Sie haben ein gutes Weiterbildungsangebot, die Nachfrage ist da, und dann kommt die Frage der Interessenten: „Kann ich das über einen Bildungsgutschein machen?“ Wer diese Frage mit Ja beantworten will, braucht eine AZAV-Zertifizierung. Für viele Bildungsanbieter, Coaches und Akademien ist sie der Schlüssel zu einem großen Teil des Marktes. Wir erklären, wie der Weg zum zugelassenen Träger abläuft, welche Anforderungen gelten und wie Sie typische Stolpersteine vermeiden.
Was ist die AZAV?
AZAV steht für die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Sie regelt seit 2012, unter welchen Voraussetzungen Bildungsträger und ihre Maßnahmen von der Bundesagentur für Arbeit und den Jobcentern gefördert werden dürfen. Die Zulassung erteilen nicht die Arbeitsagenturen selbst, sondern sogenannte fachkundige Stellen. Das sind Zertifizierungsstellen, die dafür von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zugelassen sind.
Gefördert wird zum Beispiel über den Bildungsgutschein für berufliche Weiterbildung oder den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) für Coaching und Maßnahmen zur beruflichen Eingliederung.
Zwei Stufen: Träger und Maßnahme
| Trägerzulassung | Maßnahmenzulassung | |
|---|---|---|
| Was wird geprüft? | Das Unternehmen als Ganzes | Jedes einzelne Kurs- oder Coachingangebot |
| Schwerpunkte | Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Qualitätsmanagement, Personal, Räume | Inhalt, Dauer, Methodik, Kosten, Eignung für die Zielgruppe |
| Gültigkeit | höchstens fünf Jahre, mit jährlicher Überwachung | gebunden an die Trägerzulassung |
Die Trägerzulassung gilt für bestimmte Fachbereiche. Die AZAV unterscheidet sechs davon:
- Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung
- Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung
- Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung
- Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben
- Transfermaßnahmen
- Ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung
Überlegen Sie vorab genau, welche Fachbereiche Sie wirklich brauchen. Ein Coaching-Anbieter landet meist im ersten, eine Weiterbildungsakademie im dritten Bereich.
Die wichtigsten Anforderungen an Bildungsträger
- Qualitätsmanagementsystem: Ein dokumentiertes System zur Sicherung der Qualität ist Pflicht. Es muss nicht zwingend nach ISO 9001 zertifiziert sein, orientiert sich in der Praxis aber oft daran.
- Finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweise, dass der Träger wirtschaftlich stabil ist, etwa durch Bescheinigungen von Steuerberater oder Bank.
- Zuverlässigkeit: Unter anderem Auskünfte aus Gewerbezentralregister und Führungszeugnisse der Verantwortlichen.
- Qualifiziertes Personal: Lehrkräfte und Coaches mit passender fachlicher und pädagogischer Qualifikation, belegt durch Nachweise.
- Geeignete Räume und Ausstattung: Auch bei Online-Angeboten gelten Anforderungen an Technik und Betreuung.
- Erfolgsbeobachtung: Der Träger muss erfassen, wie erfolgreich Teilnehmende nach der Maßnahme sind, etwa durch Verbleibsquoten.
- Beteiligung der Teilnehmenden: Befragungen, Beschwerdemanagement und Auswertung gehören dazu.
Die Sache mit den Kosten
Die Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht jährlich Bundes-Durchschnittskostensätze für verschiedene Maßnahmearten. Daran misst die fachkundige Stelle Ihre Kalkulation. Liegen Ihre Kosten in einem bestimmten Umfang darüber, ist zusätzlich die Zustimmung der Bundesagentur erforderlich. Eine plausible, nachvollziehbare Kalkulation ist deshalb ein zentraler Teil des Antrags.
Der Ablauf der AZAV-Zertifizierung in sechs Schritten
- Vorbereitung: Fachbereiche festlegen, Angebot konzipieren, vorhandene Unterlagen sichten.
