Sommerfest, Jubiläum, Weihnachtsfeier: Wer einmal eine Fotobox auf einer Firmenfeier erlebt hat, weiß, warum sie so beliebt ist. Die Geschäftsführerin mit Plastik-Schnurrbart, das Lager-Team mit Piratenhüten, die Azubis mit überdimensionaler Sonnenbrille. Die Bilder sorgen noch Wochen später für Gesprächsstoff. Damit das klappt, sollten Sie beim Fotobox mieten für die Firmenfeier ein paar Dinge beachten. Wir haben unsere Erfahrungen aus vielen Veranstaltungen zusammengetragen.
Was ist eine Fotobox eigentlich?
Eine Fotobox ist eine Kamera in einem Gehäuse, meist mit Bildschirm und Auslöser, oft auch mit eingebautem Drucker. Die Gäste stellen sich davor, drücken einen Knopf oder tippen auf den Bildschirm, ein Countdown läuft, und schon ist das Foto im Kasten. Je nach Modell wird es sofort ausgedruckt, auf dem Bildschirm angezeigt oder später in einer Online-Galerie bereitgestellt.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Bildqualität und Licht
Der wichtigste Faktor für gute Fotos ist Licht. Achten Sie darauf, dass die Fotobox einen Blitz oder eine gute Dauerbeleuchtung mitbringt, die weich und schmeichelhaft ist. Ein hartes Licht von vorn macht jedes Gesicht unvorteilhaft, und das Raumlicht auf einer Abendveranstaltung reicht nie. Fragen Sie nach Beispielbildern von echten Veranstaltungen, nicht nur nach Hochglanzfotos aus dem Prospekt.
Sofortdruck oder nur digital?
Ausdrucke sind der Renner auf jeder Feier, denn die Gäste nehmen ein Andenken mit. Prüfen Sie, wie viele Drucke im Mietpreis enthalten sind, wie schnell der Drucker arbeitet und ob die Qualität stimmt. Eine digitale Galerie ist ein schöner Zusatz, ersetzt den Ausdruck auf der Feier aber selten.
Bedienung
Die Fotobox muss so einfach sein, dass auch Gäste nach dem dritten Glas sie verstehen. Ein großer Knopf oder ein klarer Bildschirm mit wenigen Optionen ist besser als ein Menü mit zehn Effekten.
Betreuung
Manche Anbieter liefern nur aus, andere schicken einen Betreuer mit, der Requisiten verteilt, Papier nachfüllt und die Gäste animiert. Für größere Feiern lohnt sich die Betreuung fast immer, denn Technik hat die Angewohnheit, genau dann zu streiken, wenn niemand Zuständiges in der Nähe ist.
Platz, Strom und Hintergrund
Unterschätzt wird oft der Platzbedarf. Gruppenfotos brauchen Raum, und vor der Fotobox bildet sich gern eine kleine Schlange. Planen Sie:
- ausreichend Fläche vor der Box, damit auch größere Gruppen aufs Bild passen,
- eine Steckdose in der Nähe, ohne Stolperfallen durch Kabel quer durch den Raum,
- einen ruhigen Hintergrund: Fotowand, Stoffhintergrund oder eine schöne Raumecke, nicht die Notausgangstür oder das Buffet,
- bei Feiern im Freien einen Schutz vor Sonne und Regen.
Requisiten: Die Seele der Fotobox
Hüte, Brillen, Federboas und Sprechblasen lockern auch zurückhaltende Kollegen auf. Ein paar Tipps:
- Lieber wenige, gute Requisiten als ein chaotischer Haufen.
- Requisiten zum Anlass passen lassen, etwa zum Motto der Feier oder zur Branche.
- Sprechblasen mit Begriffen aus dem Firmenalltag sorgen für Lacher, solange sie niemanden bloßstellen.
- Ein Spiegel daneben hilft, die Frisur vor dem Foto zu richten.
Branding: Die Firmenfeier als Marketingchance
Mit wenig Aufwand wird die Fotobox zum Werbeträger. Die Ausdrucke können ein Layout mit Firmenlogo, Datum und Anlass bekommen. Auch der Hintergrund oder eine Fotowand lässt sich gestalten. So landen die Bilder nicht nur am Kühlschrank der Mitarbeiter, sondern tragen Ihre Marke weiter, ganz nebenbei und sympathisch. Bei Kundenveranstaltungen oder auf Messen ist das ein besonders wirksamer Effekt.
Datenschutz und Bildrechte nicht vergessen
Fotos von Personen sind personenbezogene Daten, und auch auf einer fröhlichen Feier gelten Regeln. Das Kunsturhebergesetz sieht vor, dass Bilder von Personen grundsätzlich nur mit deren Einwilligung veröffentlicht werden dürfen. Für Ihre Feier heißt das:
- Die Nutzung der Fotobox ist freiwillig, niemand wird hineingedrängt.
- Wer sich fotografiert, ist in der Regel mit dem Foto selbst einverstanden, nicht aber automatisch mit einer Veröffentlichung im Intranet, auf der Website oder in sozialen Netzwerken.
- Weisen Sie mit einem gut sichtbaren Schild darauf hin, was mit den Bildern geschieht.
- Eine Online-Galerie sollte mit Passwort geschützt sein und nach einer festgelegten Zeit gelöscht werden.
- Bilder für die Firmenwebsite nur nach ausdrücklicher Zustimmung der abgebildeten Personen verwenden.
- Klären Sie mit dem Anbieter, wo die Bilder gespeichert werden und wann sie bei ihm gelöscht werden.
Checkliste für die Fotobox-Buchung
| Frage an den Anbieter | Warum wichtig? |
|---|---|
| Beispielbilder von echten Feiern? | zeigt die tatsächliche Bildqualität |
| Wie viele Ausdrucke inklusive? | vermeidet Überraschungen auf der Rechnung |
| Auf- und Abbau, Betreuung? | entlastet Ihr Team am Abend |
| Layout mit Logo möglich? | macht die Fotos zum Werbeträger |
| Platz- und Strombedarf? | für die Planung der Location |
| Speicherung und Löschung der Bilder? | Datenschutz |
| Was passiert bei technischem Ausfall? | Ersatzgerät oder Rückerstattung |
Unser Fazit
Eine Fotobox ist einer der einfachsten Wege, eine Firmenfeier lebendig zu machen. Sie bringt Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zusammen, sorgt für Erinnerungen und, gut geplant, auch für ein Stück Markenpflege. Mit dem richtigen Anbieter, genug Platz und einem Blick auf den Datenschutz steht dem Spaß nichts im Weg. Unser Tipp für Schüchterne: Wenn die Geschäftsführung als Erste vor die Kamera geht, ist das Eis sofort gebrochen.
Wir helfen Ihnen gerne
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Herzliche Grüße aus Mainz
