-Lizenzen verwalten will, braucht kein teures Spezialprogramm, sondern einen Nachmittag, eine Tabelle und die Bereitschaft, ein paar Ordner und E-Mail-Postfächer zu durchsuchen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie vorgehen.
Warum sich der Blick zum Jahresende lohnt
Bei unseren Kunden finden wir bei solchen Durchsichten regelmäßig drei Dinge:
- Bezahlte, aber ungenutzte Lizenzen: Abonnements für ausgeschiedene Mitarbeiter, doppelte Programme, Testversionen, die stillschweigend in kostenpflichtige Verträge übergegangen sind.
- Fehlende Lizenzen: Software, die auf mehr Rechnern läuft, als gekauft wurde. Das ist kein Kavaliersdelikt, sondern eine Urheberrechtsverletzung, und bei einer Prüfung durch den Hersteller wird es teuer.
- Abgelaufene Garantien und Verträge: Server und Firewall ohne Herstellergarantie, Wartungsverträge, die sich automatisch verlängert haben, obwohl das Gerät längst ausgemustert ist.
Zum Jahresende kommt ein praktischer Grund dazu: Viele Verträge laufen kalenderjährlich und haben Kündigungsfristen zum Quartals- oder Jahresende. Und wer im neuen Jahr investieren will, sollte jetzt wissen, was ansteht.
Schritt für Schritt: IT-Lizenzen verwalten in einem Nachmittag
1. Alles an einem Ort sammeln
Legen Sie eine einfache Tabelle an. Eine Tabellenkalkulation reicht für die meisten kleinen Unternehmen völlig aus. Sammeln Sie dafür Rechnungen, Lizenzschlüssel, Bestätigungs-E-Mails und Zugangsdaten zu Herstellerportalen. Suchen Sie im Postfach nach Begriffen wie „Lizenz“, „Abonnement“, „Verlängerung“ oder „Renewal“.
2. Die Spalten festlegen
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Produkt und Version | Office-Paket, Version 2013 |
| Lizenzart | Kauflizenz, Abonnement, Volumenlizenz |
| Anzahl | 5 Arbeitsplätze |
| Installiert auf / zugewiesen an | Rechnernamen oder Benutzer |
| Nachweis | Rechnung vom …, Ablageort |
| Laufzeit und Kündigungsfrist | jährlich, 3 Monate zum Laufzeitende |
| Kosten | einmalig oder pro Monat/Jahr |
| Ansprechpartner | Händler, Hersteller, interner Verantwortlicher |
3. Mit der Realität abgleichen
Prüfen Sie, was tatsächlich installiert ist. In kleineren Netzen geht das per Rundgang oder Fernwartung, in größeren Umgebungen helfen Inventarisierungswerkzeuge, die installierte Software automatisch auslesen. Vergleichen Sie: Wo ist mehr installiert als gekauft? Wo wird bezahlt, aber nichts genutzt?
4. Abonnements und Benutzerkonten bereinigen
Gerade bei Mietsoftware pro Benutzer lohnt sich der Blick auf die Konten: Ausgeschiedene Mitarbeiter, Praktikanten vom Sommer, Testkonten. Jedes nicht benötigte Konto kostet Monat für Monat Geld.
Garantien und Wartungsverträge prüfen
Neben der Software gehört die Hardware in die Durchsicht. Notieren Sie für Server, Netzwerkgeräte, Firewall, USV und wichtige Arbeitsplätze:
- Kaufdatum und Ende der Herstellergarantie
- bestehende Garantieerweiterungen oder Vor-Ort-Service
- Wartungs- und Supportverträge mit Laufzeit, Leistung und Kündigungsfrist
- Lizenzen für Sicherheitsfunktionen, etwa Virenschutz oder Filterdienste der Firewall
Besonders tückisch sind Sicherheitslizenzen: Läuft das Abonnement für Virenschutz oder Firewall-Updates ab, arbeitet das Gerät oft weiter, aber ohne aktuelle Signaturen. Das merkt im Alltag niemand, bis es zu spät ist.
Support-Enden im Blick behalten
Software bekommt nicht ewig Sicherheitsupdates. Für die Planung 2017 und darüber hinaus sind einige Termine bereits bekannt:
- Windows Vista und Exchange Server 2007: Ende des erweiterten Supports im April 2017
- Office 2007: Ende des erweiterten Supports im Oktober 2017
- Windows 7 sowie Windows Server 2008 und 2008 R2: Ende des erweiterten Supports im Januar 2020
Wer noch Rechner mit Vista oder ein Office 2007 im Einsatz hat, sollte die Ablösung jetzt ins Budget für das kommende Jahr aufnehmen. Ohne Sicherheitsupdates werden diese Systeme zum Einfallstor.
Ein Wort zu gebrauchter Software
Gebrauchte Lizenzen können eine Möglichkeit sein, Kosten zu senken. Der Europäische Gerichtshof hat den Weiterverkauf von Softwarelizenzen 2012 unter bestimmten Bedingungen grundsätzlich für zulässig erklärt. Wichtig ist eine lückenlose Dokumentation, dass die Lizenz beim Vorbesitzer nicht mehr genutzt wird. Lassen Sie sich die Nachweise vollständig geben und prüfen Sie den Händler sorgfältig.
Zuständigkeit klären: Wer kümmert sich das Jahr über?
Eine Lizenzliste ist nur so gut wie ihre Pflege. In vielen kleinen Betrieben kauft mal die Geschäftsführung, mal die Buchhaltung, mal ein technikaffiner Kollege Software ein. Am Ende weiß niemand, wer was bestellt hat. Legen Sie deshalb fest:
- Wer darf Software und Abonnements bestellen?
- Wer trägt neue Lizenzen in die Liste ein und legt die Nachweise ab?
- Wer wird bei Ein- und Austritten von Mitarbeitern informiert, damit Konten angelegt oder gekündigt werden?
Es muss keine eigene Stelle sein. Oft reicht eine Person, die zweimal im Jahr eine Stunde für die Lizenzverwaltung einplant, plus eine klare Regel, dass Bestellungen über sie laufen.
Checkliste für den Jahresabschluss in der IT
- Lizenztabelle angelegt oder aktualisiert
- Installierte Software mit gekauften Lizenzen abgeglichen
- Ungenutzte Abonnements und Benutzerkonten gekündigt
- Garantien und Wartungsverträge mit Enddatum erfasst
- Kündigungsfristen im Kalender eingetragen
- Sicherheitslizenzen (Virenschutz, Firewall) auf Laufzeit geprüft
- Systeme mit absehbarem Support-Ende für das Budget notiert
- Ablageort für Lizenznachweise festgelegt und gesichert
Unsere Erfahrung: Wer das einmal ordentlich macht, braucht im Folgejahr nur noch eine Stunde für die Aktualisierung. Und die eingesparten Abonnements zahlen den Nachmittag oft mehrfach zurück.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre Lizenzen und Verträge einmal gründlich durchsehen lassen oder brauchen eine Übersicht, welche Systeme im kommenden Jahr ersetzt werden sollten? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie dabei. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
