Gesichter verkaufen. Eine Teamseite mit echten Fotos schafft mehr Vertrauen als jedes Stockfoto mit lächelnden Menschen im Anzug. Doch gerade jetzt, wenige Wochen vor dem Start der DSGVO, fragen uns viele Kunden: Dürfen wir die Mitarbeiterfotos auf der Website überhaupt noch zeigen? Die gute Nachricht: ja. Die weniger gute: Sie sollten Ihre Unterlagen dazu prüfen. Wer Mitarbeiterfotos nach DSGVO sauber veröffentlichen will, kommt um eine ordentliche Einwilligung kaum herum.
Mitarbeiterfotos und DSGVO: die Rechtslage in Kürze
Bisher richtet sich die Veröffentlichung von Personenfotos vor allem nach dem Kunsturhebergesetz (KUG). Danach dürfen Bildnisse grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet werden, mit einigen Ausnahmen etwa für Personen der Zeitgeschichte oder Versammlungen. Ab dem 25. Mai kommt die DSGVO hinzu, denn ein Foto, auf dem jemand erkennbar ist, enthält personenbezogene Daten. Wie das Verhältnis zwischen KUG und DSGVO genau aussieht, wird derzeit intensiv diskutiert.
Für Mitarbeiterfotos auf der Firmenwebsite ist diese Diskussion in der Praxis aber zweitrangig. Denn ein Foto auf der Teamseite ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses in aller Regel nicht erforderlich. Damit bleibt als tragfähige Grundlage die Einwilligung, und zwar nach KUG und nach DSGVO gleichermaßen.
Warum die Einwilligung im Arbeitsverhältnis besonders ist
Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. Deshalb stellt sich immer die Frage, ob eine Einwilligung wirklich freiwillig ist. Das neue Bundesdatenschutzgesetz, das zusammen mit der DSGVO gilt, greift diesen Punkt auf: Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn der Beschäftigte einen Vorteil hat oder Arbeitgeber und Beschäftigter gleichgelagerte Interessen verfolgen. Außerdem verlangt das Gesetz für Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich die Schriftform.
Bereits nach bisheriger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sollte die Einwilligung von Arbeitnehmern in die Veröffentlichung von Aufnahmen schriftlich erfolgen. Ein mündliches „Passt schon“ beim Fototermin reicht also nicht.
Was in die Einwilligung gehört
Eine brauchbare Einwilligungserklärung ist kein Roman. Sie sollte aber diese Punkte enthalten:
- Welche Fotos: Porträt, Gruppenfoto, Fotos bei der Arbeit, gegebenenfalls Videos.
- Wo sie erscheinen: Website, Social-Media-Kanäle des Unternehmens, Broschüren, Stellenanzeigen. Jeder Kanal sollte einzeln angekreuzt werden können.
- Welche Angaben dazu: Name, Funktion, Kontaktdaten wie Durchwahl oder E-Mail-Adresse.
- Zweck: zum Beispiel Vorstellung des Teams gegenüber Kunden.
- Freiwilligkeit: der ausdrückliche Hinweis, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat.
- Widerruf: dass die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen werden kann und wie das geht.
- Dauer: was beim Ausscheiden aus dem Unternehmen passiert.
- Datum und Unterschrift.
Was passiert beim Widerruf oder Ausscheiden?
Widerruft ein Mitarbeiter seine Einwilligung, müssen Sie das Foto künftig nicht mehr verwenden und von Ihrer Website entfernen. Bei gedruckten Broschüren, die schon verteilt sind, ist das naturgemäß schwierig. Deshalb ist es sinnvoll, die Einwilligung für Print und Online zu trennen.
Beim Ausscheiden empfehlen wir eine klare Regel: Das Porträt auf der Teamseite wird mit dem letzten Arbeitstag entfernt. Gruppenfotos, auf denen die Person nur eine von vielen ist, können je nach Vereinbarung länger bleiben. Halten Sie das am besten schon in der Einwilligung fest, dann gibt es später keine Diskussion.
Praxis-Check für Ihre Teamseite
| Frage | Wenn nein |
|---|---|
| Liegt für jede abgebildete Person eine schriftliche Einwilligung vor? | Einwilligung nachholen oder Foto entfernen |
| Deckt die Einwilligung alle Kanäle ab, in denen das Foto verwendet wird? | Einwilligung erweitern oder Nutzung einschränken |
| Sind ehemalige Mitarbeiter noch zu sehen? | Fotos entfernen, Gruppenfotos prüfen |
| Weiß jeder, wie er widerrufen kann? | Hinweis ergänzen |
| Steht die Teamseite in der Datenschutzerklärung? | Abschnitt ergänzen |
Und Fotos für Stellenanzeigen oder Social Media?
Immer mehr Betriebe zeigen ihre Mitarbeiter auch in Stellenanzeigen oder auf Facebook und Co., um als Arbeitgeber sympathisch zu wirken. Das ist eine gute Idee, braucht aber eine Einwilligung, die genau diese Verwendung abdeckt. Bei sozialen Netzwerken sollten Sie Ihre Mitarbeiter außerdem darauf hinweisen, dass die Plattformen die Bilder auf ihren eigenen Servern speichern, teils außerhalb der EU, und dass sich einmal geteilte Inhalte kaum vollständig zurückholen lassen. Auch das gehört zur Freiwilligkeit: Wer eine Entscheidung trifft, soll wissen, worauf er sich einlässt.
Eine Ausnahme gilt nicht automatisch für Führungskräfte. Auch der Geschäftsführer eines kleinen Betriebs ist eine Privatperson mit eigenen Rechten. Wenn er selbst Inhaber ist und sein Foto veröffentlichen möchte, ist das unproblematisch. Bei angestellten Geschäftsführern oder Abteilungsleitern sollten Sie die gleiche Einwilligung einholen wie bei allen anderen.
Tipps aus unserer Erfahrung
Machen Sie das Fotoshooting zu einem kleinen Ereignis, mit einem Fotografen, der Menschen gut in Szene setzt. Wer sich auf seinem Foto gefällt, unterschreibt die Einwilligung gerne. Und bieten Sie Alternativen an: Wer nicht abgebildet werden möchte, kann mit Namen und Funktion, aber ohne Bild erscheinen, oder mit einer neutralen Grafik. Eine Teamseite mit ein, zwei Lücken wirkt ehrlicher als eine, auf der sich Kolleginnen und Kollegen unwohl fühlen.
Noch ein praktischer Punkt: Bewahren Sie die Einwilligungen nicht in der Personalakte zwischen Abmahnungen und Gehaltsnachweisen auf, sondern so, dass Sie sie im Fall einer Anfrage schnell finden. Ein eigener Ordner oder eine Liste mit Ablageort genügt.
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
