Am Mittwoch haben Bund und Länder die ersten vorsichtigen Lockerungen beschlossen. Ab Montag dürfen viele kleinere Geschäfte unter Auflagen wieder öffnen, und auch in anderen Betrieben soll das Arbeiten weitergehen, aber mit Abstand, Hygiene und Schutzmaßnahmen. Gestern hat das Bundesarbeitsministerium dazu einen SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard vorgestellt. Eine Frage, die uns gerade oft erreicht: Wie sieht ein Hygienekonzept für den Betrieb aus? Unsere Antwort aus Sicht des Qualitätsmanagements: Behandeln Sie es nicht als einmaliges Dokument, sondern als Prozess. Denn die Regeln werden sich in den nächsten Wochen noch oft ändern.
Warum ein Hygienekonzept im Betrieb ein Prozess sein sollte
Ein Hygienekonzept, das einmal geschrieben und abgeheftet wird, ist nach zwei Wochen veraltet. Neue Vorgaben, neue Erkenntnisse, neue Situationen im Betrieb: All das verlangt ständige Anpassung. Genau dafür gibt es im Qualitätsmanagement bewährte Werkzeuge. Wer eine ISO 9001 im Haus hat, kennt sie bereits. Wer nicht, kann sie trotzdem nutzen, und zwar ganz ohne Zertifikat.
Der PDCA-Zyklus für Ihr Hygienekonzept
| Phase | Was das konkret bedeutet |
|---|---|
| Plan: Planen | Gefährdungen ermitteln, Maßnahmen festlegen, Verantwortliche benennen |
| Do: Umsetzen | Maßnahmen einführen, Mitarbeitende unterweisen, Material beschaffen |
| Check: Prüfen | Werden die Regeln eingehalten? Funktionieren sie im Alltag? Gibt es neue Vorgaben? |
| Act: Anpassen | Maßnahmen verbessern, Dokumente aktualisieren, erneut informieren |
Der Zyklus läuft in der aktuellen Lage nicht jährlich, sondern im Wochentakt. Das klingt aufwendig, ist aber mit einer klaren Struktur gut zu schaffen.
Schritt 1: Gefährdungsbeurteilung anpassen
Ausgangspunkt ist die Gefährdungsbeurteilung, die jeder Arbeitgeber ohnehin haben muss. Ergänzen Sie sie um das Infektionsrisiko: Wo kommen sich Menschen nahe? Wo werden Gegenstände gemeinsam genutzt? Wo gibt es Kundenkontakt? Beziehen Sie Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Betriebsarzt mit ein. Der neue Arbeitsschutzstandard des Bundesarbeitsministeriums gibt dafür eine gute Orientierung.
Schritt 2: Maßnahmen nach Rangfolge festlegen
Im Arbeitsschutz gilt seit jeher eine Rangfolge: erst technische, dann organisatorische, dann persönliche Maßnahmen. Das passt auch hier:
- Technisch: Abstandsmarkierungen, Trennscheiben an Theke und Kasse, Handwaschgelegenheiten und Desinfektionsmittel, gute Lüftung.
- Organisatorisch: versetzte Arbeits- und Pausenzeiten, feste Teams, Homeoffice wo möglich, Begrenzung der Personenzahl in Räumen, Regeln für Besucher und Lieferanten, Telefon- und Videokonferenzen statt Besprechungen.
- Persönlich: Hygieneregeln, Mund-Nasen-Bedeckung dort, wo Abstand nicht möglich ist, Unterweisung aller Beschäftigten.
Schritt 3: Verantwortung klar regeln
Im QM gilt: Was keinen Verantwortlichen hat, passiert nicht. Benennen Sie eine Person, die das Hygienekonzept koordiniert, neue Vorgaben verfolgt und Änderungen anstößt. Legen Sie für jeden Bereich fest, wer die Umsetzung vor Ort im Blick behält. Und klären Sie, wer entscheidet, wenn eine schnelle Entscheidung nötig ist, zum Beispiel bei einem Verdachtsfall im Team.
Schritt 4: Dokumente lenken
Hier zeigt das Qualitätsmanagement seine Stärke. Wenn sich Regeln jede Woche ändern, entsteht schnell Chaos: Drei Versionen eines Aushangs hängen nebeneinander, und keiner weiß, welche gilt. Deshalb:
- Jede Version des Hygienekonzepts bekommt ein Datum und eine Versionsnummer.
- Alte Aushänge werden entfernt, wenn neue aufgehängt werden.
- Es gibt einen zentralen Ort, an dem immer die aktuelle Fassung liegt.
- Änderungen werden kurz zusammengefasst kommuniziert: Was ist neu?
Schritt 5: Unterweisen und kommunizieren
Das beste Konzept hilft nichts, wenn es niemand kennt. Unterweisen Sie alle Beschäftigten, kurz und verständlich, bei Bedarf auch in einfacher Sprache oder in weiteren Sprachen. Dokumentieren Sie die Unterweisung. Und vergessen Sie Kunden, Besucher und Lieferanten nicht: Klare Aushänge am Eingang, Informationen auf der Website und bei der Terminvereinbarung.
Schritt 6: Prüfen und verbessern
Gehen Sie regelmäßig durch den Betrieb und schauen Sie hin: Werden Abstände eingehalten? Ist Seife da? Funktioniert die Zutrittsregelung im Laden? Sammeln Sie Hinweise der Mitarbeitenden, denn sie sehen oft zuerst, wo es hakt. Halten Sie Feststellungen und Verbesserungen fest. Ein kurzes Protokoll pro Woche reicht.
Typische Stolpersteine aus der Praxis
- Zu allgemein: „Abstand halten“ steht im Konzept, aber niemand hat geprüft, ob das an der Werkbank oder im Pausenraum überhaupt möglich ist. Gehen Sie die Arbeitsplätze einzeln durch.
- Material fehlt: Seife, Papierhandtücher und Desinfektionsmittel sind gerade nicht immer sofort lieferbar. Legen Sie fest, wer den Bestand prüft und rechtzeitig nachbestellt.
- Vergessene Bereiche: Firmenfahrzeuge, Umkleiden, Kaffeeküche und Raucherecke werden gern übersehen.
- Kein Plan für den Verdachtsfall: Wer meldet sich bei wem? Wer geht nach Hause? Wie werden Kontakte im Betrieb nachvollzogen? Das sollte vorher geklärt sein, nicht erst im Ernstfall.
Checkliste Hygienekonzept
- Gefährdungsbeurteilung um Infektionsschutz ergänzt
- Maßnahmen technisch, organisatorisch, persönlich festgelegt
- Koordinator und Bereichsverantwortliche benannt
- Konzept mit Datum und Version, alte Fassungen entfernt
- Beschäftigte unterwiesen und Unterweisung dokumentiert
- Kunden, Besucher und Lieferanten informiert
- Vorgehen bei Verdachtsfällen geregelt
- Regelmäßige Kontrolle und Anpassung eingeplant
Was davon bleibt
Viele Betriebe merken gerade, wie hilfreich klare Prozesse, Zuständigkeiten und gelenkte Dokumente in einer Krise sind. Wer das jetzt aufbaut, hat danach eine gute Grundlage für ein Qualitätsmanagementsystem, das auch im normalen Alltag trägt.
Wir helfen Ihnen gerne
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