- QM-Dokumentation aufbauen: Handbuch oder Prozessbeschreibungen, Leitbild, Verfahren für Beschwerden, Evaluation, Personalentwicklung und Kooperation mit Arbeitsmarktpartnern.
- Maßnahmen beschreiben: Für jede Maßnahme Ziele, Inhalte, Dauer, Unterrichtseinheiten, Methoden, Lernerfolgskontrolle und Kalkulation.
- Fachkundige Stelle auswählen: Angebote einholen, auf Erfahrung mit Ihrer Art von Maßnahmen achten.
- Audit: Prüfung der Unterlagen und Begutachtung vor Ort. Bei Abweichungen bekommen Sie Gelegenheit zur Nachbesserung.
- Zulassung und Überwachung: Nach der Zulassung folgen jährliche Überwachungsaudits, neue Maßnahmen werden laufend nachzertifiziert.
Typische Stolpersteine
- Die Maßnahmebeschreibung ist zu allgemein, Lernziele und Inhalte passen nicht zur Stundenzahl.
- Qualifikationsnachweise der Dozenten fehlen oder sind lückenhaft.
- Die Kalkulation ist nicht nachvollziehbar oder deutlich über dem Durchschnittskostensatz ohne Begründung.
- Das QM-System existiert nur auf Papier, Evaluationen werden nicht ausgewertet.
- Der Zeitbedarf wird unterschätzt, gerade wenn parallel der Kursbetrieb läuft.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Weg zur Zulassung?
Das hängt vor allem davon ab, wie viel schon vorhanden ist. Ein Träger mit eingeführtem Qualitätsmanagement und gut dokumentierten Kursen ist deutlich schneller als jemand, der bei null beginnt. Den größten Teil der Zeit brauchen erfahrungsgemäß die Maßnahmenbeschreibungen und das Zusammentragen von Nachweisen. Planen Sie zusätzlich die Terminvorläufe der fachkundigen Stelle ein.
Brauche ich zusätzlich eine ISO 9001-Zertifizierung?
Nein, die AZAV verlangt ein Qualitätsmanagementsystem, aber kein separates ISO-Zertifikat. Viele Träger kombinieren beides trotzdem, weil sich die Anforderungen stark überschneiden und ein ISO-Zertifikat auch bei Firmenkunden hilft. Die Audits lassen sich oft zusammenlegen.
Können auch Online-Kurse zugelassen werden?
Ja, auch Maßnahmen im virtuellen Klassenzimmer oder in gemischten Formaten können zugelassen werden. Die fachkundige Stelle schaut dann genau auf Betreuung, Anwesenheitskontrolle, technische Ausstattung und die Erreichbarkeit der Lehrkräfte.
Was passiert, wenn ich eine Maßnahme ändere?
Wesentliche Änderungen an Inhalt, Dauer oder Kosten müssen in der Regel neu zugelassen werden. Kleinere Anpassungen sollten Sie mit Ihrer fachkundigen Stelle abstimmen, bevor Sie sie umsetzen.
Lohnt sich die AZAV-Zertifizierung?
Für Anbieter, deren Zielgruppe Arbeitsuchende, Menschen in beruflicher Neuorientierung oder von Arbeitslosigkeit Bedrohte sind, ist die Frage eigentlich schon beantwortet: Ohne Zulassung bleibt ein großer Teil der Interessenten außen vor. Für die Planung gilt: Rechnen Sie neben den Kosten für die fachkundige Stelle auch Ihre eigene Zeit für Dokumentation und laufende Qualitätsarbeit ein. Ein schlankes, gut gepflegtes System macht die jährlichen Audits zur Routine statt zum Stresstest.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten zugelassener Bildungsträger werden oder neue Maßnahmen nach AZAV zertifizieren lassen? Successplan begleitet Sie von der Konzeption über die QM-Dokumentation und die Maßnahmenbeschreibungen bis zum Audit bei der fachkundigen Stelle. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
