Nach jahrelanger Vorarbeit ist sie da: Im September 2015 hat die ISO die überarbeitete Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015 veröffentlicht. Die deutsche Fassung als DIN EN ISO 9001 wird in diesen Wochen erwartet. Für die vielen tausend zertifizierten Unternehmen in Deutschland stellt sich jetzt die Frage: Was ändert sich, und wie viel Arbeit kommt auf uns zu? Wir haben die wichtigsten Änderungen der ISO 9001:2015 zusammengefasst und geben eine ehrliche Einschätzung.
Keine Panik: Die Übergangsfrist
Zuerst die beruhigende Nachricht. Zertifikate nach der bisherigen ISO 9001:2008 bleiben nicht ewig, aber noch eine ganze Weile gültig. Es gilt eine Übergangsfrist von drei Jahren ab Veröffentlichung, also bis September 2018. Bis dahin muss die Umstellung durch ein Audit nach der neuen Norm bestätigt sein. Wer klug plant, verbindet die Umstellung mit einem ohnehin anstehenden Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit.
Die neue Struktur: zehn Kapitel für alle Managementnormen
Die auffälligste Änderung ist der Aufbau. Die ISO 9001:2015 folgt der sogenannten High Level Structure, einer gemeinsamen Grundstruktur, die künftig für alle ISO-Managementsystemnormen gelten soll, etwa auch für die Umweltnorm ISO 14001, deren Revision ebenfalls in diesem Jahr erschienen ist. Wer mehrere Systeme betreibt, kann sie damit leichter zusammenführen.
| Kapitel | Inhalt |
|---|---|
| 1 bis 3 | Anwendungsbereich, Verweisungen, Begriffe |
| 4 | Kontext der Organisation |
| 5 | Führung |
| 6 | Planung (inklusive Risiken und Chancen) |
| 7 | Unterstützung (Ressourcen, Kompetenz, Kommunikation, dokumentierte Information) |
| 8 | Betrieb |
| 9 | Bewertung der Leistung (Überwachung, internes Audit, Managementbewertung) |
| 10 | Verbesserung |
Wichtig: Sie müssen Ihre Dokumentation nicht nach dieser Kapitelstruktur umbauen. Die Norm verlangt das ausdrücklich nicht. Viele Unternehmen behalten ihre bewährte Gliederung und ergänzen lediglich eine Zuordnungstabelle.
Die wichtigsten inhaltlichen Änderungen
Kontext der Organisation und interessierte Parteien
Neu ist, dass Sie sich systematisch mit Ihrem Umfeld beschäftigen: Welche internen und externen Themen beeinflussen Ihr Unternehmen? Wer sind die interessierten Parteien, also Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden, Eigentümer, und was erwarten sie? Das klingt theoretisch, ist in der Praxis aber oft eine aufschlussreiche Übung für die Geschäftsführung.
Risikobasiertes Denken
Die bisherigen Vorbeugungsmaßnahmen gehen in einem breiteren Ansatz auf: Sie sollen Risiken und Chancen bestimmen, die Ihre Ergebnisse beeinflussen können, und Maßnahmen planen. Ein formales Risikomanagement nach einer bestimmten Methode wird nicht verlangt. Entscheidend ist, dass Sie nachvollziehbar zeigen, wie Sie Risiken und Chancen berücksichtigen.
Stärkere Rolle der obersten Leitung
Die Geschäftsführung muss stärker als bisher zeigen, dass sie Verantwortung für das Qualitätsmanagement übernimmt. Die Funktion des Qualitätsmanagementbeauftragten wird in der Norm nicht mehr ausdrücklich gefordert. Viele Unternehmen werden die Rolle trotzdem behalten, denn jemand muss sich ja kümmern. Delegieren lässt sich die Arbeit, die Verantwortung aber nicht mehr.
Dokumentierte Information statt Handbuch und Verfahrensanweisungen
Die Begriffe „Dokument“ und „Aufzeichnung“ werden durch „dokumentierte Information“ ersetzt. Ein QM-Handbuch und die bisher geforderten dokumentierten Verfahren sind nicht mehr ausdrücklich vorgeschrieben. Das ist eine Chance, Papier abzubauen, aber kein Freibrief, alles abzuschaffen. Was Sie zur Steuerung Ihrer Prozesse brauchen, bleibt nötig.
Wissen der Organisation
Neu ist eine Anforderung an das Wissen, das für Ihre Prozesse nötig ist. Wie stellen Sie sicher, dass Erfahrung nicht verloren geht, wenn langjährige Mitarbeiter in Rente gehen? Gerade im Mittelstand ist das eine sehr praktische Frage.
Produkte und Dienstleistungen
Die Norm spricht konsequent von „Produkten und Dienstleistungen“ statt nur von „Produkten“. Dienstleister finden sich darin leichter wieder. Aus der Beschaffung wird die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen, was auch ausgelagerte Tätigkeiten umfasst.
Was bleibt gleich?
Bei aller Neuerung: Der Kern der Norm ist derselbe geblieben. Es geht weiterhin darum, Kundenanforderungen zuverlässig zu erfüllen und sich kontinuierlich zu verbessern. Vieles, was Sie heute schon tun, findet sich in der neuen Struktur wieder:
- Der prozessorientierte Ansatz und der Kreislauf aus Planen, Umsetzen, Prüfen und Handeln.
- Qualitätspolitik und messbare Qualitätsziele.
- Internes Audit und Managementbewertung.
- Der Umgang mit Fehlern, Reklamationen und Korrekturmaßnahmen.
- Die Bewertung und Auswahl von Lieferanten.
Ein gut gelebtes System nach der ISO 9001:2008 ist deshalb eine solide Basis. Die Umstellung bedeutet in den meisten Fällen Ergänzung und Entrümpelung, keinen Neuaufbau.
Fahrplan für die Umstellung
- Norm beschaffen und die Verantwortlichen schulen.
- Abweichungsanalyse: Was erfüllt unser System schon, wo gibt es Lücken?
- Kontext, interessierte Parteien sowie Risiken und Chancen erarbeiten, am besten in einem Workshop mit der Geschäftsführung.
- Dokumentation anpassen, Überflüssiges streichen.
- Internes Audit nach der neuen Norm durchführen.
- Mit der Zertifizierungsstelle den Termin für das Umstellungsaudit abstimmen.
Unser Tipp: Warten Sie nicht bis 2018. Wenn alle gleichzeitig umstellen wollen, werden Auditoren und Termine knapp. Und planen Sie für die Umstellung bei der Zertifizierungsstelle gegebenenfalls etwas mehr Audit-Zeit ein, fragen Sie dort frühzeitig nach.
Unsere Einschätzung
Die ISO 9001:2015 ist moderner, weniger bürokratisch und stärker an der Unternehmensführung ausgerichtet. Für Unternehmen, die ihr QM-System bisher als lästige Pflicht für den Ordner im Regal gesehen haben, ist die Revision eine gute Gelegenheit, es zu einem echten Führungswerkzeug zu machen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihr Qualitätsmanagement auf die ISO 9001:2015 umstellen? Die Mittelstandsoptimierer begleiten Sie von der Abweichungsanalyse bis zum Audit. Für die Zertifizierungsberatung steht Ihnen zusätzlich Successplan zur Seite. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
