Seit dem 13. Juli ist Pokémon Go in Deutschland offiziell verfügbar, und seitdem sieht man sie überall: Menschen, die mit gesenktem Kopf durch Parks, Innenstädte und, ja, auch über Firmenparkplätze laufen. In mehreren Betrieben, die wir betreuen, kam die Frage auf, ob das Spiel auf dem Diensthandy in Ordnung ist. Pokémon Go ist dabei nur der aktuelle Anlass. Die eigentliche Frage lautet: Brauchen wir eine Richtlinie für Apps auf dem Diensthandy? Unsere Antwort: ja, und zwar besser heute als nach dem nächsten Hype.
Warum Hype-Apps ein Thema für Unternehmen sind
Es geht nicht darum, Mitarbeitern den Spaß zu verderben. Aber Apps auf Firmengeräten bringen ganz konkrete Fragen mit sich:
- Berechtigungen: Viele Apps wollen auf Standort, Kamera, Kontakte oder Konten zugreifen. Beim Start von Pokémon Go gab es zum Beispiel eine Diskussion über sehr weitreichende Zugriffsrechte auf das verknüpfte Google-Konto, die der Hersteller nach eigenen Angaben schnell korrigiert hat. Bei anderen Apps fragt oft niemand nach.
- Datenschutz: Auf Diensthandys liegen Kundenkontakte, E-Mails und Dokumente. Jede App mit weitreichenden Rechten ist ein mögliches Leck.
- Schadsoftware: Bei großen Hypes tauchen schnell gefälschte Versionen und dubiose Zusatz-Apps auf, gerade wenn eine App in einem Land noch nicht offiziell verfügbar ist.
- Kosten: Datenvolumen und Akkulaufzeit leiden, und bei Auslandsreisen kann Roaming teuer werden.
- Arbeitssicherheit: Wer auf das Display starrt, übersieht Stufen, Gabelstapler und Autos. Das gilt auf dem Betriebsgelände genauso wie im Straßenverkehr.
- Vertrauliche Bereiche: Fotos und Standortdaten aus Produktion, Labor oder Lager haben in Spielen und sozialen Netzwerken nichts verloren.
Drei Modelle für den Umgang mit Apps
| Modell | Wie funktioniert es? | Passt für |
|---|---|---|
| Freie Nutzung mit Regeln | Private Apps erlaubt, aber mit klaren Verhaltensregeln | kleine Teams mit viel Vertrauen und wenig sensiblen Daten |
| Positivliste | Nur freigegebene Apps dürfen installiert werden | Unternehmen mit sensiblen Kundendaten |
| Getrennte Bereiche | Technische Trennung von Firmen- und Privatbereich auf dem Gerät | Betriebe, die private Nutzung erlauben wollen, aber Firmendaten schützen müssen |
Welches Modell passt, hängt von Ihren Daten, Ihrer Branche und Ihrer Unternehmenskultur ab. Ein Steuerbüro wird anders entscheiden als eine Werbeagentur.
Was in eine App-Richtlinie gehört
- Geltungsbereich: Für welche Geräte gilt die Richtlinie, nur für Diensthandys oder auch für private Geräte, die dienstlich genutzt werden?
- Private Nutzung: Ist sie erlaubt, und wenn ja, in welchem Umfang?
- Installation: Wer darf Apps installieren? Nur aus den offiziellen Stores? Gibt es eine Positiv- oder Negativliste?
- Berechtigungen: Welche Zugriffe sind tabu, zum Beispiel auf Firmenkontakte oder Firmen-E-Mail?
- Verhalten: Keine Nutzung während der Fahrt, keine Fotos in sensiblen Bereichen, Vorsicht auf dem Betriebsgelände.
- Kosten: Wer trägt Kosten für In-App-Käufe oder zusätzliches Datenvolumen? Die Antwort sollte offensichtlich sein, gehört aber trotzdem aufgeschrieben.
- Verlust und Ausscheiden: Was passiert mit dem Gerät und den Daten, wenn es verloren geht oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
- Kontrolle: Welche Daten kann die IT sehen, welche nicht? Transparenz schafft Vertrauen.
Technische Unterstützung: Mobile Device Management
Ab einer gewissen Zahl von Geräten lässt sich eine Richtlinie kaum noch von Hand durchsetzen. Hier helfen Lösungen für das sogenannte Mobile Device Management. Damit können Sie Geräte zentral einrichten, Apps verteilen oder sperren, Firmen- und Privatbereich trennen und verlorene Geräte aus der Ferne löschen. Für kleine Unternehmen gibt es inzwischen Lösungen, die ohne eigenen Server auskommen.
Betriebsrat und Mitarbeiter einbeziehen
Regelungen zur Nutzung von Diensthandys und technische Systeme, mit denen sich das Verhalten von Mitarbeitern überwachen lässt, unterliegen in Unternehmen mit Betriebsrat der Mitbestimmung. Beziehen Sie ihn deshalb von Anfang an ein. Aber auch ohne Betriebsrat gilt: Eine Richtlinie, die gemeinsam besprochen wurde und deren Gründe verstanden werden, wird besser eingehalten als ein Rundschreiben mit Verboten.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
- Wir wissen, wie viele Diensthandys und Tablets im Einsatz sind und wer sie nutzt.
- Es ist geregelt, ob und wie private Nutzung erlaubt ist.
- Es gibt Vorgaben, welche Apps installiert werden dürfen.
- Firmenkontakte und Firmen-E-Mails sind vor dem Zugriff privater Apps geschützt.
- Die Geräte sind mit PIN oder Passwort gesichert und verschlüsselt.
- Verlorene Geräte können gesperrt oder gelöscht werden.
- Updates für Betriebssystem und Apps werden zeitnah installiert.
- Die Mitarbeiter kennen die Regeln und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden.
Wenn Sie bei mehreren Punkten zögern, ist jetzt ein guter Moment, das Thema anzugehen. Der nächste App-Hype kommt bestimmt.
Ein Wort zu Pokémon Go
Muss man das Spiel auf Diensthandys also verbieten? Nicht zwingend. In vielen Büros ist es völlig in Ordnung, in der Mittagspause ein paar Pokémon zu fangen, solange das auf einem privaten Gerät passiert oder im Rahmen der vereinbarten Regeln bleibt. Wichtig ist, dass die Entscheidung bewusst getroffen wird und für alle gilt. Und wer beim Gang über den Hof aufs Display schaut, sollte zumindest nicht vor den Gabelstapler laufen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten eine App-Richtlinie für Ihre Diensthandys aufstellen oder die Geräte zentral verwalten? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie bei Regeln, Mobile Device Management und Einrichtung. Rufen Sie uns an: 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
