Noch gut drei Monate, dann ist es so weit: Ab dem 1. Januar 2020 gilt die TSE-Pflicht für Kassen. Elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen und Kassensysteme müssen dann durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, gegen Manipulation geschützt sein. Dazu kommt eine Belegausgabepflicht. Bei Bäckereien, Friseuren, Gastronomen und Einzelhändlern in Mainz wächst entsprechend die Unruhe, zumal die nötige Technik noch knapp ist. Wir fassen zusammen, was gilt, was offen ist und was Sie jetzt sinnvoll tun können.
Worum geht es bei der Kassensicherungsverordnung?
Hintergrund ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das Ende 2016 verabschiedet wurde. Es hat die Abgabenordnung um neue Vorgaben für elektronische Kassen ergänzt. Die technischen Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV. Ziel ist, dass nachträgliche Änderungen an Kassendaten nicht mehr unbemerkt möglich sind.
Was die TSE-Pflicht für Kassen konkret bedeutet
Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine Kombination aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Je nach Lösung steckt sie als USB-Stick oder Speicherkarte an der Kasse, ist fest eingebaut oder wird als Cloud-Dienst angebunden. Sie signiert jeden Vorgang, sodass später erkennbar ist, ob etwas verändert oder gelöscht wurde. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.
Die wichtigsten Pflichten im Überblick
| Pflicht | Was dahinter steckt |
|---|---|
| Zertifizierte TSE | Elektronische Kassen müssen ab 1. Januar 2020 grundsätzlich mit einer zertifizierten TSE arbeiten. |
| Einzelaufzeichnung | Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet. |
| Belegausgabepflicht | Für jeden Vorgang muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden, auf Papier oder elektronisch. |
| Einheitliche Schnittstelle | Die Daten müssen für die Finanzverwaltung in einem einheitlichen Format exportierbar sein. |
| Mitteilung ans Finanzamt | Kassen und TSE sollen dem Finanzamt gemeldet werden. Dafür ist ein elektronisches Verfahren vorgesehen, das noch nicht zur Verfügung steht. |
Verstöße können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Noch wichtiger in der Praxis: Bei einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassen-Nachschau kann eine nicht ordnungsgemäße Kasse dazu führen, dass die Buchführung verworfen und Umsätze geschätzt werden.
Wer ist betroffen und wer nicht?
- Betroffen: elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Kassen auf Tablets und Kassensysteme, wie sie im Handel, im Handwerk mit Ladengeschäft und in der Gastronomie üblich sind.
- Nicht betroffen: die offene Ladenkasse, also die klassische Geldkassette ohne elektronische Aufzeichnung. Eine Pflicht, eine elektronische Kasse anzuschaffen, gibt es in Deutschland nicht. Die Aufzeichnungspflichten für die offene Ladenkasse gelten aber natürlich weiter.
- Sonderfälle: Für bestimmte Geräte wie Waren- und Dienstleistungsautomaten, Taxameter oder Wegstreckenzähler gelten eigene Regeln.
Die Übergangsregel für ältere Kassen
Für eine Gruppe von Kassen gibt es eine wichtige Ausnahme: Wurde Ihre Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft, erfüllt sie die bisherigen Anforderungen und lässt sie sich bauartbedingt nicht mit einer TSE aufrüsten, dürfen Sie sie noch bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwenden. Entscheidend ist also, ob eine Aufrüstung technisch möglich ist. Lassen Sie sich das von Ihrem Kassenhersteller oder -händler schriftlich bestätigen und bewahren Sie Kaufbeleg und Bestätigung gut auf. Für PC- und App-Kassen greift diese Ausnahme in der Regel nicht, da sie sich meist aufrüsten lassen.
Das Problem: Die Technik ist knapp
Ehrlich gesagt ist die Lage im Moment unbefriedigend. Zertifizierte TSE-Lösungen sind kurz vor dem Stichtag kaum am Markt verfügbar, viele Hersteller warten noch auf den Abschluss ihrer Zertifizierung. Verbände aus Handel und Gastronomie fordern deshalb mehr Zeit. Ob es eine Verschiebung oder eine Übergangsregelung geben wird, ist zum jetzigen Zeitpunkt offen. Darauf verlassen sollten Sie sich nicht.
Was Sie jetzt tun sollten
- Bestand aufnehmen: Welche Kassen haben Sie im Einsatz, wann wurden sie angeschafft, welche Software läuft darauf?
- Hersteller fragen: Ist Ihr System aufrüstbar? Welche TSE-Lösung ist geplant und wann ist sie verfügbar? Was kostet sie?
- Übergangsregel prüfen: Falls Ihre Kasse nicht aufrüstbar ist, Nachweise für die Ausnahme bis Ende 2022 sichern.
- Belegdruck vorbereiten: Druckt Ihre Kasse Belege? Wollen Sie elektronische Belege anbieten? Denken Sie auch an Papiervorrat und Entsorgung.
- Steuerberater einbeziehen: Klären Sie Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung der Kassendaten.
- Budget einplanen: Je nach System können Kosten für Hardware, Software-Update, Einrichtung oder ein Abo für eine Cloud-TSE anfallen.
- Bei Neuanschaffung genau hinschauen: Wer jetzt eine neue Kasse kauft, sollte sich vertraglich zusichern lassen, dass sie mit einer zertifizierten TSE betrieben werden kann.
Zur Belegausgabepflicht
Viele Bäcker stöhnen bei dem Gedanken an Bonberge für jedes Brötchen. Der Beleg muss angeboten werden, der Kunde muss ihn aber nicht mitnehmen. Ein elektronischer Beleg, etwa per QR-Code oder Mail, ist zulässig, wenn der Kunde zustimmt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann beim Finanzamt eine Befreiung beantragt werden, die Hürden dafür sind aber hoch.
Unser Fazit
Die TSE-Pflicht für Kassen kommt zum 1. Januar 2020, auch wenn die Umsetzung holpert. Wer jetzt seinen Bestand prüft, mit dem Kassenhersteller spricht und Nachweise sammelt, kann dem Jahreswechsel gelassener entgegensehen. Bei steuerlichen Detailfragen ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
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Herzliche Grüße aus Mainz
