Seit einigen Tagen häufen sich die Meldungen über das neuartige Coronavirus: erst Norditalien, inzwischen auch neue Fälle in Deutschland. Niemand kann heute sagen, wie sich die Lage entwickelt. Aber bei uns fragen immer mehr Kunden: Könnten unsere Leute im Notfall von zu Hause arbeiten? Eine gute Frage, und zwar unabhängig vom Virus. Grippewelle, Sturm, Bahnstreik oder die geschlossene Kita: Es gibt viele Gründe, warum Homeoffice plötzlich nötig wird. Wer Homeoffice in der Firma einrichten will, sollte das in ruhigen Zeiten tun, nicht am Abend vorher. Hier ist, was Sie jetzt technisch klären sollten.
Homeoffice in der Firma einrichten: Die fünf Kernfragen
- Mit welchen Geräten arbeiten die Mitarbeitenden zu Hause?
- Wie greifen sie sicher auf Daten und Programme in der Firma zu?
- Wie bleiben sie telefonisch erreichbar?
- Wie arbeitet das Team zusammen, ohne im selben Raum zu sein?
- Welche Regeln gelten für Datenschutz und Sicherheit?
1. Geräte: Firmenlaptop oder privater Rechner?
Am sichersten ist ein Firmenlaptop, der von Ihrer IT verwaltet wird: mit aktuellem Betriebssystem, Virenschutz, verschlüsselter Festplatte und den nötigen Programmen. Viele Betriebe haben aber vor allem Desktop-PCs. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: die PCs mit nach Hause geben, was oft am fehlenden Bildschirm oder Platz scheitert, oder private Geräte nutzen, was nur mit klaren Regeln und einer sicheren Zugriffslösung vertretbar ist.
| Variante | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Firmenlaptop | sicher, verwaltbar, alles installiert | Anschaffungskosten, Lieferzeit |
| Büro-PC mit nach Hause | keine Neuanschaffung | sperrig, Peripherie fehlt, Büro-Arbeitsplatz verwaist |
| Privater Rechner mit Fernzugriff | schnell verfügbar | Sicherheitsstand unbekannt, Datenschutzfragen, nur mit klaren Regeln |
Unser Rat: Prüfen Sie jetzt, wie viele Laptops vorhanden sind und für wen sie gebraucht würden. Falls Sie Geräte nachkaufen wollen, warten Sie nicht zu lange. Wenn viele Firmen gleichzeitig dieselbe Idee haben, werden Lieferzeiten schnell länger.
2. Zugriff auf die Firmendaten
Die Mitarbeitenden müssen von zu Hause an ihre Dateien, Mails und Programme kommen. Dafür gibt es verschiedene Wege:
- VPN: Eine verschlüsselte Verbindung ins Firmennetz. Der Laptop verhält sich, als stünde er im Büro. Prüfen Sie, wie viele gleichzeitige Verbindungen Ihre Firewall verkraftet und ob Lizenzen reichen.
- Remote-Desktop oder Terminalserver: Der Mitarbeitende steuert aus der Ferne einen Rechner oder Server in der Firma. Gut für Fachsoftware, die nicht auf dem Laptop läuft. Wichtig: niemals ungeschützt ins Internet stellen, sondern nur über VPN oder ein gesichertes Gateway.
- Cloud-Dienste: Mails und Dateien in der Cloud sind von überall erreichbar. Dann sind aber Datenschutz, Verträge zur Auftragsverarbeitung und sichere Anmeldung zu klären.
Unterschätzt wird oft der Internetanschluss in der Firma. Wenn zwanzig Leute gleichzeitig von außen zugreifen, ist der Upload der Firmenleitung der Engpass. Klären Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, ob das reicht.
3. Telefon: Erreichbar bleiben
Kunden rufen weiter die Firmennummer an. Damit niemand ins Leere läuft, gibt es mehrere Möglichkeiten: Rufumleitung auf Mobiltelefone, ein Softphone auf dem Laptop, das wie das Bürotelefon funktioniert, oder eine Telefonanlage, die Anrufe auf mehrere Geräte verteilt. Prüfen Sie, was Ihre Anlage kann, und testen Sie es vorher. Denken Sie auch daran, wie Durchwahlen erreichbar bleiben und wer die Zentrale übernimmt.
4. Zusammenarbeit im Team
Im Büro reicht ein Zuruf über den Flur. Zu Hause braucht es Werkzeuge für Chat, Telefonkonferenzen und Videokonferenzen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Wählen Sie lieber eine Lösung, die alle nutzen, als fünf verschiedene. Und achten Sie bei der Auswahl auch auf den Datenschutz.
5. Regeln für Datenschutz und Sicherheit
Zu Hause gelten dieselben Pflichten wie im Büro. Halten Sie einfache Regeln schriftlich fest:
- Bildschirm sperren, wenn man den Platz verlässt, auch zu Hause
- Keine Firmendaten auf private Geräte oder USB-Sticks speichern, wenn das nicht ausdrücklich erlaubt ist
- Ausdrucke mit personenbezogenen Daten sicher aufbewahren und nicht in den Hausmüll werfen
- Familienmitglieder nutzen den Firmenlaptop nicht
- Telefonate mit vertraulichen Inhalten nicht auf dem Balkon führen
- Bei verdächtigen Mails besonders vorsichtig sein, Betrüger nutzen Ausnahmesituationen gern aus
Auch an die Menschen denken
Technik ist das eine. Wer plötzlich am Küchentisch arbeitet, braucht aber auch klare Absprachen: Wann ist man erreichbar? Wie werden Aufgaben verteilt? Wie läuft die tägliche Abstimmung? Ein kurzer gemeinsamer Termin am Morgen per Telefon oder Video hilft, damit niemand den Anschluss verliert. Klären Sie außerdem, wie Arbeitszeiten erfasst werden und wer bei technischen Problemen der erste Ansprechpartner ist. Und denken Sie an Bildschirm, Tastatur und Stuhl: Für ein paar Tage geht vieles, auf Dauer sollte auch der Arbeitsplatz zu Hause ergonomisch vertretbar sein.
Testlauf: Der wichtigste Schritt
Unser dringender Tipp: Machen Sie einen Probetag. Schicken Sie einige Mitarbeitende einen Tag lang ins Homeoffice und sammeln Sie, was nicht funktioniert: Passwörter, die niemand kennt, Programme, die nicht starten, Drucker, die fehlen. Lieber jetzt im Testlauf als im Ernstfall. Erfahrungsgemäß zeigt ein solcher Probetag Lücken, an die vorher niemand gedacht hat.
Checkliste Homeoffice-Vorbereitung
- Bedarf ermittelt: Wer kann, wer muss von zu Hause arbeiten?
- Geräte geklärt, gegebenenfalls nachbestellt
- VPN oder Fernzugriff eingerichtet und Kapazität geprüft
- Telefonie geklärt und getestet
- Werkzeuge für Zusammenarbeit festgelegt
- Regeln für Datenschutz und Sicherheit schriftlich festgehalten
- Probetag durchgeführt
- Ansprechpartner für IT-Probleme bekannt
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihren Betrieb jetzt fit für das Homeoffice machen? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer prüft Ihre Infrastruktur, richtet sichere Zugänge ein und begleitet Ihren Probetag. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
