Kurz vor Weihnachten flattert bei manchem Unternehmen ein Brief der Zertifizierungsstelle ins Haus: „Ihr Zertifikat läuft im kommenden Jahr ab, bitte vereinbaren Sie einen Termin für das Rezertifizierungsaudit.“ Und dann die Frage: Was war da noch mal alles zu tun? Wenn Ihre Rezertifizierung nach ISO 9001 bevorsteht, hilft dieser Beitrag. Wir erklären, wie der Zyklus funktioniert, was im Audit geprüft wird und wie Sie es ohne Hektik meistern.
Der Dreijahreszyklus im Überblick
Ein Zertifikat nach ISO 9001 ist in der Regel drei Jahre gültig. Innerhalb dieser Zeit prüft die Zertifizierungsstelle regelmäßig, ob Ihr Qualitätsmanagementsystem weiterhin funktioniert:
| Zeitpunkt | Audit | Umfang |
|---|---|---|
| Jahr 0 | Zertifizierungsaudit (Stufe 1 und 2) | vollständige Prüfung des Systems |
| Jahr 1 | 1. Überwachungsaudit | Stichproben, Schwerpunkte, Umsetzung von Verbesserungen |
| Jahr 2 | 2. Überwachungsaudit | Stichproben, weitere Schwerpunkte |
| Jahr 3 | Rezertifizierungsaudit | umfassende Prüfung des gesamten Systems, Grundlage für das neue Zertifikat |
Danach beginnt der Zyklus von vorn. Die Überwachungsaudits müssen in bestimmten Abständen stattfinden, das Rezertifizierungsaudit muss vor Ablauf des alten Zertifikats abgeschlossen sein, und zwar einschließlich der Bewertung durch die Zertifizierungsstelle.
Was ist bei der Rezertifizierung nach ISO 9001 anders?
Im Überwachungsaudit schaut der Auditor stichprobenartig auf einzelne Bereiche. Beim Rezertifizierungsaudit dagegen wird das gesamte System erneut bewertet, ähnlich wie bei der Erstzertifizierung, aber mit einem wichtigen Unterschied: Jetzt geht es auch um die Entwicklung der letzten drei Jahre. Typische Fragen sind:
- Funktioniert das System als Ganzes, und ist es noch passend für Ihr Unternehmen?
- Wurden die Abweichungen aus früheren Audits wirksam behoben?
- Haben Sie Ihre Qualitätsziele erreicht oder sinnvoll angepasst?
- Wie sind Sie mit Veränderungen umgegangen, etwa neuen Produkten, Standorten oder Mitarbeitenden?
- Gibt es Hinweise auf kontinuierliche Verbesserung?
- Sind interne Audits und Managementbewertungen regelmäßig erfolgt?
Eine Stufe-1-Prüfung wie bei der Erstzertifizierung ist normalerweise nicht nötig. Haben sich in Ihrem Unternehmen aber große Dinge verändert, kann die Zertifizierungsstelle eine ausführlichere Prüfung ansetzen.
Die häufigsten Stolpersteine
Termin zu spät vereinbart
Der Klassiker. Das Audit muss so rechtzeitig stattfinden, dass eventuelle Abweichungen noch vor Ablauf des Zertifikats bearbeitet und von der Zertifizierungsstelle bewertet werden können. Wer erst zwei Wochen vor Ablauf anruft, riskiert eine Lücke. Und eine Lücke kann teuer werden, wenn Kunden oder Ausschreibungen ein gültiges Zertifikat verlangen.
Interne Audits nur auf dem Papier
Interne Audits werden in vielen Betrieben irgendwann zwischen Tür und Angel erledigt, oder gar nicht. Im Rezertifizierungsaudit fällt das auf. Planen Sie die internen Audits so, dass bis zum Rezertifizierungsaudit alle relevanten Prozesse im Zyklus einmal angeschaut wurden.
Managementbewertung fehlt oder ist veraltet
Die Managementbewertung ist der Moment, in dem die Geschäftsführung das System bewertet und Entscheidungen trifft. Sie muss vor dem Audit vorliegen und sollte mehr sein als ein ausgefülltes Formular.
Dokumentation entspricht nicht mehr der Realität
In drei Jahren verändert sich viel. Prozessbeschreibungen, die noch die alte Software erwähnen, oder Organigramme mit Mitarbeitenden, die längst gegangen sind, wirken nicht gut. Gleichen Sie Ihre Unterlagen mit dem tatsächlichen Arbeiten ab.
Ihr Fahrplan zur Rezertifizierung
- Etwa sechs Monate vorher: Termin mit der Zertifizierungsstelle abstimmen, Ablaufdatum des Zertifikats prüfen.
- Vier bis drei Monate vorher: offene interne Audits durchführen, Abweichungen aus früheren Audits auf Wirksamkeit prüfen.
- Zwei Monate vorher: Managementbewertung durchführen, Ziele bewerten, Dokumentation aktualisieren.
- Einen Monat vorher: Auditplan der Zertifizierungsstelle durchsehen, Ansprechpartner informieren, Termine blocken.
- Nach dem Audit: Abweichungen fristgerecht bearbeiten und Nachweise einreichen.
Die Gelegenheit nutzen
Die Rezertifizierung ist auch ein guter Moment, um grundsätzlich auf das eigene QM-System zu schauen. Ist es schlank genug? Gibt es Formulare, die niemand mehr nutzt? Passt der Geltungsbereich noch? Manche Unternehmen nutzen die Rezertifizierung auch, um die Zertifizierungsstelle zu wechseln, weil sie mit dem Ablauf oder dem Preis unzufrieden waren. Ein Wechsel ist möglich, sollte aber rechtzeitig geplant werden.
Und noch ein Gedanke: Ein QM-System, das nur einmal im Jahr vor dem Audit hervorgeholt wird, bringt Ihrem Betrieb wenig. Wer Kennzahlen, Reklamationen und Verbesserungen das Jahr über im Blick behält, hat vor jedem Audit deutlich weniger Arbeit.
Kurze Antworten auf häufige Fragen
Wie lange dauert das Rezertifizierungsaudit?
Das hängt von Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab. Üblicherweise ist es kürzer als die Erstzertifizierung, aber länger als ein Überwachungsaudit. Die Zertifizierungsstelle nennt Ihnen die Audittage im Angebot.
Was passiert bei einer Abweichung?
Abweichungen sind kein Weltuntergang. Sie bekommen eine Frist, um Ursachen zu analysieren und Korrekturmaßnahmen festzulegen. Bei schwerwiegenden Abweichungen kann die Zertifizierungsstelle eine Nachprüfung verlangen, bevor sie das neue Zertifikat ausstellt. Umso wichtiger ist es, nicht auf den letzten Drücker zu planen.
Checkliste für das Rezertifizierungsaudit
- Ablaufdatum des Zertifikats bekannt, Audittermin vereinbart
- Interne Audits für alle relevanten Bereiche durchgeführt und dokumentiert
- Managementbewertung aktuell
- Abweichungen aus früheren Audits geschlossen und Wirksamkeit belegt
- Qualitätsziele bewertet und neu festgelegt
- Dokumentation aktuell, veraltete Dokumente gekennzeichnet
- Kontext, interessierte Parteien sowie Risiken und Chancen überprüft
- Kundenzufriedenheit und Lieferantenbewertung ausgewertet
Wir helfen Ihnen gerne
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