Der Auditor sitzt in Hamburg, die Qualitätsmanagerin in Mainz, und zwischen beiden liegt eine Videokonferenz. Was vor einem Jahr noch die Ausnahme war, ist 2020 für viele Betriebe Alltag geworden: Das Remote-Audit nach ISO 9001. Wegen der Corona-Pandemie haben Zertifizierungsstellen in großem Umfang Audits ganz oder teilweise per Video ermöglicht. Wir haben in den letzten Monaten einige solcher Audits begleitet und teilen hier unsere Erfahrungen.
Ist ein Remote-Audit überhaupt zulässig?
Ja. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik bei Audits ist im Rahmen der Akkreditierungsregeln grundsätzlich vorgesehen, die internationalen Vorgaben dazu gibt es schon seit Jahren. Neu ist nur, wie häufig davon Gebrauch gemacht wird. Ob Ihr Audit ganz, teilweise oder gar nicht remote stattfinden kann, entscheidet die Zertifizierungsstelle. Kriterien sind unter anderem die Art des Betriebs, die Risiken und ob die technischen Voraussetzungen stimmen. Eine Produktionshalle lässt sich schwerer per Video begutachten als ein Dienstleistungsbüro.
So läuft ein Remote-Audit nach ISO 9001 ab
Grundsätzlich unterscheidet sich der Ablauf gar nicht so sehr vom Audit vor Ort:
- Vorgespräch und Technik-Test: Einige Tage vorher wird geklärt, welche Plattform genutzt wird, wer teilnimmt und wie Dokumente geteilt werden. Ein kurzer Technik-Test erspart am Audittag viel Nervosität.
- Eröffnungsgespräch: Wie gewohnt stellt der Auditor Ablauf und Ziele vor, nur eben auf dem Bildschirm.
- Interviews und Dokumentenprüfung: Der Auditor spricht mit Geschäftsführung und Prozessverantwortlichen und lässt sich Nachweise zeigen, meist per Bildschirmfreigabe.
- Virtueller Rundgang: Mit Laptop oder Tablet geht ein Mitarbeiter durch Lager, Werkstatt oder Büro und zeigt, was der Auditor sehen möchte.
- Abschlussgespräch: Ergebnisse, eventuelle Abweichungen und nächste Schritte werden besprochen.
Vorteile und Grenzen
| Vorteile | Grenzen |
|---|---|
| keine Reisekosten und -zeiten für den Auditor | Eindrücke vom Betrieb bleiben eingeschränkt |
| Audit trotz Kontaktbeschränkungen möglich | abhängig von stabiler Internetverbindung |
| Termine lassen sich flexibler legen | lange Videositzungen sind anstrengender als Gespräche vor Ort |
| gut vorbereitete digitale Dokumentation zahlt sich aus | Datenschutz und Vertraulichkeit müssen mitgedacht werden |
Unser Eindruck: Für kleinere Dienstleister funktioniert das Remote-Audit erstaunlich gut. Bei produzierenden Betrieben mit vielen Arbeitsplätzen wird häufig eine Kombination gewählt, oder Teile werden später vor Ort nachgeholt.
Checkliste für Ihren Audittag
- Stabile Internetverbindung, im Zweifel per Kabel statt WLAN
- Headset statt Laptop-Lautsprecher, damit Rückkopplungen ausbleiben
- Ein ruhiger Raum ohne Durchgangsverkehr
- Alle QM-Dokumente digital griffbereit und sinnvoll benannt
- Ein zweites Gerät für den virtuellen Rundgang, Akku geladen
- Prüfen, ob WLAN-Empfang in Lager oder Werkstatt reicht
- Zeitplan mit Pausen, nach spätestens 90 Minuten eine kurze Unterbrechung
- Ansprechpartner aller Bereiche sind erreichbar und wissen, wann sie dran sind
- Vertrauliche Unterlagen und Bildschirminhalte vor der Freigabe prüfen
Datenschutz beim Audit per Video
Ein Punkt, der gern übersehen wird: Beim Remote-Audit sieht der Auditor mehr als nur QM-Dokumente. Bei der Bildschirmfreigabe tauchen schnell E-Mail-Benachrichtigungen, Kundennamen oder Personalunterlagen auf. Schließen Sie deshalb vor dem Audit alle nicht benötigten Programme, schalten Sie Benachrichtigungen ab und teilen Sie möglichst nur einzelne Fenster statt des gesamten Bildschirms. Klären Sie mit der Zertifizierungsstelle, ob das Audit aufgezeichnet wird. In der Regel ist das nicht der Fall und auch nicht nötig. Beim virtuellen Rundgang gilt: Mitarbeiter, die im Bild erscheinen, sollten Bescheid wissen.
Welche Plattform wird genutzt?
Meist gibt die Zertifizierungsstelle eine Plattform vor oder bietet mehrere zur Auswahl an. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bestimmte Dienste aus Datenschutzgründen nicht einsetzen, sprechen Sie das frühzeitig an. Oft lässt sich eine Lösung finden, die für beide Seiten passt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Plattform vorher einmal ausprobiert haben. Nichts kostet am Audittag mehr Zeit als ein Teilnehmer, der zehn Minuten lang sein Mikrofon sucht.
Typische Stolpersteine
Der Klassiker: Die Dokumentation existiert, aber niemand findet sie schnell. Was vor Ort mit einem Griff zum Ordner erledigt ist, wird am Bildschirm zur Suchaktion in verschachtelten Netzlaufwerken. Ein übersichtliches QM-Handbuch mit klarer Ablage ist beim Remote-Audit Gold wert. Zweiter Stolperstein: der virtuelle Rundgang. Planen Sie die Route vorher und testen Sie, ob die Verbindung in allen Ecken hält. Ein Auditor, der minutenlang ein eingefrorenes Bild vom Hochregal betrachtet, ist nicht unbedingt besser gelaunt.
Remote-Audit: Ein Modell für die Zukunft?
Viele Qualitätsmanager berichten uns übrigens, dass die Vorbereitung auf das Remote-Audit ihr System verbessert hat: Dokumente wurden aufgeräumt, Ablagen vereinheitlicht und veraltete Formulare endlich aussortiert. Ein positiver Nebeneffekt, der auch beim nächsten Audit vor Ort hilft.
Wir gehen davon aus, dass Remote-Audits auch nach der Pandemie eine Rolle spielen werden, zumindest als Ergänzung. Für Überwachungsaudits in kleinen, gut organisierten Betrieben spricht vieles dafür. Wer sein Qualitätsmanagement ohnehin digital und schlank aufgestellt hat, ist für beide Varianten gut gerüstet.
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Herzliche Grüße aus Mainz
