Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft: So richten Sie eine Meldestelle ein

Seit dem 2. Juli ist es so weit: Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist in Kraft. Nach langem Hin und Her zwischen Bundestag und Bundesrat und einem Vermittlungsverfahren im Frühjahr setzt Deutschland damit, reichlich verspätet, die EU-Whistleblower-Richtlinie um. Für viele Unternehmen heißt das: Sie brauchen eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Wer betroffen ist, bis wann und wie Sie die Meldestelle pragmatisch einrichten, lesen Sie hier.

Wer muss eine Meldestelle einrichten?

Die Pflicht hängt vor allem von der Zahl der Beschäftigten ab:

Ein wichtiges Detail: Bußgelder für eine fehlende interne Meldestelle können erst ab dem 1. Dezember 2023 verhängt werden. Das ist aber keine Einladung zum Abwarten. Für große Unternehmen gilt die Pflicht schon jetzt, und für mittlere ist das Jahresende schneller da, als man denkt.

Was ist überhaupt eine Meldestelle?

Die interne Meldestelle ist eine Anlaufstelle, an die sich Beschäftigte und andere Personen mit beruflichem Bezug wenden können, wenn sie Hinweise auf Verstöße haben. Gemeint sind zum Beispiel Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten, etwa im Arbeitsschutz, und Verstöße gegen zahlreiche Vorschriften, die auf EU-Recht beruhen, etwa im Datenschutz, bei der Produktsicherheit oder im Umweltschutz. Hinweisgeber sind gegen Repressalien wie Kündigung, Abmahnung oder Mobbing geschützt. Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass sie eine Repressalie ist. Der Arbeitgeber muss dann das Gegenteil beweisen.

Neben der internen gibt es eine externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Hinweisgeber dürfen grundsätzlich wählen, wohin sie sich wenden. Das Gesetz sieht aber vor, dass Beschäftigungsgeber Anreize schaffen sollen, damit zuerst die interne Stelle genutzt wird. Eine gut funktionierende interne Meldestelle liegt also in Ihrem eigenen Interesse.

Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einrichten: Schritt für Schritt

1. Betroffenheit klären: Wie viele Beschäftigte haben Sie? Teilzeitkräfte zählen mit, maßgeblich ist die Zahl der Personen.
2. Intern oder extern besetzen: Die Meldestelle kann eine Person oder Abteilung im Unternehmen sein oder ein beauftragter Dritter, etwa eine Ombudsperson. Die Verantwortung, Verstöße abzustellen, bleibt aber beim Unternehmen.
3. Unabhängigkeit und Fachkunde sicherstellen: Die zuständigen Personen müssen unabhängig arbeiten können und die nötige Fachkunde haben. Andere Aufgaben sind erlaubt, solange keine Interessenkonflikte entstehen. Die Geschäftsführung selbst oder der direkte Vorgesetzte der meisten Beschäftigten sind deshalb meist keine gute Wahl.
4. Meldewege festlegen: Meldungen müssen mündlich oder in Textform möglich sein, auf Wunsch auch in einem persönlichen Gespräch. Das kann ein Telefon, ein Postfach oder eine Online-Plattform sein.
5. Vertraulichkeit sichern: Nur die zuständigen Personen dürfen Zugriff auf Meldungen und die Identität des Hinweisgebers haben. Ein normales Gruppenpostfach, in das fünf Kollegen schauen, reicht nicht.
6. Verfahren beschreiben: Wer bestätigt den Eingang, wer prüft, wer ergreift Folgemaßnahmen, wie wird dokumentiert?
7. Informieren: Beschäftigte müssen leicht zugänglich erfahren, wie sie die interne und die externe Meldestelle erreichen, etwa im Intranet, am Schwarzen Brett oder in der Mitarbeiterinfo.
8. Datenschutz beachten: Meldungen enthalten oft sensible Daten. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen, Zugriffe beschränken, Löschfristen festlegen.

Die Fristen im Meldeverfahren

Ist die Meldestelle eingerichtet, gelten für jede Meldung feste Fristen:

• 7 Tage: Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber.
• 3 Monate: Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen.
• 3 Jahre: Die Dokumentation wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Und anonyme Meldungen?

Hier gab es im Gesetzgebungsverfahren viel Streit. Das Ergebnis: Die Meldestelle sollte auch anonyme Meldungen bearbeiten. Eine Pflicht, technische Kanäle für anonyme Meldungen anzubieten, gibt es aber nicht. Unsere Erfahrung: Ein anonymer Kanal senkt die Hemmschwelle, und eine Meldung, die intern ankommt, ist allemal besser als eine, die direkt bei einer Behörde oder in der Presse landet.

Lösungen für kleinere Unternehmen

Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Unternehmen betreiben. Die Pflicht, Verstöße abzustellen, bleibt aber bei jedem Unternehmen selbst. Für viele Mittelständler ist eine externe Ombudsperson die pragmatischste Lösung: neutral, fachkundig, und intern muss niemand die Rolle zusätzlich übernehmen.

Typische Fehler, die wir vermeiden würden

• Die Meldestelle ist die Personalabteilung, die gleichzeitig über Abmahnungen entscheidet.
• Meldungen landen in einem E-Mail-Postfach, auf das auch die IT-Administratoren ungehindert Zugriff haben.
• Niemand überwacht die Fristen, und die Rückmeldung nach drei Monaten wird vergessen.
• Die Mitarbeiter wissen gar nicht, dass es die Meldestelle gibt.

Was droht bei Verstößen?

Das Gesetz sieht Bußgelder vor, unter anderem wenn Meldungen behindert, Repressalien ergriffen oder die Vertraulichkeit verletzt wird, mit bis zu 50.000 Euro. Wer keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt, riskiert ab Dezember ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro. Dazu kommt der mögliche Schadensersatz gegenüber benachteiligten Hinweisgebern und, nicht zu unterschätzen, der Imageschaden.

Unser Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist kein Hexenwerk. Eine kleine, gut organisierte Meldestelle mit klaren Abläufen erfüllt die Pflicht und kann sogar nützlich sein: Sie erfahren von Problemen, bevor sie groß werden.

Wir helfen Ihnen gerne

Sie möchten eine Meldestelle einrichten, intern oder mit externer Unterstützung, und brauchen Verfahrensbeschreibung, Mitarbeiterinformation und Datenschutzdokumentation? Die Beratung der Mittelstandsoptimierer setzt das mit Ihnen pragmatisch um. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.

Herzliche Grüße aus Mainz