Am 30. Juni endet die Pflicht für Arbeitgeber, ihren Beschäftigten Homeoffice anzubieten. Kehren jetzt alle ins Büro zurück? In den meisten Betrieben, mit denen wir sprechen, eher nicht. Nach mehr als einem Jahr wollen viele Mitarbeiter die gewonnene Flexibilität behalten, und viele Chefs haben gemerkt, dass es funktioniert. Die Zukunft heißt für viele: hybrides Arbeiten, also ein Mix aus Büro und Homeoffice. Damit das nicht im Chaos endet, braucht es klare Regeln, die passende Technik und ein Büro, das zum neuen Alltag passt.
Was ab Juli gilt
Mit dem Auslaufen der bundesweiten Notbremse endet auch die Homeoffice-Angebotspflicht. Die Corona-Arbeitsschutzverordnung gilt nach dem Beschluss der Bundesregierung in angepasster Form weiter: Arbeitgeber müssen weiterhin Tests anbieten und betriebliche Hygienekonzepte umsetzen, und Kontakte im Betrieb sollen weiter reduziert werden. Homeoffice bleibt dabei ein mögliches Mittel, ist aber keine Pflicht mehr. Damit liegt die Entscheidung wieder bei den Betrieben und ihren Beschäftigten.
Hybrides Arbeiten: Drei Modelle
| Modell | So funktioniert es | Passt zu |
|---|---|---|
| Feste Tage | Team ist an festgelegten Tagen gemeinsam im Büro, sonst zuhause | Teams mit viel Abstimmungsbedarf |
| Quote | z. B. mindestens zwei Tage pro Woche im Büro, frei wählbar | selbstständig arbeitende Mitarbeiter |
| Freie Wahl mit Ankertagen | grundsätzlich frei, aber ein gemeinsamer Termin pro Woche oder Monat | erfahrene, eingespielte Teams |
Es gibt nicht das eine richtige Modell. Wichtig ist, dass die Regeln für alle klar sind und dass Sie nach einigen Monaten nachjustieren.
Die Technik: Arbeitsplatz zum Mitnehmen
- Laptop statt Desktop: Ein Gerät, das zwischen Büro und Zuhause pendelt, mit Dockingstation an beiden Orten. Ein Kabel einstecken, und Monitor, Tastatur und Netzwerk sind da.
- Telefonie über das Netz: Die Durchwahl klingelt dort, wo der Mitarbeiter gerade ist, am Laptop, am Smartphone oder am Tischtelefon.
- Daten zentral: Dateien liegen auf dem Server oder in der freigegebenen Cloud-Ablage, nicht lokal auf dem Gerät. Zugriff von außen über VPN mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Besprechungsräume nachrüsten: Die typische hybride Besprechung: Vier Leute im Raum, drei zugeschaltet. Mit einem Laptop-Mikrofon am Kopfende hören die Externen nur Rauschen. Eine gute Konferenzkamera und ein Raummikrofon sind Pflicht.
- Headsets für alle: Im Großraumbüro mit vielen Videocalls unverzichtbar.
Das Büro neu denken
Wenn an einem normalen Tag nur die Hälfte des Teams im Büro ist, braucht nicht jeder einen eigenen Schreibtisch. Viele Betriebe denken deshalb über Desk-Sharing nach. Das spart Fläche, verlangt aber Disziplin: aufgeräumte Schreibtische am Abend, ein einfaches Buchungssystem und Schließfächer für persönliche Dinge. Gleichzeitig verändert sich die Funktion des Büros: Es wird zum Ort für Zusammenarbeit, Besprechungen und den Austausch, den es zuhause nicht gibt. Mehr Besprechungsecken, weniger Einzelplätze.
Für kleinere Unternehmen oder Teams, die nur gelegentlich zusammenkommen, kann auch ein Coworking-Space eine Alternative zum eigenen großen Büro sein.
Regeln, die sich bewährt haben
- Erreichbarkeit: Kernzeiten festlegen, in denen alle erreichbar sind, egal wo.
- Kalender-Transparenz: Im Kalender steht, wer wann wo arbeitet.
- Meeting-Regel: Ist einer remote, sind alle remote, oder der Raum ist so ausgestattet, dass Externe gleichberechtigt teilnehmen.
- Dokumentieren statt zurufen: Entscheidungen werden schriftlich festgehalten, damit die Kollegen zuhause nicht abgehängt werden.
- Feierabend respektieren: Keine Erwartung, abends auf Nachrichten zu antworten.
- Schriftliche Vereinbarung: Die Regeln zu mobilem Arbeiten in einer Vereinbarung festhalten, inklusive Datenschutz und Arbeitsschutz.
Datenschutz und Arbeitsschutz nicht vergessen
Was im Notbetrieb der letzten Monate oft improvisiert war, sollte jetzt dauerhaft geregelt werden. Dazu gehören Regeln zum Umgang mit Papierunterlagen zuhause, zum Sperren des Bildschirms, zur Nutzung privater Geräte und zu Videokonferenz-Tools. Auch der Arbeitsschutz endet nicht an der Wohnungstür: Mitarbeiter sollten wissen, wie ein ergonomischer Arbeitsplatz aussieht, und Arbeitgeber sollten zumindest Bildschirm, Tastatur und Maus für zuhause anbieten. Wer dauerhaft hybrid arbeitet, hat am Küchentisch mit Laptop auf Dauer schlechte Karten für den Rücken.
Führung auf Distanz
Die größte Umstellung betrifft oft nicht die Technik, sondern die Führung. Wer seine Mitarbeiter nicht mehr sieht, muss nach Ergebnissen führen statt nach Anwesenheit. Regelmäßige Einzelgespräche, klare Ziele und echtes Interesse am Befinden sind wichtiger denn je. Und Achtung vor einer Zweiklassengesellschaft: Wer häufig im Büro ist, darf bei Projekten und Beförderungen nicht automatisch im Vorteil sein.
Unsere Erfahrung
Die meisten Probleme beim hybriden Arbeiten sind nicht technischer Natur, sondern entstehen durch unklare Erwartungen. Muss ich heute ins Büro? Wer ist morgen da? Warum wurde das ohne mich entschieden? Wer diese Fragen von Anfang an klärt, spart sich viel Ärger. Die Technik ist dagegen meist in wenigen Tagen eingerichtet.
Checkliste für den Start
- Modell gewählt und schriftlich festgehalten
- alle Mitarbeiter mit Laptop, Headset und sicherem Zugang ausgestattet
- Besprechungsräume für hybride Meetings ausgerüstet
- Telefonie ortsunabhängig
- Arbeitsplatzbuchung geregelt, falls Desk-Sharing
- Datenschutz- und Arbeitsschutzregeln für zuhause aktualisiert
- Termin für die erste Auswertung nach drei Monaten gesetzt
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen dauerhaft einführen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer stattet Arbeitsplätze und Besprechungsräume aus, richtet Telefonie und sicheren Fernzugriff ein. Und wer flexible Arbeitsplätze in Mainz sucht, findet sie im Coworking MZ-22 in der Binger Straße 22. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
