Das nächste Überwachungsaudit naht, und auf der To-do-Liste steht noch: internes Audit. In vielen Unternehmen wird es kurz vor knapp erledigt, weil es eben sein muss. Schade, denn ein gut gemachtes internes Audit nach ISO 9001 ist eines der wertvollsten Werkzeuge, die das QM-System bietet. Es zeigt, wo es hakt, bevor ein Kunde oder der externe Auditor es merkt. In dieser Anleitung zeigen wir, wie Sie es sinnvoll vorbereiten und durchführen.
Was die Norm verlangt
Die ISO 9001:2015 fordert in Abschnitt 9.2, dass Sie in geplanten Abständen interne Audits durchführen. Damit soll festgestellt werden, ob das QM-System die eigenen Anforderungen und die der Norm erfüllt und ob es wirksam umgesetzt ist. Konkret brauchen Sie:
- ein Auditprogramm, das Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten und Berichterstattung festlegt und die Bedeutung der Prozesse sowie Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt,
- für jedes Audit festgelegte Kriterien und einen Umfang,
- Auditoren, die objektiv und unparteiisch sind, also nicht ihre eigene Arbeit prüfen,
- die Berichterstattung der Ergebnisse an die zuständige Leitung,
- zeitnahe Korrekturen und Korrekturmaßnahmen,
- dokumentierte Information als Nachweis über Programm und Ergebnisse.
Als Leitfaden für die Durchführung von Audits hat sich die ISO 19011 bewährt. Sie ist keine Pflicht, gibt aber hilfreiche Hinweise.
Schritt 1: Das Auditprogramm aufstellen
Das Auditprogramm ist Ihr Fahrplan für das Jahr oder den Zertifizierungszyklus. Es legt fest, welche Prozesse oder Bereiche wann auditiert werden. Nicht alles muss jedes Jahr gleich intensiv geprüft werden. Prozesse mit hohem Risiko, vielen Reklamationen oder jüngsten Änderungen verdienen mehr Aufmerksamkeit.
| Prozess | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Auditor |
|---|---|---|---|---|---|
| Vertrieb und Angebot | x | Frau A. | |||
| Einkauf und Lieferanten | x | Herr B. | |||
| Leistungserbringung | x | x | Frau A. | ||
| Reklamationen | x | Herr B. | |||
| Führung, Ziele, Risiken | x | extern |
Die Tabelle ist ein Muster. Wichtig ist, dass am Ende des Zyklus alle relevanten Prozesse und Normanforderungen abgedeckt sind.
Schritt 2: Auditoren auswählen
In kleinen Unternehmen ist die Unabhängigkeit eine echte Herausforderung, denn jeder ist irgendwie an allem beteiligt. Lösungen:
- Kreuzaudits: Die Vertriebsleiterin auditiert den Einkauf, der Einkäufer den Vertrieb.
- Externe Auditoren für Bereiche, in denen niemand intern unabhängig ist, etwa die Geschäftsführung.
- Kombination: Ein externer Auditor führt, ein interner Mitarbeiter begleitet und lernt.
Wer intern auditiert, sollte die Norm kennen und wissen, wie man Fragen stellt, ohne ein Verhör daraus zu machen. Eine kurze Schulung lohnt sich.
Schritt 3: Das einzelne Audit vorbereiten
- Termin abstimmen mit den Beteiligten, nicht mitten in der Hochsaison.
- Unterlagen sichten: Prozessbeschreibung, Kennzahlen, Ergebnisse des letzten Audits, offene Maßnahmen, Reklamationen.
- Fragenliste erstellen: Eine Checkliste hilft, nichts zu vergessen. Sie sollte aber Leitfaden bleiben und nicht zum Abhaken verleiten.
- Stichproben planen: Welche Aufträge, Lieferanten oder Vorgänge schauen Sie sich konkret an?
Gute Auditfragen
- „Zeigen Sie mir bitte, wie Sie einen neuen Auftrag anlegen.“
- „Was tun Sie, wenn ein Lieferant zu spät liefert?“
- „Woran merken Sie, dass Ihr Prozess gut läuft?“
- „Was hat sich seit dem letzten Audit verändert?“
- „Wo hakt es im Alltag am meisten?“
Offene Fragen und das Zeigenlassen bringen mehr als „Haben Sie eine Verfahrensanweisung dafür?“.
Schritt 4: Durchführen
Beginnen Sie mit einem kurzen Gespräch über Ziel und Ablauf, damit niemand das Gefühl hat, kontrolliert zu werden. Schauen Sie sich die Arbeit vor Ort an, lassen Sie sich Beispiele zeigen und notieren Sie Ihre Beobachtungen sachlich. Halten Sie auch fest, was gut läuft. Positive Feststellungen motivieren und zeigen, was sich bewährt hat.
Schritt 5: Bericht und Maßnahmen
Der Auditbericht muss kein Roman sein. Er sollte enthalten: Datum, Bereich, Auditor, Gesprächspartner, Feststellungen (Abweichungen, Verbesserungspotenziale, positive Punkte) und vereinbarte Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen. Wichtig ist, dass die Maßnahmen tatsächlich umgesetzt und später auf Wirksamkeit geprüft werden. Die Ergebnisse fließen außerdem in die Managementbewertung ein.
Typische Fehler beim internen Audit
- Nur Dokumente prüfen: Ob eine Anweisung existiert, sagt wenig darüber, ob sie gelebt wird. Schauen Sie sich die tatsächliche Arbeit an.
- Abweichungen verschweigen: Aus falsch verstandener Kollegialität werden Probleme kleingeredet. Damit ist niemandem geholfen.
- Maßnahmen ohne Termin: „Wird erledigt“ ist keine Maßnahme. Ohne Verantwortlichen und Datum passiert meist nichts.
- Jedes Jahr dieselbe Checkliste: Wer immer dieselben Fragen stellt, bekommt immer dieselben Antworten.
Checkliste: Internes Audit vorbereiten
- Auditprogramm für das Jahr steht und deckt alle Prozesse ab
- Auditoren benannt, Unabhängigkeit sichergestellt
- Termin mit den Beteiligten abgestimmt
- Unterlagen, Kennzahlen und offene Maßnahmen gesichtet
- Fragenliste und Stichproben vorbereitet
- Vorlage für den Auditbericht bereit
- Termin für die Nachverfolgung der Maßnahmen geplant
Unser Tipp
Verteilen Sie das interne Audit übers Jahr, statt alles in einer Woche vor dem externen Audit zu erledigen. So bleibt das QM-System lebendig, und die Ergebnisse haben Zeit, zu wirken. Und wer gerade auf die ISO 9001:2015 umstellt: Das interne Audit nach der neuen Norm ist der beste Test, ob die Umstellung gelungen ist.
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