„Brauchen wir überhaupt noch einen eigenen Server, oder machen wir alles in der Cloud?“ Diese Frage hören wir derzeit in fast jedem Beratungsgespräch. Die Antwort auf Server oder Cloud für KMU hängt weniger von Technikbegeisterung ab als von einer nüchternen Rechnung. Und genau die wird oft unvollständig aufgestellt: Beim Server vergisst man Strom und Wartung, bei der Cloud die schnellere Internetleitung und die monatlichen Gebühren über fünf Jahre.
Wir zeigen Ihnen, welche Posten in eine ehrliche Kostenrechnung gehören, und geben eine Einschätzung, für wen sich was lohnt.
Was eigentlich verglichen wird
Ein typischer Büroserver in einem kleinen Unternehmen übernimmt mehrere Aufgaben: Dateiablage, Benutzerverwaltung, oft E-Mail, manchmal eine Branchensoftware oder Warenwirtschaft, dazu die Datensicherung. In der Cloud verteilen sich diese Aufgaben auf mehrere Dienste: E-Mail und Office aus dem Rechenzentrum, Dateien in einem Online-Speicher, die Branchensoftware als Webanwendung oder auf einem gemieteten Server.
Wichtig für die Rechnung: Nicht jede Software gibt es als Cloud-Variante. Wenn Ihre Warenwirtschaft nur lokal läuft, bleibt ein Rechner im Haus oder ein gemieteter Server mit Fernzugriff ohnehin nötig. Klären Sie das als Erstes.
Die Kostenposten im Überblick
| Posten | Eigener Server | Cloud-Dienste |
|---|---|---|
| Anschaffung | Hardware, Serverbetriebssystem, Zugriffslizenzen, Einrichtung | meist nur Einrichtung und Datenübernahme |
| Laufende Gebühren | gering (ggf. Wartungsvertrag) | monatlich pro Benutzer und Dienst |
| Strom und Kühlung | rund um die Uhr, oft unterschätzt | im Preis enthalten |
| Datensicherung | Sicherungsmedien, Software, Kontrolle | teils enthalten, eigene Zusatzsicherung empfehlenswert |
| Betreuung | Updates, Überwachung, Störungen | Benutzerverwaltung, weniger Technikpflege |
| Internetanschluss | normaler Anschluss genügt meist | schnellerer Upload, ggf. Zweitleitung |
| Erneuerung | nach etwa fünf Jahren neue Hardware | entfällt, Preise können sich ändern |
Eine Beispielrechnung über fünf Jahre
Damit Sie ein Gefühl für die Größenordnung bekommen, rechnen wir ein Büro mit zehn Arbeitsplätzen durch. Alle Werte sind angenommene, gerundete Beispielwerte, keine Angebote. Setzen Sie für Ihre Entscheidung unbedingt Ihre eigenen Zahlen ein.
Variante A: eigener Server
- Hardware, Lizenzen und Einrichtung: angenommen 6.000 Euro einmalig
- Strom bei durchgehendem Betrieb: angenommen 300 Euro pro Jahr
- Wartung, Updates, kleine Einsätze: angenommen 1.200 Euro pro Jahr
- Datensicherung inklusive Medien: angenommen 300 Euro pro Jahr
Über fünf Jahre: 6.000 + 5 × 1.800 = 15.000 Euro, also rund 250 Euro im Monat.
Variante B: Cloud-Dienste
- Einrichtung und Datenübernahme: angenommen 1.500 Euro einmalig
- E-Mail, Office und Speicher: angenommen 15 Euro pro Benutzer und Monat, also 1.800 Euro pro Jahr
- Bessere Internetleitung: angenommen 30 Euro Mehrkosten pro Monat, also 360 Euro pro Jahr
- Betreuung (Benutzer, Rechte, Zusatzsicherung): angenommen 600 Euro pro Jahr
Über fünf Jahre: 1.500 + 5 × 2.760 = 15.300 Euro, ebenfalls rund 250 Euro im Monat.
Überrascht? Wir auch nicht mehr. In vielen Rechnungen, die wir mit Kunden aufgestellt haben, liegen beide Varianten näher beieinander, als Werbung und Bauchgefühl vermuten lassen. Die Entscheidung fällt deshalb meist nicht über den reinen Preis, sondern über die anderen Faktoren.
Was nicht in der Kostenrechnung steht
Ausfallrisiko
Fällt der Server im Büro aus, steht das Team, bis Ersatz da ist. Fällt die Internetleitung aus, steht das Team bei der Cloud-Lösung. Fragen Sie sich ehrlich, was in Ihrem Umfeld wahrscheinlicher ist und wie schnell Sie jeweils Hilfe bekommen. Eine zweite Leitung, etwa über Mobilfunk, kann bei der Cloud eine sinnvolle Absicherung sein.
Datenschutz und Speicherort
Personenbezogene Daten dürfen auch in die Cloud, aber Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Bundesdatenschutzgesetz und sollten wissen, wo die Daten liegen. Die Datenschutz-Grundverordnung ist seit Mai in Kraft und gilt ab dem 25. Mai 2018; spätestens dann sollten diese Verträge sauber geregelt sein. Anbieter mit Rechenzentren in der EU oder in Deutschland machen die Prüfung einfacher.
Flexibilität
Cloud-Dienste wachsen und schrumpfen mit Ihrem Team, Sie zahlen pro Benutzer. Ein Server ist für eine bestimmte Größe ausgelegt. Wer stark wächst oder viele mobile Mitarbeiter hat, profitiert eher von der Cloud.
Abhängigkeit
Beim eigenen Server haben Sie die Daten im Haus. Bei der Cloud sind Sie an Preise und Bedingungen des Anbieters gebunden. Prüfen Sie, wie Sie Ihre Daten im Fall eines Wechsels wieder herausbekommen.
Unsere Einschätzung: Wer sollte was wählen?
- Eher Cloud: kleine Teams bis etwa 15 Personen, viel Außendienst oder Homeoffice, keine lokale Spezialsoftware, gute Internetanbindung am Standort.
- Eher eigener Server: große Datenmengen (etwa Grafik, CAD, Video), lokale Branchensoftware, schwache Internetanbindung, hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit im Haus.
- Mischform: E-Mail und Office aus der Cloud, Dateien und Fachanwendung auf einem kleinen Server im Büro. Diese Kombination sehen wir in der Praxis am häufigsten.
Wer gerade ohnehin vor einer Erneuerung steht: Microsoft hat in diesen Tagen Windows Server 2016 veröffentlicht. Wenn Ihr alter Server noch mit einer deutlich älteren Version läuft, ist das ein guter Moment, die Grundsatzfrage zu stellen, bevor Sie einfach die nächste Hardware bestellen.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Welche Anwendungen laufen heute auf dem Server, und gibt es sie als Cloud-Variante?
- Wie schnell ist Ihr Internetanschluss im Upload, und gibt es eine Ausweichleitung?
- Wie viele Mitarbeiter arbeiten regelmäßig außerhalb des Büros?
- Wie alt ist die vorhandene Hardware?
- Welche Daten sind personenbezogen, und wo dürfen sie liegen?
- Wer kümmert sich um Betreuung und Sicherung, intern oder extern?
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre eigene Rechnung aufstellen, ohne Schönfärberei in die eine oder andere Richtung? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer schaut sich Ihre Ausgangslage an und rechnet mit Ihnen beide Varianten durch. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
