Seit dem 2. Februar 2025 ist es offiziell: Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen dafür sorgen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. So steht es in Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung, auch AI Act genannt. Seitdem erreichen uns Fragen wie: Ist eine KI-Kompetenz-Schulung jetzt Pflicht? Brauchen alle ein Zertifikat? Und was passiert, wenn wir nichts tun? Wir ordnen ein, was der Artikel tatsächlich verlangt.
Was steht in Artikel 4?
Der Artikel ist kurz. Sinngemäß heißt es dort: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung und der Einsatzkontext zu berücksichtigen, ebenso die Personen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen.
Unter KI-Kompetenz versteht die Verordnung die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken sowie möglicher Schäden bewusst zu sein.
Wen betrifft die KI-Kompetenz-Pflicht?
Die Verordnung unterscheidet unter anderem zwischen Anbietern, die KI-Systeme entwickeln oder in Verkehr bringen, und Betreibern, die sie in eigener Verantwortung nutzen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist die zweite Rolle entscheidend: Wer im Betrieb einen KI-Chatbot, ein KI-gestütztes Übersetzungswerkzeug, eine automatische Belegerkennung oder eine KI-Funktion in der Bürosoftware einsetzt, ist Betreiber. Eine Mindestgröße gibt es nicht. Ausgenommen ist im Wesentlichen nur die rein private, nicht berufliche Nutzung.
Beachten Sie auch die Formulierung „und andere Personen, die in ihrem Auftrag“ tätig sind. Gemeint sind nicht nur die eigenen Angestellten, sondern auch Zeitarbeitskräfte, freie Mitarbeitende oder Dienstleister, die in Ihrem Namen mit KI-Systemen arbeiten. Wer zum Beispiel eine externe Agentur Social-Media-Beiträge mit KI erstellen lässt, sollte sich zumindest vergewissern, dass dort entsprechendes Wissen vorhanden ist, und das idealerweise im Vertrag festhalten.
Was Artikel 4 nicht verlangt
Rund um die neue Pflicht kursieren einige Missverständnisse. Deshalb eine klare Abgrenzung:
| Behauptung | Einordnung |
|---|---|
| „Jeder Mitarbeiter braucht ein Zertifikat.“ | Nein. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Zertifikat und keine Prüfung vor. |
| „Es gibt eine vorgeschriebene Stundenzahl.“ | Nein. Umfang und Inhalt richten sich nach Rolle, Vorwissen und Einsatzzweck. |
| „Alle müssen das Gleiche lernen.“ | Nein. Die Buchhaltung braucht anderes Wissen als die Person, die KI für Bewerbungen einsetzt. |
| „Ein einmaliger Vortrag reicht für immer.“ | Eher nicht. KI-Werkzeuge ändern sich schnell, das Wissen sollte mitwachsen. |
| „Wenn wir KI verbieten, sind wir raus.“ | Nur, wenn das Verbot auch eingehalten wird und KI-Funktionen nicht ohnehin in genutzter Software stecken. |
Und wenn wir nichts tun?
Artikel 4 enthält selbst keinen eigenen Bußgeldbetrag. Die Regeln zu Sanktionen legen die Mitgliedstaaten fest, und welche Behörde in Deutschland die Aufsicht über die KI-Verordnung übernimmt, ist gesetzlich noch nicht abschließend geregelt. Das heißt aber nicht, dass die Pflicht folgenlos ist. Wenn durch unsachgemäßen KI-Einsatz ein Schaden entsteht, etwa ein falscher Vertragstext, eine Datenschutzverletzung oder eine diskriminierende Entscheidung, wird die Frage gestellt werden, ob das Unternehmen seine Leute ausreichend befähigt hat. Eine dokumentierte Schulung ist dann ein wichtiger Nachweis.
Was eine sinnvolle Schulung enthalten sollte
Statt einer Pflichtveranstaltung, die alle absitzen, empfehlen wir einen praxisnahen Ansatz in drei Ebenen:
- Grundlagen für alle: Wie funktionieren KI-Sprachmodelle grob? Warum erfinden sie manchmal Fakten? Welche Daten dürfen eingegeben werden, welche nicht? Wie prüfe ich Ergebnisse?
- Rollenbezogen: Konkrete Anwendungsfälle in der jeweiligen Abteilung, etwa Kundenservice, Marketing, Personal oder Buchhaltung. Was geht gut, wo sind die Grenzen?
- Für Verantwortliche: Rechtlicher Rahmen aus KI-Verordnung, DSGVO und Urheberrecht, Auswahl von Werkzeugen, interne Regeln, Umgang mit Fehlern.
Wichtig ist, dass die Inhalte zum Einsatz im eigenen Betrieb passen. Eine allgemeine Einführung ohne Bezug zu den Werkzeugen, die Ihr Team tatsächlich nutzt, bringt wenig.
Checkliste: In fünf Schritten zur KI-Kompetenz
- Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme und KI-Funktionen werden im Betrieb genutzt, offiziell und inoffiziell?
- Rollen klären: Wer nutzt was, wofür und mit welchen Daten?
- Regeln festlegen: Eine kurze KI-Richtlinie mit freigegebenen Werkzeugen und klaren Grenzen.
- Schulen: Grundlagen für alle, Vertiefung nach Rolle.
- Dokumentieren und wiederholen: Teilnahme, Inhalte und Datum festhalten, Wissen regelmäßig auffrischen.
Verbote gelten ebenfalls seit dem 2. Februar
Zeitgleich mit Artikel 4 sind auch die Verbote bestimmter KI-Praktiken in Kraft getreten. Dazu gehören etwa manipulative Techniken, Social Scoring oder die Emotionserkennung am Arbeitsplatz, von eng begrenzten Ausnahmen abgesehen. Für die meisten Mittelständler sind diese Verbote kein Alltagsthema. Es schadet aber nicht, bei der Bestandsaufnahme einmal zu prüfen, ob eine eingesetzte Software Funktionen in diese Richtung hat. Weitere Pflichten, etwa für Hochrisiko-Systeme und für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck, folgen in den nächsten Jahren schrittweise.
Unsere Einschätzung
Artikel 4 ist keine Bürokratiekeule, sondern eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Wer ein mächtiges Werkzeug einsetzt, sollte wissen, wie es funktioniert und wo die Fallstricke liegen. Unternehmen, die ihre Teams gut schulen, profitieren doppelt. Sie erfüllen die Pflicht und holen gleichzeitig deutlich mehr aus der Technik heraus.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihr Team fit für den Einsatz von KI machen und die Pflicht aus Artikel 4 sauber erfüllen? Die Beratung der Mittelstandsoptimierer macht mit Ihnen die Bestandsaufnahme, erstellt Ihre KI-Richtlinie und schult Ihre Beschäftigten praxisnah, abgestimmt auf die Werkzeuge, die Sie wirklich nutzen. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
