Nach dem Datenleck der letzten Tage, über das wir schon geschrieben haben, kam bei uns eine Frage besonders oft: „Einzigartige Passwörter für jeden Dienst, schön und gut, aber wer soll sich die alle merken?“ Die Antwort ist: niemand. Dafür gibt es Passwort-Manager. Für Einzelpersonen ist das schnell erledigt. Für eine Firma, in der sich mehrere Menschen Zugänge teilen, Mitarbeiter kommen und gehen und Administratoren den Überblick behalten müssen, lohnt sich ein genauerer Blick. Welcher Passwort-Manager passt zu Ihrer Firma?
Wie Passwörter in Firmen heute oft verwaltet werden
Ganz ehrlich, wir haben schon alles gesehen: den Klebezettel unter der Tastatur, die Excel-Tabelle „Passwörter.xlsx“ auf dem Netzlaufwerk, das Notizbuch in der Schreibtischschublade des Geschäftsführers und das eine Passwort, das seit 2011 für alles gilt. Das Problem ist dabei nicht nur die Sicherheit. Wenn der Kollege, der als Einziger das Passwort zum Domainanbieter kennt, im Urlaub ist, steht der Betrieb.
Was ein Passwort-Manager für die Firma leisten sollte
- Passwörter verschlüsselt speichern, geschützt durch ein starkes Master-Passwort und idealerweise einen zweiten Faktor.
- Sichere, zufällige Passwörter erzeugen.
- Zugänge gezielt mit Kollegen oder Teams teilen, ohne das Passwort im Klartext zu verschicken.
- Rechte verwalten: Wer darf welche Einträge sehen oder ändern?
- Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters Zugriffe schnell entziehen.
- Auf allen benötigten Geräten funktionieren: Windows, Mac, Smartphone, Browser.
- Protokollieren, wer wann auf welche Einträge zugegriffen hat, zumindest in größeren Teams.
Drei Typen von Lösungen
Lokale Passwort-Datenbank
Beim bekanntesten Vertreter, dem kostenlosen Open-Source-Programm KeePass, liegen alle Passwörter in einer verschlüsselten Datei. Diese Datei kann auf einem Netzlaufwerk liegen, sodass mehrere Kollegen darauf zugreifen. Das ist günstig und bleibt komplett im eigenen Haus. Die Kehrseite: Feine Rechte für einzelne Einträge sind kaum möglich, wer die Datei öffnen kann, sieht alles. Gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen kann Konflikte verursachen, und für Smartphones braucht es zusätzliche Apps.
Cloud-Dienste
Anbieter wie 1Password, LastPass, Dashlane oder Bitwarden bieten Geschäftsversionen mit Teamfunktionen an. Die Daten werden auf dem Gerät verschlüsselt, bevor sie in die Cloud gehen, der Anbieter selbst kann sie nach eigenen Angaben nicht lesen. Vorteile sind die bequeme Nutzung auf allen Geräten, Browser-Erweiterungen, eine zentrale Verwaltung und meist eine gute Benutzerführung. Zu prüfen sind Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und die laufenden Lizenzkosten pro Nutzer.
Selbst gehostete Lösungen
Einige Lösungen, etwa Bitwarden, lassen sich auch auf einem eigenen Server betreiben. Damit verbinden Sie die Teamfunktionen einer modernen Lösung mit voller Kontrolle über den Speicherort. Dafür übernehmen Sie selbst die Verantwortung für Betrieb, Updates und Datensicherung. Das passt zu Betrieben mit eigener IT-Betreuung, die das sauber leisten kann.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Lokale Datenbank | Cloud-Dienst | Selbst gehostet |
|---|---|---|---|
| Laufende Kosten | Gering bis keine | Lizenz pro Nutzer | Server und Betreuung |
| Teilen im Team | Eingeschränkt | Sehr gut | Sehr gut |
| Feine Rechtevergabe | Kaum | Ja | Ja |
| Smartphone und Browser | Mit Zusatzprogrammen | Eingebaut | Eingebaut |
| Kontrolle über Speicherort | Vollständig | Beim Anbieter | Vollständig |
| Aufwand für Betrieb | Gering | Sehr gering | Mittel bis hoch |
| Geeignet für | Sehr kleine Teams, wenige gemeinsame Zugänge | Die meisten kleinen und mittleren Betriebe | Betriebe mit eigener IT und hohen Anforderungen |
Unsere Empfehlung
Für die meisten Betriebe mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern ist eine etablierte Cloud-Lösung mit Teamfunktion der pragmatischste Weg. Sie ist schnell eingeführt, wird von den Mitarbeitern akzeptiert und lässt sich zentral verwalten. Wer grundsätzlich keine Daten in fremde Rechenzentren geben möchte, fährt mit einer selbst gehosteten Lösung gut, sofern die Betreuung gesichert ist. Die lokale Datenbank ist ein guter Einstieg für sehr kleine Teams, stößt aber an Grenzen, sobald mehrere Personen unterschiedliche Rechte brauchen.
Einführung in fünf Schritten
- Bestand erheben: Welche gemeinsam genutzten Zugänge gibt es? Wo liegen sie heute?
- Struktur festlegen: Ordner oder Sammlungen nach Abteilungen und Themen, zum Beispiel „Buchhaltung“, „Website“, „IT-Administration“.
- Pilot mit zwei, drei Personen: Erfahrungen sammeln, Struktur anpassen.
- Einführung im Team: Kurze Schulung, gemeinsames Übertragen der Passwörter, anschließend alte Listen löschen. Ja, auch die Excel-Datei.
- Regeln vereinbaren: Neue Zugänge kommen sofort in den Passwort-Manager, beim Ausscheiden werden Zugriffe entzogen und geteilte Passwörter geändert.
Und der Passwortspeicher im Browser?
Moderne Browser bieten selbst an, Passwörter zu speichern. Für Privatleute ist das besser als ein und dasselbe Passwort überall. Für Unternehmen fehlen aber die entscheidenden Funktionen: Passwörter lassen sich nicht kontrolliert im Team teilen, es gibt keine Rechteverwaltung, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters weiß niemand, was in dessen Browser gespeichert war. Hinzu kommt, dass die gespeicherten Passwörter je nach Einrichtung an das private Konto des Mitarbeiters beim Browserhersteller gekoppelt sind. Wir empfehlen deshalb, die Speicherfunktion des Browsers für Firmenzugänge abzuschalten, sobald ein Passwort-Manager eingeführt ist.
Das Master-Passwort und der Notfall
Ein Passwort-Manager ist nur so sicher wie sein Master-Passwort. Es sollte lang sein, nirgendwo sonst verwendet werden und mit einem zweiten Faktor kombiniert sein. Und denken Sie an den Notfall: Was passiert, wenn der Inhaber oder der einzige Administrator plötzlich ausfällt? Viele Lösungen bieten einen Notfallzugang. Hinterlegen Sie die nötigen Informationen versiegelt an einem sicheren Ort, etwa im Tresor oder bei Ihrem Steuerberater.
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
