In gut fünf Wochen ist es so weit: Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Das gilt unabhängig von Größe und Branche, also auch für den Handwerksbetrieb mit drei Leuten und für Kleinunternehmer. Viele unserer Kunden haben das Thema bisher vor sich hergeschoben, weil das Versenden erst später Pflicht wird. Damit Sie zum Jahreswechsel keine bösen Überraschungen erleben, zeigen wir hier, wie Sie die E-Rechnung empfangen und sauber verarbeiten.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom Frühjahr 2024, die Details hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 erläutert. Entscheidend ist: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Daten stecken in einer XML-Datei.
| Format | E-Rechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| XRechnung | Ja | Reine XML-Datei, ohne Software nicht lesbar für Menschen |
| ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL) | Ja | PDF mit eingebetteter XML-Datei, sieht aus wie eine normale Rechnung |
| Einfaches PDF per E-Mail | Nein | Gilt ab 2025 als „sonstige Rechnung“ |
| Papierrechnung | Nein | Ebenfalls „sonstige Rechnung“ |
Wichtig für ZUGFeRD: Maßgeblich ist der XML-Teil, nicht das, was im PDF zu sehen ist. Wenn sich beides widerspricht, gilt die XML-Datei.
Welche Übergangsfristen gelten?
Das Gute zuerst: Beim Versand gibt es Übergangsregeln. Nur beim Empfang nicht.
- Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschickt werden.
- Bis Ende 2027: Gleiches gilt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Außerdem bleibt EDI-Verfahren unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
- Ab 2028: Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung verschickt werden.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
So stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können
1. Eine Empfangsadresse festlegen
Für den Empfang genügt laut BMF grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen also kein Portal und keine teure Speziallösung. Sinnvoll ist eine eigene Adresse, etwa rechnung@ oder buchhaltung@ Ihrer Domain, die Sie Ihren Lieferanten mitteilen. So landen Rechnungen nicht im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters, der gerade im Urlaub ist.
2. Die Rechnung lesbar machen
Eine XRechnung ist für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar. Sie brauchen ein Programm, das die XML-Datei in eine verständliche Ansicht umwandelt. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme können das bereits oder bekommen zum Jahreswechsel ein Update. Für den Übergang gibt es auch kostenlose Anzeigeprogramme. Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihre Version E-Rechnungen einlesen kann.
3. Den Prozess anpassen
Wer heute Rechnungen ausdruckt, abzeichnet und abheftet, muss umdenken. Die XML-Datei ist das Original. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie und ersetzt das Original nicht.
4. Richtig archivieren
E-Rechnungen müssen im Originalformat, also mit der XML-Datei, unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden. Ein normaler Ordner auf dem Netzlaufwerk, in dem jeder Dateien umbenennen oder löschen kann, reicht dafür nicht. Ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem ist die saubere Lösung.
5. Den Steuerberater einbinden
Sprechen Sie mit Ihrer Kanzlei darüber, wie die E-Rechnungen künftig übergeben werden. Viele Kanzleien arbeiten mit Plattformen, in die Belege direkt hochgeladen werden.
Checkliste bis zum Jahreswechsel
- Zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen eingerichtet
- Lieferanten über die neue Adresse informiert
- Spamfilter so eingestellt, dass XML-Anhänge nicht blockiert werden
- Software kann XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und verarbeiten
- Prüf- und Freigabeweg für digitale Rechnungen festgelegt
- Archivierung im Originalformat geklärt
- Mitarbeitende in der Buchhaltung kurz geschult
- Abstimmung mit dem Steuerberater erfolgt
Typische Stolperfallen
Aus Gesprächen mit Kunden kennen wir einige Punkte, an die vorab kaum jemand denkt:
- Die Rechnung wird nur als PDF angesehen. Bei ZUGFeRD öffnet man ganz normal das PDF und übersieht, dass die eingebettete XML-Datei das eigentliche Original ist und mit archiviert werden muss.
- Weiterleiten statt Ablegen. Rechnungen werden per E-Mail quer durchs Haus geschickt, bis niemand mehr weiß, wo das Original liegt.
- Der Virenschutz entfernt Anhänge. Manche Sicherheitslösungen blockieren unbekannte Dateitypen. XML-Dateien sollten durchkommen, ohne dass Sie den Schutz insgesamt schwächen.
- Niemand fühlt sich zuständig. Ist es ein IT-Thema, ein Buchhaltungsthema oder ein Thema für die Steuerberatung? Am Ende ist es alles zusammen. Bestimmen Sie eine Person, die den Hut aufhat.
Und der Versand?
Auch wenn Sie bis Ende 2026 oder 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen verschicken dürfen: Fragen Sie sich, ob es sich lohnt, gleich mit umzustellen. Wer die eigene Software ohnehin aktualisiert, kann oft mit wenig Zusatzaufwand auch E-Rechnungen erzeugen. Und manche Kunden, besonders größere Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, werden sie schon früher bevorzugen.
Unsere ehrliche Einschätzung
Der Empfang ist technisch kein Hexenwerk. Die größere Umstellung liegt in den Köpfen und Abläufen: weg vom Papier, hin zur digitalen Prüfung und Archivierung. Wer jetzt die Grundlagen schafft, hat im Januar vor allem eines: weniger Stress. Und wer bisher noch mit Ablagekörben arbeitet, kann die Pflicht als Anlass nehmen, die Belegverarbeitung insgesamt zu digitalisieren.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie sind unsicher, ob Ihre Software und Ihr Postfach für E-Rechnungen bereit sind? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihre Systeme, richtet Empfangsadresse, Anzeigeprogramm und Archivierung ein und stimmt den Ablauf mit Ihrer Buchhaltung ab. Steuerliche Einzelfragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
