Mehr Sport, weniger Schokolade, endlich die Steuer pünktlich: Gute Vorsätze kennt jeder. Für die Firmen-IT macht sich kaum jemand welche, dabei lohnen sie sich hier besonders. Wir haben eine IT-Checkliste für Unternehmen zusammengestellt, die wir bei unseren Kunden im Januar gern durchgehen. Zehn Punkte, keiner davon kompliziert, und wer am Jahresende alle abhaken kann, hat seine IT deutlich sicherer und ruhiger gemacht als jede Diät seine Waage.
Warum gerade jetzt?
Der Januar ist ideal: Das Tagesgeschäft läuft gerade erst wieder an, die Budgets für das neue Jahr sind frisch, und einige wichtige Termine stehen 2016 an, die man besser früh im Blick hat. Dazu später mehr. Nehmen Sie sich eine Stunde mit der Person, die bei Ihnen die IT betreut, und gehen Sie die Liste gemeinsam durch.
Die IT-Checkliste für 2016
1. Inventur: Was haben wir eigentlich?
Erstellen Sie eine Liste aller PCs, Laptops, Server, Drucker, Router, Smartphones und Tablets. Dazu Betriebssystem, Alter und wer das Gerät nutzt. Ohne diese Liste ist jede weitere Planung Raterei. Eine einfache Tabelle reicht völlig.
2. Alte Systeme ablösen
Prüfen Sie, ob noch Systeme ohne Sicherheitsupdates laufen. Windows XP wird seit April 2014 nicht mehr unterstützt, Windows Server 2003 seit Juli 2015. Solche Geräte gehören nicht mehr ins Firmennetz. Und Windows Vista erhält nur noch bis April 2017 Updates, also ist 2016 das Jahr für den Austausch.
3. Browser aktualisieren
Ab dem 12. Januar 2016 unterstützt Microsoft für jedes Windows nur noch die jeweils neueste verfügbare Version des Internet Explorers. Ältere Versionen bekommen keine Sicherheitsupdates mehr. Prüfen Sie, ob Ihre Branchenanwendungen eine alte IE-Version voraussetzen, und klären Sie das mit dem Hersteller.
4. Windows 10: Entscheiden statt aufschieben
Das kostenlose Upgrade auf Windows 10 für Rechner mit Windows 7 und 8.1 gilt nur noch bis Ende Juli 2016. Ob Sie es nutzen, sollte eine bewusste Entscheidung sein: Testen Sie auf einem Rechner, ob Software und Drucker laufen, und planen Sie dann die Umstellung oder bewusst den Verzicht.
5. Datensicherung prüfen
Läuft die Sicherung? Liegt eine Kopie außer Haus? Wurde die Wiederherstellung je getestet? Wenn Sie eine dieser Fragen nicht sicher mit Ja beantworten können, hat dieser Punkt Vorrang vor allen anderen.
6. Passwörter aufräumen
Gemeinsame Passwörter für alle, Zettel am Monitor, das Admin-Passwort seit 2009 unverändert: Das kommt häufiger vor, als man denkt. Vergeben Sie persönliche Zugänge, ändern Sie Standardpasswörter von Routern und Druckern und deaktivieren Sie Konten ehemaliger Mitarbeiter. Ein Passwort-Manager hilft, den Überblick zu behalten.
7. Updates automatisieren
Betriebssystem, Office, Browser, PDF-Programme, Java und Flash: Veraltete Programme sind ein Haupteinfallstor für Schadsoftware. Sorgen Sie dafür, dass Updates automatisch oder zentral verteilt werden, und dass jemand prüft, ob das auch klappt. Programme, die niemand braucht, deinstallieren Sie am besten ganz.
8. Lizenzen und Verträge sichten
Welche Software-Lizenzen haben wir, welche Wartungsverträge laufen wann aus, was zahlen wir für Dienste, die keiner mehr nutzt? Auch Telefonverträge gehören dazu: Wenn Sie noch einen ISDN-Anschluss haben, sollten Sie die angekündigte Umstellung auf IP-Telefonie in diesem Jahr planen.
9. Cloud-Dienste und Datenschutz prüfen
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zu Safe Harbor im Oktober 2015 ist die Nutzung von US-Cloud-Diensten rechtlich heikler geworden. Und im Dezember haben sich die EU-Institutionen auf eine neue Datenschutz-Grundverordnung geeinigt, die in einigen Jahren die Regeln europaweit vereinheitlichen soll. Ein guter Moment, um aufzulisten, welche Online-Dienste im Unternehmen genutzt werden und welche Daten dort liegen.
10. Notfallplan schreiben
Was tun, wenn der Server ausfällt, ein Trojaner zuschlägt oder das Internet weg ist? Wer ist anzurufen, wo liegen die Zugangsdaten, welche Arbeit kann notfalls auf Papier weiterlaufen? Ein Notfallplan auf zwei Seiten, ausgedruckt und an einem bekannten Ort, ist im Ernstfall mehr wert als jedes Handbuch, das niemand findet.
Die Checkliste zum Abhaken
| Vorsatz | Erledigt bis | Zuständig |
|---|---|---|
| Geräteinventur erstellt | Ende Januar | |
| Systeme ohne Updates abgelöst | 1. Quartal | |
| Browser-Versionen aktuell | Januar | |
| Entscheidung zu Windows 10 getroffen | vor Ende Juli | |
| Datensicherung und Rücksicherung getestet | Februar | |
| Passwörter und Konten bereinigt | Februar | |
| Update-Verteilung automatisiert | 1. Quartal | |
| Lizenzen und Verträge gesichtet | 1. Halbjahr | |
| Cloud-Dienste aufgelistet und geprüft | 1. Halbjahr | |
| Notfallplan geschrieben und verteilt | 1. Halbjahr |
Tragen Sie Namen in die letzte Spalte ein. Ein Vorsatz ohne Verantwortlichen bleibt ein Wunsch.
Und wenn die Zeit fehlt?
Ehrlich gesagt: In den meisten kleinen Unternehmen ist IT eine Nebenaufgabe. Der Kollege, der „sich auskennt“, macht das zusätzlich zu seinem eigentlichen Job. Das funktioniert, solange nichts passiert. Priorisieren Sie deshalb nach Risiko:
- Sofort: Datensicherung, veraltete Systeme, Updates
- Im ersten Halbjahr: Passwörter, Cloud-Dienste, Notfallplan
- Wenn Luft ist: Aufräumen, Lizenzen, Dokumentation
Und scheuen Sie sich nicht, für einzelne Punkte Unterstützung zu holen. Eine externe Prüfung ist oft schneller erledigt, als man denkt, und zeigt blinde Flecken, die man selbst nicht mehr sieht.
Ein letzter Tipp: Setzen Sie sich einen Termin im Juli, um die Liste noch einmal durchzugehen. Halbzeit-Kontrolle hilft bei IT-Vorsätzen genauso wie bei allen anderen.
Wir helfen Ihnen gerne
Sie möchten Ihre IT-Checkliste für 2016 nicht allein abarbeiten? Das IT-Team der Mittelstandsoptimierer unterstützt Sie bei Inventur, Datensicherung, Updates und Notfallplanung, einmalig oder dauerhaft. Rufen Sie uns an unter 06131 144928-0.
Herzliche Grüße aus Mainz
